Está com problemas para gerenciar os arquivos da sua empresa? Conheça 4 vantagens em implementar a gestão de documentos digitais!

A gestão de documentos digitais é uma prática de criação de processos que facilitam na organização de arquivos em meios tecnológicos.

Um estudo de 2015, da Guia Business Media, apontou que 88,4% das empresas consideram a gestão de documentos importante para os negócios.

Sendo assim, é interessante que os métodos utilizados para gerenciamento de arquivos digitais estejam atualizados em questão de tecnologia.

Mas quais são as vantagens da gestão de documentos digitais? E como fazer isso? Continue com a gente e descubra as respostas para essa e outras perguntas!

Vantagens da gestão de documentos digitais

Entre os principais benefícios de uma boa gestão de documentos digitais estão o ganho de eficiência e produtividade, a redução de custos, a sustentabilidade e a segurança diante fatores físicos. A seguir você confere detalhadamente cada uma destas vantagens:

1. Mais eficiência e produtividade

Precisão é uma palavra que define bem a gestão de documentos digitais. Isso porque o desenvolvimento deste método ajuda a classificar e segmentar os arquivos de acordo com suas características.

Dessa forma, fica muito mais fácil guardar e localizar documentos, principalmente aqueles importantes, que precisam ser consultados com frequência.

Profissionais brasileiros perdem cerca de 2 horas por dia procurando documentos não digitalizados, segundo a Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos.

Então, todos ganham com isso, porque o tempo de trabalho é otimizado e a produtividade aumenta.

Além disso, há uma chance menor de acontecer algum erro devido à como as informações são catalogadas.

2. Menos custos

Menos papel e gasto em manutenção resulta na redução dos custos.

De acordo com uma pesquisa feita pela Gartner, aproximadamente 3% dos gastos das empresas são direcionados para custos com papel, armazenamento físico e manutenção de documentos e impressão. Com uma média de 10.000 folhas gastas por cada colaborador em um ano.

Sim, você vai precisar investir uma quantidade considerável de dinheiro para digitalizar seus documentos e construir a infraestrutura necessária. Contudo, o ganho a longo prazo pode ser enorme em comparação com esse custo inicial.

Depois que tudo estiver adaptado para o meio digital, o valor de manutenção é notavelmente mais baixo.

O recomendado é que se tenha uma equipe, seja interna ou terceirizada, especializada na manutenção da ferramenta que você utilizará para a gestão dos documentos digitais.

Por consequência, isso terá um custo. Mas, para perceber a redução de valores é preciso voltar o olhar para números não tão claros e explícitos, como a otimização do tempo dos colaboradores e o aumento de produtividade dos mesmos.

3. Sustentabilidade

Como dito no tópico anterior, o gerenciamento de documentos digitais reduz drasticamente a circulação de papéis. E além de contribuir na diminuição dos custos, isso também colabora com a preservação do meio ambiente.

Pode parecer algo que causa pouco impacto, mas o papel afeta diretamente na questão ambiental. A quantidade utilizada é proporcional ao tamanho da empresa. Então, em alguns casos, essa proporção é exorbitante.

Crescer seu negócio de forma sustentável é fundamental e muito valorizado hoje em dia. Sendo assim, optar por soluções que contribuam com esse fator é uma escolha acertada para se manter atualizado.

4. Segurança contra fatores físicos e naturais

Ao utilizar o gerenciamento tradicional de arquivos, uma das preocupações é com a integridade dos papéis. É preciso tomar cuidados com o armazenamento.

Já com a gestão de documentos digitais, há menos chances de algum desastre ou fator físico afetar suas informações. Mesmo sendo tudo digital, ainda é preciso de uma estrutura física, na sede da sua empresa ou da terceirizada.

Apesar disso, não é necessário manter condições específicas no ambiente. Dessa forma, além de maior segurança para os dados, o gasto com a manutenção diminui.

Ferramentas para a gestão de documentos digitais

Gostou das vantagens e achou interessante para o seu negócio? Conheça agora as ferramentas que podem te ajudar a implementar a gestão de arquivos digitais:

1. Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é um recurso que contribui muito com a agilidade dos processos. E mais uma vez destacamos também a economia financeira e de material.

Um documento que antes você teria que imprimir e passar para todas as partes assinarem, agora pode ser um PDF enviado por e-mail. E isso não afeta em nada a segurança da sua empresa ou a integridade do registro.

As ferramentas de assinatura eletrônica contam com criptografia e funcionalidades de proteção, como mostrar todos que acessaram o arquivo. Portanto, suas informações estão bem protegidas.

Além disso, vale lembrar que essa ferramenta tem validade jurídica, assegurando a legitimidade do acordo feito no documento.

2. Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

O GED é um conjunto de tecnologias voltadas para a criação de um fluxo organizado de gestão de documentos digitais. Com ele, é possível armazenar, receber, atualizar e compartilhar informações com praticidade.

O interessante é que este sistema pode ser construído de acordo com as suas necessidades gerenciais. Isso é possível porque diferentes módulos tecnológicos podem ser instalados.

Por conta disso, o GED é capaz de ter características como o suporte a diferentes tipos de arquivos (imagens, áudios, etc.) e a digitalização de documentos.

Quer saber mais sobre esse sistema? Assista ao vídeo a seguir da Neomind.

3. Nuvem

O armazenamento em nuvem é uma tecnologia em franca expansão que pode ser encontrada até mesmo em ferramentas cotidianas, como Google Drive e Dropbox.

Para se ter uma ideia de seu crescimento, um estudo da IDC Brasil mostrou que o setor de armazenamento cresceu 48,9% em comparação com 2019, impulsionado pela computação em nuvem.

Outra pesquisa, realizada pela BSA em 2018, apontou que o Brasil saltou para a 18ª posição entre os países que lideram o mercado de TI por conta do bom desempenho na área de computação em nuvem.

Como deu para notar, essa ferramenta se tornou essencial para diversas empresas nos últimos anos. Isso se deve principalmente à facilidade em poder acessar os dados de qualquer lugar do mundo, por qualquer dispositivo.

Existem diferentes tipos de nuvem, podendo adequá-la ao que você precisa. E esse sistema também possui uma boa segurança, principalmente se pessoas especializadas estiverem por trás da manutenção e gerenciamento.

Tem interesse em fazer uma transformação digital na sua organização mas está enfrentando desafios? Confira também a entrevista com o Guilherme Valgas, diretor de growth da Acesso Digital, e entenda como lidar com os obstáculos.

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