Saiba quais passos seguir para abrir uma empresa home office e confira as recomendações de quem já viveu essa experiência

Em 2020, a pandemia de Covid-19 provocou a migração forçada de várias empresas para o regime home office. Depois de passarem pela experiência do trabalho remoto, muitas manifestaram que desejam manter esse modelo mesmo quando não houver mais a necessidade de isolamento social.

Duas razões são as principais para que essas companhias planejem adotar o home office permanente: a diminuição dos custos operacionais e o aumento de produtividade.

Se você pretende desfrutar dessas mesmas vantagens e abrir uma empresa home office, saiba que há uma série de ações a serem tomadas. Para entender o que fazer para esse processo ser bem-sucedido, conversamos com empreendedores que adotaram o trabalho remoto em suas empresas desde a fundação de seus negócios.

Continue conosco e veja como esses exemplos podem ser uma referência para a abertura de uma empresa que adote o teletrabalho e evite erros que podem causar diferentes formas de prejuízo.

Como se preparar para abrir uma empresa home office

Como em qualquer negócio, a abertura de uma empresa home office deve partir da identificação de uma oportunidade no mercado e seguir por um caminho com o qual você já tenha familiaridade. Assim, você tende a ter a disposição e a resiliência que serão imprescindíveis no início dessa jornada.

Uma vez que a ideia de negócio já tiver sido identificada, o caminho passa por evitar gastos antes de saber se o negócio dará certo e se você se adaptará ao novo modelo de trabalho.

“Uma dica muito importante tanto para montar home office quanto para ter a sua empresa é, na medida do possível, fazer as coisas bem aos poucos. Se quer começar a trabalhar em home office, o ideal é começar a atender clientes em paralelo a seu trabalho. É um grande erro parar tudo e querer ser empreendedor. Se a pessoa deixa o seu trabalho sem nem ter clientes e ainda ter de investir para comprar material e montar o home office, cometerá um grande erro”, recomenda Pierre Veyrat, fundador da Agência Papoca, que opera remotamente desde o início de sua operação.

Antes de abrir a própria agência, que hoje conta com mais de 40 colaboradores espalhados pelo mundo e todos em regime home office, Pierre começou a atender poucos clientes, mantendo seu emprego paralelamente. Assim, pôde formar uma estrutura e acumular uma receita para deixar o seu trabalho antigo e se dedicar exclusivamente à nova empresa.

Inicialmente, essa estratégia pode gerar sobrecarga, já que será preciso conciliar duas obrigações. Entretanto, o empreendedor indica que esse cenário pode evitar grandes obstáculos. “É bom primeiro você ficar sobrecarregado antes de escalar, porque você nunca sabe o que vai acontecer e se dará certo. Portanto, é um grande risco investir sem saber se haverá retorno. Primeiro, feche com alguns clientes. Quando não conseguir conciliar mais, você sai do seu trabalho. Isso dá conforto financeiro”, alerta. 

Montagem do home office

Ao abrir uma empresa em home office, sempre que possível, deve ser evitada qualquer geração de novos custos. Entre eles, está a definição de um local de trabalho. Inicialmente, é preferível adaptar um ambiente em casa do que pagar para realizar as atividades profissionais num espaço de trabalho compartilhado.

“Se começar a adicionar custos fixos, como ir a um coworking e almoçar fora de casa, você estará ferrado. É muito importante ir aos poucos no início, tentar ter o custo zero antes de criar uma boa receita”, destaca o fundador da Agência Papoca.

Esse mesmo raciocínio é válido para a compra de material. Antes de buscar os equipamentos mais modernos, é recomendável utilizar os recursos que já estão disponíveis para iniciar a operação da empresa.

Mesmo que os equipamentos básicos não estejam à disposição, busque os meios para montar um home office gastando pouco dinheiro. Todos os esforços iniciais devem estar voltados para a validação do negócio.

Como conseguir os primeiros clientes

Para conseguir realmente levar a empresa adiante e gerar receita, é essencial conquistar os primeiros clientes. Essa missão não é fácil quando o negócio ainda é novo e pouco conhecido. Assim, é ainda mais importante atender bem os primeiros consumidores, para que possa ser gerada uma publicidade natural do serviço ou produto e as recomendações tragam novos clientes.

“O mais importante no início é focar na prospecção de clientes e buscar deixá-los satisfeitos. Uma vez que você consegue fazer uma boa entrega, com bom atendimento e fazendo todo o básico bem feito, isso já satisfaz muito os clientes. Entregar um bom trabalho, dentro do prazo e com preço justo é o suficiente para crescer e começar a se diferenciar. Assim, você crescerá com indicações”, avalia Pierre Veyrat.

Na busca pelos primeiros clientes, entre contato com sua rede de relacionamentos e identifique pessoas ou empresas que possam necessitar de um serviço ou produto como o que você tem a oferecer. Essa preocupação deve ser o foco inicial. Eventuais problemas devem ser resolvidos gradualmente.

“Ao identificar um problema, é sempre importante pensar como pode ser resolvido da melhor forma. Esse questionamento constante é essencial, mas não adianta fazer isso antes que as necessidades surjam. Será apenas uma perda de tempo, dinheiro e energia. O foco no início é fazer a prospecção de clientes”, acrescenta.

Cumprimento de obrigações legais

Até aqui, falamos do início da operação da empresa, mas não se esqueça de cumprir todas as obrigações legais para criar e manter um negócio em home office.

Caso haja previsão de arrecadação inferior a R$ 81 mil por ano e você já não tenha sociedade em outra empresa, é possível optar pela abertura de MEI (Microempreendedor Individual). 

Nesse caso, o custo de abertura é zero, e a manutenção da empresa exige pagamento de tributação de, no máximo, R$ 53,70 por mês. Em caso de dúvidas sobre as obrigações de MEI, consulte o Portal do Empreendedor.

Como boa prática, é sempre importante que os fluxos de dinheiro pessoal e da empresa sejam separados. Porém, nos primeiros meses de operação, você não tem a obrigatoriedade de abrir uma conta para a pessoa jurídica (PJ).

“Não adianta criar uma conta de banco empresarial se você nem tem cliente. Tem muitos clientes que conseguem pagar numa conta pessoal. Depois de alguns meses ou até anos que algum cliente solicitar que o pagamento seja feito por uma conta empresarial, você pode abrir essa conta. Também não é necessário emitir boletos se seus clientes podem pagar por transferência”, explica Pierre.

Contratação de ferramentas

Atualmente, é possível encontrar um grande leque de ferramentas para home office disponíveis no mercado que tendem a facilitar a operação de uma empresa. Diante de tantas opções, como definir o que deve ser contratado?

A recomendação de Pierre Veyrat é que, inicialmente, sejam buscadas as ferramentas alternativas e, sempre que possível, os processos sejam realizados manualmente. A partir do momento em que isso se tornar inviável, pode ser a hora para considerar pagar por uma solução.

“A ferramenta ajuda a poupar tempo. Mas, no início, se você tem 10 ou 20 horas ao mês para atender o seu cliente, não é preciso poupar tempo. O que você precisa é ganhar dinheiro. A hora que você perceber que o tempo poupado compensa o gasto financeiro, vale a pena contratar a ferramenta”, salienta.

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Formação de equipe

Ter em mente que novos gastos devem ser evitados é algo a ser lembrado também na formação de uma equipe. É preciso focar num fluxo de receitas antes de aumentar o time ou dar seu próximo passo de investimento. 

“Não contratei um monte de gente ao ver que minha empresa estava crescendo. A primeira vez que trouxe alguém para formar um time foi quando já estava sobrecarregado de trabalho e não conseguia atender mais clientes. Foi a hora certa para outra pessoa entrar e me ajudar. Se tivesse contratado uma pessoa de forma antecipada, poderia correr o risco de alguns clientes saírem e ficaria ruim para mim e para a outra pessoa”, ressalta Pierre Veyrat.

Outra recomendação no momento de contratar é analisar se o perfil do novo colaborador se adequa à cultura organizacional de sua empresa. A seleção baseada somente em domínio de habilidades técnicas poderá trazer dificuldades de alinhamento e ser um obstáculo para a gestão a distância.

Lembre-se também que nem todas as pessoas se adaptam facilmente ao trabalho remoto se já não tiverem passado por experiências anteriores nesse formato. Mesmo empresas que se já se estabeleceram com o modelo de teletrabalho podem enfrentar dificuldades.

“Cada pessoa tem seu contexto e seu jeito de trabalhar. No começo, demos como garantia que a adaptação ao trabalho remoto seria fácil demais. E não necessariamente é assim”, observa Rafael Damasceno, co-fundador da Supersonic, empresa que adotou o trabalho remoto desde o dia de sua fundação e foi classificada como Great Place to Work. 

Estabelecer canais de comunicação

Quando novos colaboradores forem contratados e uma equipe começar a ser formada, novos desafios surgirão. Um grande obstáculo neste momento tende a ser manter o alinhamento entre todos os profissionais. Para que essa dificuldade não se torne um desafio, é importante definir canais onde seja possível manter uma comunicação assíncrona.

“Se você larga a comunicação para acontecer organicamente, um monte de coisa deixa de ser comunicada e muitas coisas são comunicadas do jeito errado. As pessoas começam a criar vários canais diferentes e, rapidamente, chega uma hora que ninguém sabe onde falar com quem. As interrupções desnecessárias do trabalho presencial passam a acontecer no remoto, e você perde uma grande vantagem do remoto”, alerta Rafael Damasceno.

Portanto, avalie as melhores ferramentas de comunicação organizacional para identificar as que atendem às suas necessidades e defina quais canais serão utilizados.

“Para a empresa funcionar, você tem de fazer a comunicação da melhor forma possível. E isso exigirá planejamento e regras claras. Dá trabalho, é chato, mas é chave no trabalho remoto”, complementa o co-fundador da Supersonic.

Documentação de processos

Enquanto a empresa ainda não tem funcionários e apenas o fundador e seus sócios trabalham na sua operação, documentar processos pode não ser uma obrigação. Entretanto, a falta de registros tende a ser um grande obstáculo quando a equipe crescer.

“Um desafio grande que temos diariamente e demanda investimento de tempo é documentar processos de forma clara, objetiva e intuitiva. E também manter isso atualizado. É difícil, mas fundamental para uma empresa remota funcionar sem a sensação de caos”, ressalta Rafael Damasceno.

A documentação de processos garante que o treinamento de novos colaboradores seja facilitado. Especialmente no home office, em que os novatos não terão acesso tão simples aos colegas, é essencial que eles saibam onde consultar orientações sobre todas as atividades que devem ser realizadas.

A evolução de todos os processos e a adaptação de novos colaboradores são desafios vivenciados por qualquer empreendedor que coloca em prática o desejo de abrir uma empresa home office.

Ainda que você possa se assustar com os obstáculos que surgirem ao longo dessa jornada, lembre-se que dedicação, esforço e resiliência devem estar sempre presentes para que o seu negócio prospere.  

Ouça a participação de Rafael Damasceno no Digicast e entenda como criar uma cultura organizacional numa empresa remota:

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