Saiba como funciona o método GTD e como aplicá-lo em sua rotina para ter controle sobre suas tarefas e aumentar sua produtividade

Você tem a sensação de que falta tempo para realizar todas as suas tarefas? É comum tentar realizar muitas atividades ao mesmo tempo e acabar não concluindo todas como planejava?

As soluções para esses obstáculos podem ser encontradas na aplicação do método Getting Things Done (GTD). Uma das técnicas de produtividade mais populares em todo o mundo, ele ajuda a compreender que ser produtivo não significa fazer mais, mas sim aproveitar melhor o seu tempo.

Se você quer ter mais eficiência na execução de suas atividades e, principalmente, maior controle sobre tudo o que precisa ser feito, continue conosco e saiba, passo a passo, como usar o método GTD! 

O que é o método Getting Things Done (GTD)

A técnica de produtividade Getting Things Done ficou conhecida em todo o mundo por meio do livro escrito por David Allen, que, em português, se chama A Arte de Fazer Acontecer.

A partir do estudo de diversas técnicas de produtividade, Allen desenvolveu o método GTD com base em cinco passos para fazer as coisas acontecerem:

  • Capturar: tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar mais confiável.
  • Esclarecer: este é o momento em que você se dedica com foco e atenção para analisar cada uma das coisas que capturou e decidir o que demanda ação ou não.
  • Organizar: é importante ter suas listas organizadas para que possa acessá-las na hora certa e no lugar certo.
  • Refletir: este é o momento de revisão de todo o nosso sistema para não perder nada de vista, atualizar as informações e obter perspectiva.
  • Engajar: é executar com significado. Saber que você está fazendo, naquele momento, a coisa mais importante que deveria estar fazendo – em vez de estar preocupado ou distraído com outro assunto. É a tranquilidade de saber que o que você não está fazendo está sob controle.

Com base nesses cinco passos, o método GTD pretende entregar controle sobre todas as atividades a serem feitas, gerando fluidez no desenvolvimento das tarefas.

A inspiração vem do conceito mind like water (mente como água), que caracteriza o estado de mente limpa e consciência plena nas artes marciais.

No vídeo abaixo, David Allen explica como lidar com as tarefas que sugam nossa energia e assumirmos o controle sobre elas:

Como usar o Método GTD, passo a passo

Para saber com detalhes como usar o Método GTD, você pode ler o livro A Arte de Fazer Acontecer. No entanto, é possível aplicar essa técnica seguindo alguns passos simples. O primeiro deles é a análise do tripé contexto, tempo e energia.

Antes de qualquer atividade, David Allen recomenda que você analise:

  • o contexto que envolve aquela atividade;
  • o tempo disponível para realizar uma atividade;
  • a energia e sua capacidade de atenção para aquela tarefa.

Com base nesses três fatores, o caminho para a organização e produtividade passa pela execução dos cinco passos do método GTD que descrevemos acima:

1. Capture tudo o que deseja fazer

Capture tudo o que precisa ser feito e relacione todas essas tarefas numa “caixa de entrada”. Nessa lista, você deve coletar tudo o que deseja fazer. 

Essa relação pode ser feita com o auxílio de um app, um bloco de notas ou a ferramenta que você achar melhor.

2. Esclareça o que deve ser feito

Analise tudo o que você relacionou no primeiro passo e decida entre “tomar uma ação” ou “não fazer nada”. Assim, você esvaziará sua caixa de entrada. 

Para as coisas que decidir não fazer nada, o caminho envolve três opções:

  • Descartar aquilo que você sabe que não vai fazer, jogando no “lixo”;
  • Colocar em uma lista chamada “Algum dia/talvez”, sem prazo definido para o projeto, como aprender a tocar um instrumento musical ou conhecer um novo destino turístico;
  • Colocar em outra lista de referências para consultar no futuro, como ler determinado livro ou assistir a um filme.

Já para as tarefas que decidir tomar uma ação, todas aquelas que demandam menos de 2 minutos devem ser feitas imediatamente. Para as demais, há três opções:

  • Delegar a tarefa para a pessoa responsável.
  • Agendar a realização, definindo dia e horário específicos para a realização daquela tarefa.
  • Se a tarefa for muito grande, transformá-la num Projeto.

3. Organize as tarefas por contexto

No terceiro passo do método GTD, você deve organizar as tarefas por contexto, como “trabalho”, “pessoal” ou “viagem”.

Todas as tarefas devem ser distribuídas entre esses contextos, para que fique mais fácil encontrar quando necessário.

É possível que novas tarefas colocadas na caixa de entrada demandem a criação de novas categorias.

4. Reflita e revise

Todas as tarefas e todos os compromissos que foram organizados devem ser revisados periodicamente. Assim, você pode definir o que fazer diariamente.

Nessa etapa, você reavalia as prioridades, acrescenta as novas obrigações e confere os itens delegados.

5. Engaje

No último passo do método GTD, é a hora de executar as tarefas de acordo com os critérios que definir para realizá-las.

David Allen recomenda avaliar as ações diárias de acordo com três regras:

  1. Executar trabalhos predefinidos na agenda e listas de “próximas ações” e “projetos”;
  2. Cumprir novas tarefas na medida em que aparecem, como imprevistos ou urgências do dia a dia;
  3. Definir novamente as listas e coletar itens novos, dedicando um tempo a essa organização diária.

Inicialmente, pode ser difícil realizar os cinco passos. Porém, à medida em que houver mais prática, a tendência é que o processo flua de forma mais natural.

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Apps e ferramentas que utilizam o método GTD

A segurança sobre o que precisa ser feito levou o método GTD a ser utilizado para o desenvolvimento de algumas das melhores para ferramentas de organização e gestão de projetos, como o Todoist

O aplicativo organiza tarefas com base na metodologia Getting Things Done, com a criação de listas de tarefas divididas e subdivididas de acordo com graus de importância, prioridade ou ordem de execução.

Outra ferramenta para quem planeja usar o método GTD é o Trello, que ajuda a manter todas essas atividades centralizadas em um só lugar e acessível esteja onde for.

Você também pode usar o Evernote, um aplicativo de anotações que permite capturar ideias e gerenciar tarefas com facilidade.

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Zen To Done (ZTD): uma alternativa ao método GTD

Se você não gostou do método Getting Things Done ou acha que ele não será tão útil à sua rotina, uma outra técnica que poderá ser útil para aumentar sua produtividade é Zen to Done (ZTD).

Essa metodologia foi desenvolvida por Leo Babauta, autor do livro The Power of Less, que demonstra como agilizar sua vida, identificando o essencial e eliminando o desnecessário. Assim, você se concentra em alcançar as metas que podem mudar sua vida para melhor.

A diferença do ZTD para o GTD é uma promessa de ser um método mais simples e voltado para a ação. Embora tenha se baseado na técnica desenvolvida por David Allen, Babauta acrescentou outras práticas de produtividade.

O ZTD tem diferentes fases, que visam fazer com que você crie e adapte sua rotina conforme vá progredindo no uso da técnica. Além disso, o método busca fazer as tarefas de forma simples e livre de estresse.

Para organizar sua rotina, Leo Babauta indica 10 hábitos a serem adotados. Contudo, você deve partir para o próximo apenas quando tiver dominado o anterior. A lista conta com:

  1. Coletar informações (não deixar nada na cabeça);
  2. Processar informações;
  3. Planejar;
  4. Executar;
  5. Utilizar um sistema confiável para controlar suas tarefas;
  6. Organizar;
  7. Revisar;
  8. Simplificar;
  9. Definir Rotinas;
  10. Encontrar sua Paixão.

Para quem quer uma versão mais resumida da metodologia ZTD, Leo Babauta indica quatro passos principais:

  1. Capture: carregue com você um caderninho, ou fichas de papel 3×5, onde possa anotar todas as suas ideias, projetos e informações que passarem pela sua cabeça. Tire da cabeça e passe tudo para o papel, de forma que não se esqueça de nada.
  2. Processe: decida rapidamente sobre o que deve ser feito com a informação coletada. Você precisa agendar? Arquivar? Responder? Independentemente do que seja, tome decisões rápidas sobre qual o próximo passo e não deixe que as pendências se acumulem.
  3. Planeje: diariamente, escolha 3 TMI (Tarefas Mais Importantes) que devem ser feitas até o final do dia. Procure fazer suas TMIs já pela manhã para se livrar o quanto antes.
  4. Faça: concentre-se em apenas uma tarefa e faça-a sem interrupções. Não tente executar múltiplas tarefas ao mesmo tempo.

A proposta do ZTD é que ao criar o hábito de definir as Tarefas Mais Importantes (TMIs), você passará a ter mais controle sobre sua rotina e conseguirá ser mais produtivo.

Para escolher entre o método GTD, o ZTD ou qualquer outra técnica de produtividade, o melhor caminho é identificar qual se encaixa melhor no seu perfil e na sua rotina. Se isso não ficar claro inicialmente, o ideal é testar, para enxergar com clareza o que te ajudou a ser mais eficiente.

A ideia do método GTD é justamente proporcionar clareza de pensamento, maior eficiência, produtividade e tomadas de decisões mais certeiras.

Confira outras técnicas de produtividade que podem ser usadas no seu dia a dia:

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