Tudo sobre a Bitrix24 e os recursos da plataforma para gestão da comunicação, tarefas e projetos, CRM, contact center e sites

O Bitrix24 é uma plataforma de gestão utilizada por mais de 7 milhões de empresas em todo o mundo e disponível em 18 idiomas. O Brasil é o terceiro país com mais usuários e já conta com uma comunidade voltada para a discussão de todos os recursos dessa ferramenta.

Se você ainda não conhece o Bitrix24, não se preocupe. Aqui, vamos explicar como a plataforma funciona e detalhar todos os seus recursos. Você ainda verá quais são os planos disponíveis e os respectivos preços.

Portanto, continue conosco para ser expert em Bitrix24!

O que é a Bitrix24 e como funciona

Bitrix24 é uma plataforma de gerenciamento de projetos, CRM e marketing, que gera relatórios, faz controle de tempo em atividades e possui grupos de bate-papo.

Desenvolvida pela companhia russa Bitrix, Inc., a Bitrix24 tem interface similar à de uma rede social. O feed funciona como uma timeline interativa, onde todas as atualizações feitas na intranet podem ser vistas. 

É possível manter toda a equipe informada em tempo real sobre a produtividade, abrir discussões, programar e anunciar eventos, postar enquetes e anexar arquivos. Os comentários são feitos diretamente da interface principal e itens podem ser “curtidos”. 

A ferramenta ainda permite bate-papos privados ou em grupos e configurar chamadas de voz ou vídeo, via telefonia ou via internet.

Além disso, a Bitrix24 oferece soluções de gestão de projetos e documentos, assim como atendimento ao cliente.

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Recursos e funcionalidades da Bitrix24

A Bitrix24 foi desenvolvida para ser uma plataforma completa de gestão, com possibilidade de automatizar processos diários e tornar a rotina de trabalho mais eficiente. Assim, são diversos os recursos disponíveis. Entre os principais estão:

  • Intranet: rede social corporativa, comunicados internos, perfil de funcionários e galeria de imagens;
  • Gerenciamento de projetos: grupos de trabalho, lista de tarefas, gerenciamento de tempo e usuários externos;
  • Bate-papo: chats em grupo, compartilhamento de arquivos, chamadas em áudio e vídeo;
  • Gerenciamento de documentos: armazenamento na nuvem, edição online;
  • Calendários: individuais ou em grupo, agenda de eventos, gráficos, briefings para reuniões, sincronização com Outlook e Google Calendar;
  • E-mails: webmail, integração com outros serviços de e-mail, domínio grátis;
  • CRM: gestão do ciclo de vendas, registros, cobranças, catálogos de produtos, e-mail marketing, central de atendimento, relatórios, automação de processos;
  • Telefonia: gravação de chamadas telefônicas, integração com sistemas PBX, ramais internos, suporte a VoIP;
  • Recursos Humanos: gestão de funcionários, ferramentas para engajamentos, gerenciamento de presenças, relatórios de trabalho, automação de fluxos de trabalho;
  • Automação: fluxos de trabalho personalizados, aprovação de dispensas;
  • Engajamento: acompanhamento de postagens, lembretes de aniversários, galerias de fotos;
  • Celular: acesso móvel para diversas ferramentas, incluindo documentos, bate-papo, e emissão de notificações.

Confira, a seguir, mais detalhes dos principais recursos da plataforma Bitrix24.

Intranet Social

A comunicação interna no Bitrix24 funciona como numa rede social, com características similares ao que acontece no Facebook. 

  • Feed de atividades: todas as atualizações ficam disponíveis na timeline interativa, com discussões, anúncio de eventos, enquetes e anexa arquivos.
  • Bate-papo e chamadas: podem ser iniciadas conversas privadas ou em grupos. Também podem ser configuradas chamadas de voz ou vídeo, via telefonia ou via internet.
  • Reconhecimento: medalhas e emblemas podem ser usados para gestores premiarem liderados de forma pública.
  • Comunicados: as mensagens funcionam como post-it digital e ficam exibidas na página inicial dos destinatários na barra lateral até que sejam marcadas como lidos.
  • Galeria de fotos: é possível fazer upload de imagens e visualizar as imagens em lightbox, curtir e comentar.
  • Fluxos de trabalho: solicitações de folga, viagens de negócios, despesas, pedidos gerais aparecem nos planos Bitrix24 Standard e Professional. Solicitações ao TI podem ser feitas diretamente no feed de atividades.
  • Integração com as principais redes sociais: é possível enviar atividades para o Bitrix24 a partir de redes sociais, como Instagram, Twitter e Facebook.

Comunicação em tempo real

Sem a necessidade de qualquer integração, o Bitrix24 oferece mensagens instantâneas, chat em grupo, ligações, mensagens via celular, chamadas em vídeo e videoconferências. 

  • Mensageiro instantâneo: notificações de sistema e mensagens instantâneas são salvas num histórico e indexadas pela ferramenta de busca, além das mais recentes aparecerem no topo da lista.
  • Chat em grupo: os participantes podem ser usuários da intranet ou extranet e o chat pode ser arquivado no histórico de cada usuário para uma busca futura.
  • Chamadas de voz e vídeo: as chamadas podem ser feitas por meio do Bitrix24, com a possibilidade de usar os recursos do chat.
  • Aplicativo móvel: é possível colaborar em projetos a partir de qualquer lugar, visualizar informações de contato dos colegas, ler notícias no Feed de Atividades, gerenciar arquivos, agendar eventos, monitorar tarefas, postar comentários e ‘curtir’ assuntos discutidos.
  • Aplicativo para desktop: o app desktop contém a lista de contatos, indicador de disponibilidade, chat em grupo e sincronização de arquivos pessoais, além de oferecer chamadas eletrônicas diretamente no Bitrix24.

Gestão de projetos e tarefas

Os projetos criados no Bitrix24 podem ter um grupo específico, aberto ou limitado aos participantes, para armazenar todos os arquivos, discussões e tarefas pertencentes a ele.

É possível ainda criar os projetos a Extranet, para permitir a colaboração de clientes e parceiros.

  • Diagrama de Gantt: tarefas e subtarefas podem ser visualizadas no Diagrama de Gantt com a exibição de seu status, pessoa responsável e cronologia, para haver uma visão panorâmica da progressão do projeto para identificar atrasos potenciais ou existentes. 
  • Kanban: como na metodologia de gestão ágil de projetos, as colunas são personalizáveis.
  • Gestão da carga de trabalho de funcionários em tarefas: supervisores podem determinar quanto tempo deve ser investido em cada tarefa e monitorar o tempo que realmente foi gasto na execução, com relatórios mensais do tempo gasto nas atividades de um departamento ou de um funcionário.
  • Contadores e funções: o contador de tarefas mostra quando você ou um colega possuem uma tarefa com algum tipo de pendência (atrasada, não avaliada após ser completada, sem prazo especificado).
  • Modelos e automação: os modelos de tarefas no Bitrix24 oferecem suporte a sub-tarefas e checklists de processos, com agendamento de tarefas recorrentes.
  • Grupos de trabalho: qualquer colaborador pode ser incluído em um grupo de trabalho. Cada grupo funciona como uma intranet em miniatura, que não apenas armazena arquivos e dados importantes, mas que também serve como uma plataforma para discussões, tarefas, monitoramento e planejamento.
  • Relatórios de tarefas: relatórios semanais, mensais ou anuais permitem verificar o tempo que um funcionário investe em uma certa tarefa ou projeto, assim como visualizar quais tarefas ainda estão em andamento e quais já foram completadas. 
  • Usuários externos: o acesso à Extranet oferece espaço separado e seguro onde grupos de trabalho podem ser compartilhados com usuários externos como clientes, parceiros, freelancers e outros prestadores de serviço.

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Gestão de documentos

Apresentações, imagens, vídeos e qualquer outro tipo de arquivo podem ser disponibilizados para download ou para colaboração.

  • Documentos privados e compartilhados: o Disco Virtual é um espaço de armazenamento pessoal ao qual só você tem acesso para visualizar, editar ou compartilhar; o Disco Virtual do Grupo dá acesso aos participantes de determinado grupo ou projeto para colaborar; enquanto o Disco Virtual da Empresa contém todos os arquivos que a mesma quer disponibilizar aos funcionários. 
  • Bloqueio de documentos: usuários podem bloquear temporariamente o acesso de terceiros a determinada pasta ou documento para garantir que sejam os únicos capazes de editar.
  • Criação e edição de documentos online: com a integração com o Google Docs e o Microsoft Office Online, é possível criar e editar textos, documentos, planilhas, ou apresentações diretamente do navegador.
  • Editar documentos em aplicativos no PC: com o Bitrix24.Drive, todos documentos criados ou editados em outros softwares no PC são salvos automaticamente. 
  • Integração com Discos Virtuais Externos: o Bitrix24 funciona com Dropbox, Google Drive, OneDrive e outros serviços de armazenamento na nuvem, o que permite fazer o upload de arquivos de contas pessoais.
  • Aprovação de fluxos de trabalho: criação e customização de fluxos de trabalho relacionados a documentos, envio de propostas, revisão de contratos, avaliações de equipe e processos de aprovação.

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Calendários

Calendários pessoais e de grupos de trabalho podem ser compartilhados facilmente no Bitrix24, com recursos de alerta de eventos e tarefas para não perder compromissos importantes. 

  • Calendários de grupo: é possível criar calendários para sua equipe, departamento, setor ou para a empresa inteira na plataforma, e utilizar as permissões de acesso para determinar quem pode visualizar ou editar eventos.
  • Integração com CRM: todos os eventos agendados no CRM do Bitrix24, como reuniões ou follow ups com clientes,  são automaticamente integrados ao calendário.
  • Reuniões e briefings: o planejador de reuniões permite gerenciar convites, respostas e pautas, assim como registrar os resultados de cada reunião.

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Atendimento ao cliente

Independentemente do canal de comunicação usado com o cliente, o Bitrix24 salva todo o histórico de interações num único lugar.

Os canais abertos conectam redes sociais populares e plataformas de mensagens, como Facebook, Skype, Instagram, Viber, Telegram, Slack, WhatsApp dentre outros, à sua conta Bitrix24.

As mensagens são enviadas pelos clientes a partir dessas plataformas, respondidas por seus funcionários dentro do Bitrix24 e retransmitidas. Todas as mensagens ficam registradas no Bitrix24 CRM. 

Os canais abertos suportam encaminhamento inteligente, filas, regras, respostas-padrão, bots e podem ser integrados com o chat ao vivo no site.

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Como usar a Bitrix24

A Bitrix24 pode ser acessada pelo app, que permite ver e colaborar com projetos a partir de qualquer lugar. 

O aplicativo desktop permite se comunicar com a equipe mesmo usando o navegador fechado: a aplicação contém a lista de contatos, indicador de disponibilidade, chat em grupo e sincronização de arquivos pessoais.

O programa também oferece chamadas telefônicas diretamente do Bitrix24. 

Planos do Bitrix24

Os planos do Bitrix24 se dividem em três blocos. Além da opção gratuita, há os planos especiais os planos business.Confira, a seguir, as diferenças e os preços de cada um deles:

  • Start+: sites e CRM, com valor de US$ 15,36 mensais;
  • CRM+: CRM completo, com valor de US$ 44,16 mensais;
  • Project+: gerenciamento de projetos, com valor de US$ 44,16 mensais;
  • Standard: conjunto avançado de ferramentas, com valor de US$ 66,36 mensais;
  • Professional: conjunto ilimitado de ferramentas, com valor de US$ 127,36 mensais.

Para verificar os detalhes de todos os planos e compará-los, acesse o site do Bitrix24.

Em junho de 2020, o Bitrix24 realizou uma apresentação para mais de 10 mil clientes de suas novas funcionalidades. Você pode acompanhá-la no vídeo abaixo:

Agora que já conhece todos os detalhes do Bitrix24 e como essa plataforma pode ajudar na gestão de projetos da sua empresa, aproveite para saber mais sobre outras ferramentas que ajudam a automatizar processos e tornar rotinas mais eficientes:

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