Entenda os passos para criar uma cultura de documentação de processos e documentos em home office com o exemplo da Supersonic

Muitas empresas de sucesso têm regime 100% remoto. Um exemplo é a Zapier, que possui quase 300 funcionários espalhados por todo o mundo (em 28 países, para ser mais preciso). Aqui no Brasil, um exemplo de empresa totalmente remota é a Supersonic, consultoria da qual sou fundador, junto com Filipe Reis. Desde o início, queríamos que o regime fosse de trabalho remoto, pois acreditamos que oferece liberdade e qualidade de vida.

Como trabalhamos com CRO, a filosofia da prática científica para solucionar problemas e conquistar maiores taxas de conversão se estende por tudo o que fazemos. Nada é executado sem testes, e analisamos cada passo a fim de entender o que precisa mesmo ser alterado.

Agora, temos mais de seis anos de empresa e aprendemos muitas coisas até aqui. Foi possível criar uma cultura organizacional forte, mas não sem antes cometer alguns erros.

Um dos aprendizados foi sobre a necessidade de manter documentos e processos de forma quase obsessiva. Queremos que todos possam fazer seu trabalho sem precisar da ajuda de ninguém o máximo possível. Afinal, uma das maravilhas de trabalhar remotamente é poder dar andamento ao seu trabalho sem interrupções e reuniões desnecessárias.

Por isso, criamos um sistema que permite que todas as instruções, templates e documentos fiquem visíveis para todos de forma acessível. 

Não é fácil criar processos eficientes. É preciso lapidar tudo diariamente e manter a documentação sempre atualizada, com o time alinhado na comunicação. Mas vale muito a pena. Conseguimos facilitar imensamente o trabalho da equipe e ainda aprendemos juntos sobre nossos próprios processos.

Vou passar um pouco aqui o funcionamento disso tudo dentro da Supersonic. Quem sabe não te ajuda a dar esse passo?

Como processos e documentos funcionam na Supersonic

O nosso principal centro de informações é o bom e velho Google Drive. É por lá que mantemos todos os documentos, históricos de clientes e templates. Como o objetivo é a colaboração, é o sistema ideal para nós.

Gerenciamento de processos

Cada uma dessas pastas tem uma função importante dentro da empresa. Veja, por exemplo, a documentação:

Gerenciamento de processos

Cada etapa do trabalho que entregamos, desde as análises, até a pesquisa e os briefings têm um modelo que pode ser seguido.

Para que todos entendam o processo de atendimento e a ordem das etapas, iniciamos um projeto no Basecamp sempre que um cliente novo entra.

O Basecamp é nossa ferramenta de operações, onde estão templates de todos os tipos de projeto. Basta copiar e começar um novo.

Project Templates

Repare que há também a marcação das reuniões. Assim, ficamos alinhados também com o cliente desde o início: ele sabe o que será entregue em qual momento do projeto.

Passos para criar uma cultura de documentação de processos

Para chegar até esse ponto de organização não foi simples. Na fundação, não tínhamos muita ideia de como isso seria feito. Fomos construindo aos poucos e sempre com a ajuda da equipe. Para lapidar sempre esse modelo, contamos com reuniões quinzenais, onde trazemos novas ideias, sugestões de mudança e discutimos juntos o que pode ser feito.

Por fim, contamos também com várias bases de conhecimento. Temos uma biblioteca no Invision, aplicativo utilizado para montar wireframes e páginas, com tudo o que já produzimos, além de algumas inspirações legais.

Além disso, estamos no processo de montar uma biblioteca interna com conteúdos para ajudar no dia a dia, com insights de todos os setores e áreas do conhecimento relacionadas.

Com isso, aqui vão algumas dicas baseadas na nossa experiência:

  • Deixe as instruções bem claras e fáceis de acessar;
  • Construa um processo de onboarding de funcionários capaz de colocar todos a par rapidamente;
  • Lapide documentações e processos pouco a pouco, com a ajuda de quem lida com eles todos os dias;
  • Incentive o compartilhamento de conhecimento entre a equipe;
  • Se encontrar dificuldades ao implementar (e provavelmente vai), veja como uma oportunidade de melhoria e trabalhe para superar aquele ruído;
  • Se as dúvidas aparecerem, crie um ambiente seguro para as pessoas perguntarem.

Por falar em ambiente, conversei com o Pedro no Digicast sobre a criação de uma cultura empresarial em regime de trabalho remoto. Batemos um papo bacana sobre a construção de um bom lugar para trabalhar, independentemente de ter um lugar físico disponível. Confira aqui:


Você também pode
ler o post que escrevi para o nosso blog quando a Supersonic conquistou o título de Great Place to Work, com todas as dicas, não apenas sobre processos, mas também sobre reconhecimento, metas e recrutamento.

Este texto foi escrito por Rafael Damasceno, co-fundador da Supersonic, empresa brasileira focada em aceleração de negócios através de Otimização de Taxa de Conversão.

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