Saiba como organizar sua agenda de tarefas diárias e veja 10 aplicativos para gerir suas atividades e deixar seu dia mais produtivo

Seja no trabalho remoto ou no escritório, estamos sempre buscando formas de sermos mais produtivos. Esse objetivo só é alcançado quando temos planejamento e organização. Caso contrário, a desordem prejudica nosso desempenho e ficamos cada vez mais distantes de atingir os resultados desejados.

Uma boa forma de começar um planejamento é com a organização de tarefas diárias. Manter e gerir uma agenda com todas as atividades a ser realizadas durante o dia é um primeiro passo para a conclusão de cada etapa de um grande projeto.

Entretanto, nem todos conseguem ser organizados como gostariam. E isso, além de prejudicar a produtividade, causa frustração. Se esse é o seu caso, estamos aqui para ajudar.

Continue conosco para entender como organizar sua agenda de tarefas diárias passo a passo e também conferir uma lista de aplicativos que ajudam nessa gestão!

Como organizar uma agenda de tarefas diárias

A organização das tarefas diárias proporciona maior controle sobre tudo o que deve ser feito e aumenta a produtividade ao longo de um dia de trabalho. Para isso, você pode tanto usar uma tradicional agenda de papel ou recorrer a aplicativos. O que não pode faltar é empenho e dedicação.

Um dos métodos mais eficientes para não esquecer nenhuma tarefa é manter um checklist com sua lista de tarefas diárias e tudo o que deve ser feito ao longo do dia. Assim, é possível manter o tão desejado controle sobre suas atividades.

Quem é bem-sucedido em gerir as tarefas diárias alcança uma série de benefícios, como:

  • Compreensão de quais tarefas são urgentes;
  • Liberação de memória das tarefas diárias;
  • Melhor visualização do que precisa ser feito;
  • Otimização na execução de tarefas.

Para alcançar todos esse benefícios, siga estes passos:

Planeje as atividades do dia

O primeiro passo para conseguir uma organização é anotar tudo o que deve ser feito ao longo do dia.

A partir do momento em que todas as atividades forem registradas, é possível definir quais são prioritárias, o que é urgente e aquilo que pode ser deixado para mais tarde.

A definição de prioridades para cada tarefa fica ainda mais fácil quando recorremos às técnicas de produtividade.

Estabeleça prazos para as tarefas

Uma das grandes dificuldades para desempenhar todas as atividades da melhor forma possível é a crença de que ser multitarefas é um bom caminho. 

Pelo contrário, evite fazer várias coisas ao mesmo tempo. Dessa forma, você não se dedica como deveria a cada tarefa e tende a perder o controle sobre tudo o que deve ser feito.

A melhor estratégia é estabelecer prazos para cada tarefa, definir prioridades e colocá-las em ordem. 

Assim, você consegue se dedicar exclusivamente e com todo o foco que cada uma dessas atividades exige, aumentando sua produtividade e a qualidade de suas entregas.

Planeje períodos de descanso ao longo do dia

Aumentar a produtividade não quer dizer passar mais tempo trabalhando, mas sim ser mais eficiente durante o período dedicado a uma tarefa. 

Se passamos várias horas executando uma mesma tarefa, há tendência clara de nos cansarmos. Consequentemente, o ritmo cai e a produtividade já não é a mesma.

Para que isso não ocorra, as principais técnicas de produtividade, como a Técnica Pomodoro, indicam que devem ser planejados períodos de descanso ao longo do dia. Dessa forma, o cérebro não se cansa rapidamente, e conseguirmos ser produtivos mesmo depois de várias horas de trabalho.

Portanto, ao organizar sua agenda de tarefas diárias, não se esqueça de prever períodos de descanso entre cada atividade.

Confira também Como desenvolver inteligência emocional no trabalho remoto

Mensure o tempo para reuniões e e-mails

Além de relacionar todas as atividades individuais, a organização de uma rotina diária precisa incluir o tempo a ser gasto com reuniões e com checagem e respostas de e-mails.

Ainda que você não precise dedicar um longo período a responder mensagens, é importante reservar um tempo para cada atividade a ser realizada ao longo do dia. 

Assim, você diminui a chance de que faltem alguns minutos no fim do dia para concluir todas as tarefas que havia planejado.

Automatize a organização de tarefas

Antigamente, era comum usarmos agendas em papel para organizar todas as tarefas que deveríamos fazer ao longo de uma semana ou mês. Não há problemas se você ainda prefere gerir sua rotina dessa forma. Contudo, diversos recursos digitais podem otimizar a gestão de sua tarefas.

Com as ferramentas disponíveis atualmente, é possível mensurar o tempo gasto com cada atividade, programar alertas para entrega de tarefas, anexar documento e ter anotações mais completas sobre cada atividade que precisa ser feita.

E uma das grandes vantagens é a possibilidade de ter acesso a tudo isso a qualquer momento, a partir de qualquer lugar. Basta ter acesso a um computador ou um dispositivo móvel, como seu smartphone.

Quer saber quais ferramentas podem ajudar na automatização da gestão de tarefas? Confira, logo abaixo, uma relação de aplicativos para organização de atividades diárias!

Aplicativos para organizar suas tarefas diárias

A organização da rotina diária fica mais fácil quando usamos ferramentas desenvolvidas justamente para nos ajudar nessa missão. A seguir, relacionamos aplicativos que auxiliam tanto individualmente quanto equipes que precisam distribuir tarefas e identificar a melhor forma de colaborar. 

Trello

O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos com estrutura baseada no kanban, uma metodologia ágil de gestão de fluxos de trabalho que foi criada no Japão.

As tarefas são apresentadas em quadros. Por meio deles, o Trello informa o que está sendo trabalhado, quem está trabalhando em quê, e onde algo está em um processo.

Para visualização e organização de tarefas diárias, a interface colorida e intuitiva do Trello é uma ótima opção. A ferramenta permite:

  • Arrastar itens da lista (“cartões”) em um quadro Kanban virtual; 
  • Enviar lembretes;
  • Fazer comentários; 
  • Utilizar marcadores;
  • E outros recursos.

Toda essa flexibilidade em como usar o Trello o tornam uma ótima ferramenta de organização para você ou sua equipe inteira. Além desses recursos disponíveis na versão gratuita, as versões pagas do Trello permitem o uso de “power-ups” e automações. 

Confira a entrevista com Amanda Alvernaz, do Trello, e receba dicas de como se organizar e aumentar sua produtividade no home office:

Evernote

O Evernote app funciona como um bloco de notas universal. 

Depois de baixar o Evernote você consegue escrever ideias em arquivos de texto, registrar checklists, criar lembretes e até mesmo digitalizar documentos. 

Mas você me pergunta: como usar o Evernote e se localizar entre suas notas depois? 

Além do sistema de tags, a ferramenta de busca do Evernote é super poderosa e consegue reconhecer texto em imagens e digitalizações. Uma verdadeira salva-vidas.

Asana

Asana é uma plataforma de organização de equipes online com versão web e aplicativos para Android e iOS.

Suas funções principais são a organização de projetos, que podem ser feitas em lista ou quadro de cartões, além do recurso de fórum de discussão.

Construída especificamente para equipes, os recursos do Asana incluem:

  • Listas de tarefas;
  • Criação de times;
  • Chat colaborativo;
  • Quadro de projetos. 

Assim como o Trello, possui um plano grátis e também planos pagos. Os planos pagos, com valor mínimo de US$ 10,99 por mês, oferecem mais funcionalidades.

Para ficar por dentro de todas as funcionalidade do Asana, assista aos vídeos que explicam como funciona a ferramenta.

Basecamp

No Basecamp, os projetos de cada um dos usuários são exibidos na tela principal da ferramenta.

Na mesma tela, também estão os alertas criados pelo usuário e as últimas atualizações de cada projeto.

É possível abrir o Basecamp diretamente no navegador ou fazer o download do aplicativo, para acompanhar os projetos de qualquer lugar.

O Basecamp disponibiliza uma versão gratuita limitada a apenas um projeto e que oferece somente as principais funcionalidades.

Os planos pagos vão de U$ 24 a U$ 149 por mês e oferecem acesso a um número ilimitado de usuários.

Confira também Ferramentas de comunicação empresarial: 8 melhores workplaces

Google Agenda

Grande parte da popularidade do Google Agenda vem do fato de que é possível criar várias agendas em um só lugar usando uma única conta do Google.

Você pode ainda:

  • Escolher qual (ou quais) agenda deseja compartilhar;
  • Com quem deseja compartilhar seu Google Agenda;
  • Criar eventos;
  • Convidar outros participantes para eventos;

Além disso, o Google Calendar se conecta com muita facilidade não apenas a outros aplicativos de calendário, mas também a aplicativos e serviços comerciais que utilizam calendários em sua carteira de recursos, como é o caso do Trello e da Asana. 

Todoist

O TodoIst é um aplicativo para organizar tarefas gratuito, que oferece lista de tarefas, colaboração e arquivos em nuvem.

Todas essas funcionalidades estão disponíveis na versão gratuita.

Para usar o Todoist, é preciso adicionar todas as tarefas que devem ser feitas.

Somente depois disso, será possível iniciar o processo de priorização de demandas e o planejamento dos dias de trabalho.

A ferramenta permite organizar as tarefas recorrentes e organizá-las por projetos.

O app ajuda a:

  • Listar suas tarefas em checkboxes;
  • Agrupar suas tarefas por múltiplas verticais;
  • Separar suas tarefas por projeto;
  • Separar as mesmas tarefas por contexto;
  • Criar tarefas recorrentes;
  • Atribuir tarefas a outros membros do projeto.

Em outras palavras, digamos que você precisa realizar um pagamento referente a um projeto. Essa mesma tarefa pode fazer parte de um projeto e também de um contexto chamado “banco”. 

Assim, sempre que você entrar no banco (presencial ou virtualmente) poderá acessar as lista de itens que podem ser resolvidos por lá. 

Além disso, conforme listado acima, é possível criar tarefas que se repetem em intervalos regulares (ex: reunião de equipe toda segunda-feira ou enviar relatório para os investidores todo dia 15).

Microsoft To Do

Antigamente chamado de Wunderlist, o Microsoft To Do funciona como um gerenciador de tarefas.

Com esse app, você pode:

  • Criar e verificar listas de tarefas em qualquer lugar e em qualquer dispositivo;
  • Compartilhar suas listas com amigos, familiares e colegas do trabalho, etc;
  • Organizar listas por cor;
  • Configurar prazos e lembretes únicos ou recorrentes;
  • Gerenciar suas tarefas em etapas;
  • Criar notas dentro de qualquer tarefa;
  • Anexar arquivos;
  • Sincronizar as tarefas entre o Outlook e o To Do.

O app é recomendado, principalmente, para quem busca recursos como tarefas compartilhadas, etiquetas (com uso de hashtags), lembretes e colaboração em equipe.

Confira também Guia do Google Drive: como armazenar arquivos, fotos e vídeos

Habitica

Para quem gosta de se motivar com desafios, Habitica é uma ótima opção para a organização de tarefas diárias. Afinal, o aplicativo funciona com gamificação.

Como um RPG, o app utiliza uma personagem para instruir o usuário e explicar como funciona. As tarefas são transformadas em pequenos monstros que você precisa derrotar. 

Ao criar uma tarefa, é possível selecionar uma dificuldade. Se essa atividade for cumprida, o usuário ganha uma bonificação. Já se não realizar a tarefa, pode ser punido.

Quanto mais metas forem cumpridas, mais recursos do app serão liberados.

Calendly

O Calendly é um aplicativo de agendamento de horários criado para facilitar o processo de marcação de encontros e reuniões. 

O anfitrião seleciona as datas e horários em que está disponível, além de deixar clara a duração do evento, local em que deve ocorrer (inclusive se for um encontro virtual) e outros detalhes pertinentes. 

Depois basta compartilhar a URL com o convidado, que poderá optar pelo horário mais adequado para ele. Fácil, prático e – de quebra – integrado ao Google Calendar.

Confira também Guia do Google Meet: como funciona o app de videoconferência

Any.Do

O Any.Do permite criar listas de tarefas e subtarefas, anexar notas (em textos, imagens, áudios e vídeos) e adicionar lembretes únicos ou recorrentes.

Mais de 340 mil pessoas já utilizam o Any.Do como um auxílio para organizar suas rotinas de trabalho.

Para baixar, use estes links: Google Play e Apple Store.

Depois de conferir essa lista de aplicativos para organizar suas tarefas diárias, identifique quais se encaixam melhor nas suas necessidades e tente usá-los para a gestão de suas atividades. A tendência é que, rapidamente, você consiga se planejar melhor e aumentar sua produtividade.

Lembre-se que uma agenda de tarefas diárias demanda empenho e dedicação. Se você tem o costume de adiar suas tarefas, confira dicas de como não procrastinar no trabalho.

Comentários

Este blog tem o orgulho de ter o apoio destas marcas:
Salvar