As estratégias para promover o engajamento de equipes no trabalho remoto e as ferramentas que ajudam a manter alinhamento cultural

Embora pesquisas e estudos apontem que o home office aumenta a produtividade de profissionais de diferentes áreas, esse modelo de trabalho implica em alguns obstáculos a serem superados, especialmente para quem ocupa cargos de liderança. Com a equipe trabalhando remotamente, os gestores passam a ter o desafio de manter o engajamento de seus colaboradores.

Ainda que a distância, é vital criar um ambiente que consiga se aproximar do dinamismo de reuniões presenciais e que ofereça a todos as mesmas condições de trabalho encontradas quando as tarefas são executadas no escritório.

Ser capaz de manter todos os colaboradores com alto nível de dedicação e engajamento é o ponto chave para que a empresa alcance o aumento de produtividade comum às companhias que adotam o home office.

Assim, a seguir, abordamos quais os desafios de líderes remotos e as estratégias que devem ser adotadas para manter todos os colaboradores engajados. Relacionamos também 7 ferramentas para ajudar nessa missão. Acompanhe!

Desafios de engajamento para a liderança remota

Os desafios para promover o engajamento de colaboradores no home office envolvem adaptação a novas formas de comunicação, o uso de ferramentas para integrar tarefas e projetos e também o alinhamento de uma cultura organizacional.

Porém, as habilidades de liderança esperadas para os líderes remotos não estão distantes daquelas que devem ser desenvolvidas por gestores que estão próximos de seus colaboradores.

“Não existe líder remoto ruim, existe líder ruim. A adaptabilidade é uma das principais características da liderança, a capacidade de contextualizar, a liderança situacional e como eu me adapto a diferentes contextos”, alerta Fernando Pacheco, autor do livro O Caminho dos Líderes.  

Fernando desenvolve uma tese de mestrado sobre percepção de liderança remota, ou seja, como os liderados enxergam esses líderes a partir dos processos que eles adotam. Ele ressalta que eventuais problemas na gestão de pessoas não podem ser atribuídos ao simples fato de haver a distância para o restante da equipe.

“Se você coloca a culpa no trabalho remoto, você não está se adaptando. Se você não está se adaptando, você não é um líder que manda bem. É claro que é uma brincadeira. É claro que tem um pouco de crueldade, mas é preciso entender que as coisas mudaram e que a gente precisa parar de chorar”, acrescenta.

Microgerenciamento x autonomia

Na adaptação ao trabalho remoto, um desafio comum a muitos líderes é uma possível perda de controle sobre as atividades desempenhadas pelos membros de suas equipes. Sem a proximidade do escritório, essas pessoas têm o receio de que não haja visibilidade constante de como seus colaboradores têm trabalhado.

Contudo, para alcançar um ambiente de trabalho em que haja ganho de produtividade, é importante que os líderes se preparem para a comunicação assíncrona comum ao home office. É natural que ao enviar uma mensagem, esperemos uma resposta imediata. No entanto, esse desejo em grande parte de um dia de trabalho não se reflete numa necessidade de ter a resposta imediatamente e em tempo real. 

Para os líderes, esse desejo de ser respondido imediatamente pode estar ligado também a uma necessidade de controle constante sobre o que é produzido pela equipe. Assim, ocorre o famoso microgerenciamento. 

“Se você sente necessidade de microgerenciar as pessoas é porque você não confia no seu time. Portanto, o buraco é muito mais embaixo. Abrir mão do microgerenciamento libera estresse e tempo de todo mundo para produzir mais”, alerta Rafael Damasceno, co-fundador da Supersonic, empresa que adotou o trabalho remoto desde o dia de sua fundação e foi classificada como Great Place to Work.

A importância da empatia

Na adaptação ao trabalho remoto, é importante que os líderes tenham a compreensão de que os colaboradores precisam se adaptar a uma nova rotina de trabalho. Especialmente em tempos de pandemia, muitas pessoas não puderam se preparar para uma nova forma de realizar suas atividades, o que pode afetar seu desempenho.

Head de RH da Zoop, Fabile Migon destaca que a empatia é ainda mais importante no cenário proporcionado pela obrigatoriedade do isolamento social. “Agora, a palavra de ordem é sim cuidar das pessoas, ter empatia pelas pessoas. Não que antes não fosse importante, mas agora se torna fundamental e imprescindível”, afirma.

“Se não estivermos atentos às pessoas e as empresas que não ficarem atentas às pessoas ficarão para trás. Precisamos cuidar das pessoas para olhar a sustentabilidade do negócio, seja no engajamento, no resultado ou como nos posicionarmos para os nossos clientes. As oportunidades estão aí e são muitas”, complementa.

Ouça a participação de Fernando Pacheco no Digicast e saiba mais sobre os desafios da liderança remota:

Estratégias para manter o engajamento no home office

O distanciamento do trabalho remoto impede que gestores e liderados tenham a interação comum ao dia a dia nos escritórios. Sem a proximidade física, devem ser criados meios para que todos se sintam integrados e estejam alinhados à mesma cultura organizacional. E nesse caminho, profissionais com experiência em home office são unânimes em destacar a importância da comunicação.

“Para a empresa funcionar, você tem de fazer a comunicação da melhor forma possível. E isso exigirá planejamento e regras claras. Dá trabalho, é chato, mas é chave no trabalho remoto”, observa Rafael Damasceno, que optou por adotar o teletrabalho desde a fundação de sua empresa.

A promoção do engajamento de equipes que trabalham em home office não acontecerá naturalmente. Para que ela ocorra, é necessário que os líderes se coloquem à frente de um movimento que defina quais canais de comunicação deverão ser adotados e estabeleçam as regras a serem aplicadas na empresa.

Para assuntos mais delicados, é recomendável que os líderes evitam ao máximo a comunicação por texto. Nesses casos, o caminho preferencial deve ser as chamadas de vídeo, em que é possível que as pessoas se vejam. 

“Se na comunicação ao vivo, às vezes, já há tanto ruído, imagine numa comunicação textual. Boa parte da comunicação está na linguagem corporal. É preciso ter muito cuidado na comunicação escrita”, alerta Rafael Damasceno.

Confira a participação de Rafael Damasceno no Digicast em que abordamos como criar uma cultura organizacional numa empresa remota:

Oferta de boas condições de trabalho

Especialmente em situações como a pandemia de Covid-19, em que não houve preparação para a transição para o home office, as condições de trabalho em home office podem ficar distantes das ideias. Nesse caso, é papel da empresa em assegurar que seus colaboradores tenham acesso a todas as ferramentas que precisem para desempenhar suas atividades.

Além das ferramentas para o trabalho em home office, a empresa deve identificar se os funcionários têm os equipamentos adequados. Isso é fundamental para que eles se mantenham engajados e consigam trabalhar da melhor forma.

“Quando estamos em home office e cada um na sua casa, esse home office depende de como é minha casa, se eu tenho uma boa internet, um ar condicionado, uma boa cadeira”, observa Fabile Migon.

“Para minimizar esses aspectos, durante as reuniões, mapeamos a internet de funcionários que não era tão boa. Então, concedemos uma internet melhor para essas pessoas, para que tivessem as mesmas condições de trabalho. Permitimos que elas pegassem suas cadeiras na Zoop e levassem para seus lares. E monitores, fones e outros itens. Mas a cadeira e a internet fizeram grande diferença pelos feedbacks que recebemos”, complementa.

Confira também O papel das empresas na saúde mental e física de funcionários

Ferramentas para promover o engajamento de equipes no home office

Atualmente, há uma grande leque de ferramentas disponíveis para assegurar que equipes remotas desempenhem seu trabalho da melhor forma. Com a possibilidade de armazenamento em nuvem, essas soluções mantêm todos os colaboradores se mantenham alinhados sobre o que tem sido desenvolvido.

A seguir, apresentamos algumas das alternativas para manter o engajamento de equipes no home office.

Trello

O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos com estrutura baseada no Kanban, uma metodologia ágil de gestão de fluxos de trabalho que foi criada no Japão.

Na ferramenta, as tarefas são apresentadas em quadros. Por meio deles, o Trello informa o que está sendo trabalhado, quem está trabalhando em quê, e onde algo está em um processo. 

Para visualização e organização de tarefas diárias, a interface colorida e intuitiva do Trello é uma ótima opção. A ferramenta permite:

  • Arrastar itens da lista (“cartões”) em um quadro Kanban virtual; 
  • Enviar lembretes;
  • Fazer comentários; 
  • Utilizar marcadores.

Microsoft Teams

Microsoft Teams é a plataforma unificada de comunicação e colaboração da Microsoft, que reúne bate-papo, videoconferências, armazenamento de arquivos e integração de aplicativos no local de trabalho.

A ferramenta foi lançada em novembro de 2016. Segundo a descrição da própria Microsoft, Teams é o “espaço de trabalho baseado em um chat que integra todas as pessoas, os conteúdos e as ferramentas que a sua equipe precisa para melhorar o seu engajamento e ser mais eficaz”.

Num único espaço de trabalho, é possível gerenciar diversas conversas, seja em texto, áudio ou vídeo. Também há a possibilidade de compartilhar arquivos e editar conteúdos dentro da plataforma em tempo real.

Com SharePoint, PowerPoint, OneNote, Word e Excel como recursos internos, o Teams possibilita que os usuários trabalhem nesses documentos diretamente na aplicação.

As chamadas de vídeos podem ter telas compartilhadas. A versão gratuita permite armazenamento de até 10GB, sem limite por número de mensagens. Porém, há um limite de 300 usuários usando a versão gratuita do Teams.

Confira também: As 10 melhores ferramentas de videoconferência para home office

G Suite

G Suite é o pacote corporativo do Google inclui o uso de um endereço de email próprio, espaço de armazenamento no Google Drive e os aplicativos Docs, Sheets e Slides. 

Ele conta ainda com o Hangouts Meet, aplicativo do Google para Android, iOS e Web que oferece chamadas de vídeo pelo celular ou computador.

Os usuários do G Suite têm acesso a todos os aplicativos disponibilizados pelo Google.

A diferença entre o G Suite e os apps gratuitos do Google está nos serviços de nível empresarial adicionais, não inclusos nos aplicativos gratuitos do Google. 

Esses serviços incluem: 

  • e-mail comercial personalizado (@suaempresa); 
  • o dobro da quantidade de armazenamento na nuvem para o Gmail e o Google Drive;
  • suporte por e-mail e telefone 24 horas por dia, 7 dias por semana; 
  • 99,9% de tempo de atividade garantido no e-mail comercial; 
  • interoperabilidade com o Microsoft Outlook; 
  • opções adicionais de segurança como autenticação em duas etapas e Logon único (SSO, na sigla em inglês); 
  • controles administrativos para as contas de usuários.

As contas de usuário permitem que as pessoas tenham um nome e uma senha para fazer login no G Suite, além de um endereço de e-mail. 

Também é possível criar contas para serem usadas como listas de e-mails e fornecer endereços de e-mail alternativos aos usuários.

Aproveite para conhecer o Guia do Google Meet e saber como funciona o app de videoconferência

Slack

O Slack é um software de comunicação de equipes com suporte a canais, conversas privadas e integração com serviços externos. 

A ferramenta proporciona alta capacidade de customização e interação entre os participantes, além de comandos ágeis e facilidade para compartilhar os mais diversos tipos de arquivos.

A proposta do Slack é substituir o e-mail dentro das empresas. Em vez da caixa de entrada, são usados os canais da ferramenta. E em vez de enviar e-mails, os usuários enviam mensagens.

Os canais do Slack podem ser usados para agrupar os setores de uma empresa, reunir as pessoas envolvidas num projeto específico ou mesmo quem quer abordar interesses em comum.

Dessa forma, sempre que algum membro do canal tiver uma dúvida, uma informação ou um arquivo a ser compartilhado, todos daquele canal recebem. 

Consequentemente, o Slack torna a comunicação de uma empresa mais ágil e eficiente, além de facilitar a colaboração.

Twist

O Twist surgiu como uma alternativa para comunicação interna além do Slack. Os desenvolvedores da ferramenta prometem oferecer um trabalho mais fluido, que permita às pessoas o espaço e tempo para progredir nas tarefas que importam.

Objetivamente, os criadores do Twist prometem corrigir problemas de comunicação que seriam encontrados por usuários do Slack, como a perda de mensagens importantes ao longo de uma conversa e as interrupções durante a execução de uma tarefa.

O Twist organiza as discussões em tópicos que se mantêm dentro do assunto e contexto de uma conversa. Assim, a informação fica bem estruturada e fácil de ser encontrada (mesmo anos depois).

Com o intuito de deixar que as equipes foquem em seu trabalho sem temer perder uma mensagem, o Twist é assíncrono por padrão.

Além de oferecer possibilidade de criação de grupos, a ferramenta também oferece o recurso de mensagens privadas.

Rocket.Chat

O Rocket.Chat é outra alternativa para quem não está satisfeito com o Slack ou gostaria de usar uma solução diferente. A ferramenta brasileira é de código aberto, o que permite sua evolução constante. 

O principal diferencial é a possibilidade de os usuários configurarem o sistema na nuvem ou hospedarem nos seus próprios servidores.

Entre os recursos ilimitados do Rocket.Chat estão: conferência de áudio e vídeo, acesso de usuário convidado, compartilhamento de tela e arquivos, LiveChat, LDAP Group Sync, autenticação de dois fatores (2FA), criptografia E2E, SSO, dezenas de provedores OAuth e usuários ilimitados.

Há diferentes opções de planos. O plano Community é gratuito, enquanto o Pro custa US$ 3 por usuário (mês) ou US$ 30 (por ano). Já o plano Enterprise tem precificação em camadas e desconto por volume, sendo uma solução mais adequada para grandes empresas.

Discord

O Discord funciona com um servidor, onde acontece a comunicação. É possível incluir toda a empresa ou apenas um grupo de pessoas.

Dentro do servidor, há os canais, que funcionam como sub-temas ou grupos menores.

É possível ainda enviar mensagens diretamente para amigos dentro do servidor. 

As videoconferências do Discord comportam até 10 usuários e permitem o compartilhamento de tela.

O Discord pode ser usado no PC ou no celular e é totalmente gratuito. O serviço pode ser usado no navegador, em apps para o Mac e Windows ou nos aparelhos móveis com Android e iOS.

O uso dessas ferramentas permite que todos os membros de uma equipe acompanhem o que está sendo executado, troquem informações e colaborarem para o desenvolvimento de seus projetos. Assim, a internet é forte aliada para promover o engajamento no home office.

Confira o Clube de Descontos da Digilandia e tenha acesso a ferramentas que ajudam a manter todos os colaboradores engajados no trabalho remoto:

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