Saiba quais aspectos devem ser considerados ao implantar o home office na empresa e o que fazer para a transição ser bem-sucedida

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A necessidade de isolamento social provocada pela Covid-19 levou várias empresas a terem de se adaptar a um novo cenário. De forma emergencial, trabalhadores foram obrigados a ficar em casa e gestores tiveram de conviver com a distância de seus liderados. Ainda que algumas organizações não estivessem preparadas para esse movimento, muitas identificaram os benefícios de implantar a cultura home office na empresa.

Com funcionários em casa, as companhias diminuem custos operacionais e convivem com menos absenteísmo. Mesmo o receio de que possa haver queda de produtividade dos colaboradores tende a ser rapidamente superado. Estudos, como o apresentado pelo economista de Stanford Nicholas Bloom, mostram que profissionais que trabalham remotamente aumentam consideravelmente a sua capacidade produtiva.

Diante dessas vantagens, muitas empresas tendem a considerar a migração para o teletrabalho. No entanto, esse processo não é simples e depende da análise de uma série de fatores. 

Para ajudar os gestores que se questionam como implantar o home office na empresa, apresentamos a seguir os caminhos para lidar com essa mudança. 

Abordamos as questões que envolvem a adaptação a uma nova cultura organizacional, o planejamento de logística, equipamentos e ferramentas, além dos pontos jurídicos para assegurar que a companhia esteja em conformidade com todas as exigências legais.

Como estabelecer uma política de home office 

Todas as empresas que têm atividades que podem ser executadas remotamente podem aderir a essa modalidade de trabalho. Contudo, um ponto primordial para a empresa que pretende implantar o regime de home office é ter comunicação clara sobre sua cultura organizacional. 

Ainda que os profissionais não estejam no mesmo local, é preciso manter o alinhamento de toda a equipe sobre os propósitos e valores organizacionais.

Para alcançar essa clareza, é recomendável documentar quais são as diretrizes da empresa em relação ao home office. As regras e as obrigações a serem cumpridas pelos colaboradores podem ser registradas em um manual onde a empresa reunirá todas as orientações necessárias.

O emprego de regras e normas sociais funciona como um acordo coletivo, em que todos têm clareza sobre o que é esperado de suas atitudes. Com adesão de toda a equipe, em seus diferentes níveis hierárquicos, essas regras proporcionam um ambiente de confiança, mesmo que a distância.

A política de home office deve estabelecer ainda quais informações da empresa e de seus clientes podem ser acessadas remotamente. A segurança dos dados é um ponto que deve ser abordado entre os executivos e a equipe de tecnologia da informação.

Empresas que se planejam para manter uma comunicação transparente e uma boa estrutura de reuniões e decisões a serem tomadas se adaptam mais facilmente ao trabalho remoto. 

Um bom exemplo de adaptação a uma cultura organizacional flexível é encontrado na Netflix:

 

Processo de migração para o home office

A partir do momento em que todas as diretrizes forem definidas, os gestores podem selecionar quais profissionais trabalharão em casa. É preciso identificar as tarefas que podem ser realizadas sem a necessidade de interação pessoal, assim como os cargos que não podem ser desenvolvidos a distância.

Para amenizar os transtornos que a mudança para o trabalho remoto possa causar inicialmente, uma alternativa a ser considerada é a realização de testes com voluntários.

Com a criação de um “programa piloto”, é possível identificar os problemas em menor escala e encontrar as melhores soluções antes que grupos maiores adotem o home office.

Uma vez que o programa de home office estiver pronto para ser adotado em mais setores, a participação dos gestores que foram bem-sucedidos com essa transição será fundamental para que toda a empresa passe pela migração da melhor forma possível.

Adaptação de líderes ao trabalho remoto

É importante lembrar que mesmo os gestores terão de se adaptar a uma nova modalidade e à liderança remota, ainda que as habilidades de gestão sejam inerentes à distância para os liderados. 

“Não existe líder remoto ruim, existe líder ruim. A adaptabilidade é uma das principais características da liderança, a capacidade de contextualizar, a liderança situacional e como eu me adapto a diferentes contextos”, ressalta Fernando Pacheco, autor do livro O caminho dos líderes.  

Com líderes e equipes alinhados em relação às entregas e à rotina de trabalho, é possível alcançar grande aumento de produtividade no trabalho home office.

Ferramentas para trabalho remoto

Para manter uma comunicação clara entre gestores e equipes, assim como permitir que todos alcancem a produtividade desejada, é necessário ter atenção especial à logística. Afinal, os funcionários que trabalharão remotamente têm todas as ferramentas necessárias?

Mesmo que muitos profissionais tenham seus próprios equipamentos eletrônicos, como notebook ou desktop, é missão da empresa entregar a seus funcionários todos os recursos necessários para realizar suas entregas. 

Durante a pandemia de coronavírus, o governo federal publicou a Medida Provisória nº 927, que, entre outros diversos pontos, prevê que a empresa poderá fornecer os equipamentos tecnológicos em regime de comodato (empréstimo gratuito).

Uma alternativa comum no mundo organizacional é permitir que as pessoas levem seus notebooks de trabalho para casa. Se isso não for possível, as companhias podem ainda recorrer ao aluguel de laptops e outros equipamentos eletrônicos. Essa opção tende a diminuir custos, além de permitir a troca de máquinas por modelos mais modernos sem a necessidade de investimento em aquisição.

Com todos os equipamentos à disposição da equipe, o próximo passo é identificar se há a disponibilidade de todas as ferramentas necessárias para gestão de projetos e comunicação.

“É preciso ter um workplace. Pode ser whatsapp para quem não tem intimidade. Pode ser o Slack ou o Microsoft Teams… Pode ser o que for, mas tenha um workplace, onde as pessoas possam saber que tem gente online, que podem contar com alguém. Mesmo que a empresa tenha três pessoas, é necessário um workplace onde possam trocar informações”, destaca o pesquisador sobre liderança remota Fernando Pacheco.

Atualmente, há diferentes alternativas que englobam as ferramentas comuns a uma rotina organizacional. Confira, abaixo, algumas delas.

Plataformas de integração de ferramentas na nuvem

  • G Suite: o pacote corporativo do Google inclui o uso de um endereço de email próprio, espaço de armazenamento no Google Drive e os aplicativos Docs, Sheets e Slides. Conta ainda com o Hangouts Meet, aplicativo do Google para Android, iOS e Web que oferece chamadas de vídeo pelo celular ou computador.
  • Microsoft Teams: a plataforma unificada de comunicação e colaboração da Microsoft reúne bate-papo, videoconferências, armazenamento de arquivos e integração de aplicativos no local de trabalho.

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Ferramentas de comunicação interna

  • Slack: software de comunicação de equipes com suporte a canais, conversas privadas e integração com serviços externos. Proporciona alta capacidade de customização e interação entre os participantes, além de comandos ágeis e facilidade para compartilhar os mais diversos tipos de arquivos.

Ferramentas de videoconferência

  • Zoom: serviço de conferência remota que combina videoconferência, reuniões online, bate-papo e colaboração móvel. É uma das ferramentas mais estáveis quando é usada por um grande volume de pessoas ao mesmo tempo.
  • Hangouts Meet: aplicativo do Google que oferece chamadas de vídeo pelo celular ou computador e permite conversar com dezenas de pessoas ao mesmo tempo. Também oferece integração com agendas para sincronizar reuniões programadas.
  • Skype: software da Microsoft que permite a comunicação online, tanto em videoconferência quanto em textos, através de conexões de voz e vídeo. 

Confira também: 10 melhores ferramentas de videoconferência para home office

Ferramenta de gerenciamento de projetos

  • Trello: aplicativo de gerenciamento de projetos com estrutura baseada no kanban, uma metodologia de gestão de fluxos de trabalho que foi criada no Japão.

Ferramenta para organização pessoal

  • Evernote: ferramenta para a organização da informação pessoal mediante um arquivo de notas. O aplicativo oferece flexibilidade para criar anotações separadas por cadernos e incluir textos formatados com cores e em lista, com anexos e desenhos feitos a mão.
  • Confira também: 24 ferramentas para aumentar a produtividade no home office

Contratos e regimes de trabalho em home office

Antes de implantar o home office em uma empresa, os gestores devem analisar o que diz a legislação trabalhista a respeito do teletrabalho. Assim, será possível assegurar que todas as exigências legais serão cumpridas. 

No momento de transição, serão comuns questões sobre o regime de contrato, a jornada de trabalho em home office e os benefícios para os empregados. 

Em 2017, a nova lei trabalhista regulamentou a prática do teletrabalho e definiu as obrigações das empresa. Confira os pontos mais importantes:

  • O controle da jornada de trabalho no home office deve ser feito por tarefa e não por horário. A lei alterou o artigo 62 da CLT, fazendo com que o limite de jornada de 8 horas diárias e 44 horas semanais não abranja os trabalhadores remotos.
  • O teletrabalho não está mais sujeito ao controle de jornada, retirando a obrigatoriedade do pagamento de horas extras.
  • O empregador deverá instruir os empregados sobre regras de saúde, ergonomia e de segurança do trabalho.
  • Para que os colaboradores deixem o regime de trabalho presencial e haja a implantação do home office, a mudança deverá ser feita por meio de acordo entre as partes e registrada em contrato.

É importante reiterar que o contrato de trabalho deve especificar que o funcionário está contratado no regime de home office.

Vale-transporte e vale-refeição para quem trabalha em home office

No home office, como ficam os benefícios? Quem trabalha remotamente tem direito a vale-transporte, vale-refeição ou vale-alimentação?

Uma vez que os funcionários não precisarão mais se deslocar até o local de trabalho, as empresas podem cortar o vale-transporte para quem trabalha no regime home office.

Já quanto ao vale-refeição (deve ser usado em restaurantes no dia a dia) e o vale-alimentação (destinado ao uso em supermercados), há opiniões divergentes.

Caso não haja previsão na convenção coletiva negociada pelo sindicato ou em acordo feito diretamente com o empregado, é possível que a empresa corte o acesso de seus funcionários ao VR.

Entretanto, especialistas alertam que ainda que não houvesse um acordo formalizado previamente, se a empresa oferecia vale-refeição ou vale-alimentação antes da migração para o home office, pode ser interpretado que houve alteração no contrato de trabalho prejudicial ao funcionário caso esses benefícios sejam cortados.

Plano de saúde e auxílio-creche no trabalho remoto

Assim como acontece com o vale-refeição, se a empresa já oferecia plano de saúde ou convênio médico enquanto o trabalho era realizado presencialmente, esse benefício deve ser mantido depois de a mudança para home office. O mesmo raciocínio é válido para auxílio-creche e vale-cultura.

Lembre-se que ainda que a lei não determine uma carga horária, devem ser respeitados os acordos feitos em relação à disponibilidade do funcionário para o trabalho. Preservar a qualidade de vida é fundamental para que os colaboradores alcancem o aumento de produtividade que citamos no início deste texto.

Depois de compreender todos os pontos necessários para implantar o trabalho remoto na sua empresa, saiba também como montar um home office gastando pouco

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