Entenda o que é comunicação assíncrona e como colocá-la em prática. Veja também como gerir a comunicação e definir os melhores canais

Com a migração para o trabalho remoto, muitas pessoas estão se familiarizando com uma nova forma de comunicação. A possibilidade de ir até a mesa de um colega para tirar uma dúvida ou dar algum recado não existe mais. 

Agora, é necessário ter mais paciência para aguardar uma resposta de uma mensagem de texto ou conseguir um horário para uma videoconferência.

Em contrapartida, as interrupções comuns no trabalho em escritório não se repetem no home office. Assim, é possível ter mais foco e, consequentemente, mais produtividade. 

Essa vantagem do home office, entretanto, só se é percebida quando toda a equipe evita mensagens invasivas. 

Para evitar que isso ocorra e seja criado um cenário que propicie espaço para todos serem mais produtivos, é fundamental que seja adotada a comunicação assíncrona. Saiba mais sobre ela a seguir.

Diferenças entre comunicação síncrona e assíncrona

Na comunicação síncrona, como o próprio nome indica, há uma sincronia. Ou seja, o emissor passa a mensagem e o receptor responde imediatamente. É o que acontece, por exemplo, em uma conversa por telefone ou em reuniões pessoais ou por videoconferência.

Já na comunicação assíncrona, o receptor responderá o emissor da mensagem somente quando estiver disponível. Isso ocorre quando nos comunicamos por e-mail e por aplicativos de mensagens, como o WhatsApp.

Embora não seja uma novidade, a comunicação assíncrona é mais comum no trabalho remoto, já que as pessoas não estão no mesmo local. E estar online não significa, necessariamente, estar à disposição.

Por isso, é preciso identificar o melhor canal de comunicação quando há urgência e necessidade de uma resposta imediata. Nesse caso, as ferramentas de trocas de mensagens podem não ser tão eficientes.

Em contrapartida, para as situações em que é possível esperar uma resposta, é recomendável que seja adotada a comunicação assíncrona, sendo essa uma medida ainda mais importante no home office.

Importância da comunicação assíncrona para o trabalho remoto

Uma das principais vantagens do home office é o aumento de produtividade. Sem as interrupções comuns aos escritórios, quem trabalha em casa pode se concentrar exclusivamente numa tarefa. No entanto, para que isso realmente se torne uma realidade, é preciso que haja uma cultura organizacional que valorize a comunicação assíncrona. 

“Quando não precisamos da resposta imediata, é melhor escolher uma comunicação não interruptiva. Uma mensagem que não precisa interromper o foco da pessoa com quem você quer se comunicar. Dar preferência à comunicação assíncrona, sempre que possível, é algo que faz muita diferença na produtividade de um time. Parece bobagem, mas faz muita diferença na qualidade e em quão boas são as entregas do seu time”, Rafael Damasceno, co-fundador da Supersonic, que adotou o trabalho remoto desde o dia de sua fundação e foi classificada como Great Place to Work. 

É natural que ao enviar uma mensagem, você espere uma resposta imediata. No entanto, esse desejo em grande parte de um dia de trabalho não se reflete numa necessidade de ter a resposta imediatamente e em tempo real. 

Para os líderes, esse desejo de ser respondido imediatamente pode estar ligado também a uma necessidade de controle constante sobre o que é produzido pela equipe. Assim, ocorre o famoso microgerenciamento. 

“Se você sente necessidade de microgerenciar as pessoas é porque você não confia no seu time. Portanto, o buraco é muito mais embaixo. Abrir mão do microgerenciamento libera estresse e tempo de todo mundo para produzir mais”, alerta Rafael Damasceno.

O microgerenciamento é uma tendência maior em empresas onde a migração para o trabalho remoto é recente. Dessa forma, os gestores precisam se adaptar a uma nova rotina em que já não têm a visibilidade constante de como seus colaboradores têm trabalho.

Entretanto, engana-se quem acredita que a liderança remota exige habilidades muito distintas daquelas que são necessárias no ambiente físico da empresa. 

Não existe líder remoto ruim, existe líder ruim. A adaptabilidade é uma das principais características da liderança, a capacidade de contextualizar, a liderança situacional e como eu me adapto a diferentes contextos. Se você coloca a culpa no trabalho remoto, você não está se adaptando. Se você não está se adaptando, você não é um líder que não manda bem”, ressalta Fernando Pacheco, autor do livro O Caminho dos Líderes.

Quando se adaptam à rotina de gestão de pessoas a distância e permitem que seus liderados tenham mais autonomia para exercer suas atividades, os líderes criam cenários mais propícios para o aumento da produtividade.

“Se você abre mão do microgerenciamento e passa a confiar no time, isso te obriga a ser um líder melhor, porque obriga a criar metas e formas objetivas de avaliar como cada pessoa contribui para a empresa e libera tempo para trabalhar, e não só vigiar as pessoas”, acrescenta Rafael Damasceno.

Ouça a entrevista de Fernando Pacheco no Digicast e saiba mais sobre a liderança remota:

Como gerir a comunicação no home office 

Assim como os gestores precisam se adaptar à liderança remota, os colaboradores têm de se familiarizar com todas as mudanças que envolvem o trabalho em home office. Mesmo que algumas pessoas consigam se organizar de forma mais rápida e manter um alto nível de produtividade, esse cenário não é muito comum a todos os profissionais. 

Neste momento de transição, a abertura de canais de comunicação se torna ainda mais importante para que todos consigam exercer suas atividades da melhor forma. “Muita gente acha que comunicação é algo para não dar trabalho, que é para acontecer organicamente, naturalmente. E não é bem assim”, alerta Rafael Damasceno.

“Se você larga a comunicação para acontecer organicamente, um monte de coisa deixa de ser comunicada. Muitas coisas são comunicadas do jeito errado. As pessoas começam a criar vários canais diferentes e, rapidamente, chega uma hora que ninguém sabe onde falar com quem. As interrupções desnecessárias do trabalho presencial passam a acontecer no remoto, e você perde uma grande vantagem do remoto”, acrescenta.  

Com a experiência de quem fundou uma empresa onde todos trabalham remotamente, o CEO da Supersonic ressalta que a estruturação dos canais de comunicação é fundamental para a organização alcançar os resultados esperados.

“Para a empresa funcionar, você tem de fazer a comunicação da melhor forma possível. E isso exigirá planejamento e regras claras. Dá trabalho, é chato, mas é chave no trabalho remoto”, afirma Rafael Damasceno. 

Ouça a participação de Rafael Damasceno no Digicast e saiba como criar uma cultura organizacional em uma empresa remota:

A importância de definir canais de comunicação

Imagine que você trabalha remotamente e precisa entrar em contato com seu chefe ou com alguém de sua equipe. Qual canal você usaria? Você consegue identificar bem quando é o momento de enviar um e-mail e qual é a hora mais adequada para priorizar uma ferramenta de mensagens de texto, como o Slack?

Para que a comunicação de uma empresa flua da melhor forma e informações importantes não sejam perdidas, é fundamental que sejam definidos os canais que serão utilizados.  

“No Brasil, quando as pessoas ficam livres para escolher como se comunicar, o canal escolhido será o Whatsapp, e isso gerará uma série de problemas. Às vezes, será uma conversa entre duas pessoas no Whastapp, e será uma informação que uma terceira pessoa deveria saber e não ficará sabendo”, observa Rafael Damasceno. 

Para facilitar o trabalho remoto, é possível recorrer a um grande leque de ferramentas de comunicação interna. Além do já citado Slack, Twist e Discord são algumas das principais opções. 

Estabelecer regras sobre quais canais devem ser utilizado é fundamental para que a comunicação da empresa e a gestão de conhecimento não sejam prejudicadas.

“É importante ter um workplace. Pode ser Whatsapp para quem não tem intimidade. Pode ser o Slack ou Microsoft Teams… Pode ser o que for, mas tenha um workplace, onde as pessoas possam saber que tem gente online, que podem contar com alguém. Mesmo que a empresa tenha três pessoas, um workplace onde possam trocar bola, onde possam beliscar alguns assuntos”, destaca Fernando Pacheco.

Além da definição de canais claros de comunicação, é imprescindível ter atenção ao formato em que a mensagem será passada: texto, áudio ou vídeo. 

Para assuntos delicados, o envio de mensagens de texto deve ser evitado. Nessas circunstâncias, o mais recomendado é recorrer a uma ferramenta de videoconferência, em que será possível acompanhar a linguagem corporal de todos os envolvidos naquele diálogo.

Com a definição do local onde a comunicação deve acontecer e qual o formato adequado para cada contexto, gestores e funcionários minimizam ruídos e aprimoram a troca de informações. 

“Comunicação em canais claros e comunicação menos interruptiva possível são coisas básicas que não tomam tempo para ser oficializadas e vão liberar tempo para todo mundo sobreviver nesses tempos de grandes mudanças”, salienta Rafael Damasceno.

Ao ter dúvidas sobre como se comunicar com sua equipe, imagine como você gostaria de receber aquela mensagem. Essa percepção ajudará a identificar o formato ideal, o canal mais adequado e a respeitar a necessidade de manter uma comunicação assíncrona. 

Está com dificuldades para se adaptar ao trabalho remoto? Saiba como se organizar e aumentar a produtividade no home office.

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