Entenda como se organizar para gerir o tempo no trabalho remoto e ter mais produtividade. Veja também apps e técnicas de gestão!

Trabalhar em casa é um objetivo para muitos profissionais, mas nem sempre é uma missão tão simples. O trabalho remoto exige organização e disciplina. Caso contrário, a gestão de tempo no home office se tornará um obstáculo, com impactos negativos para a produtividade.

Nem todos os profissionais conseguem ser organizados como gostariam. E isso, além de prejudicar a produtividade, causa frustração. Se esse é o seu caso, estamos aqui para ajudar. 

A seguir, apresentaremos dicas de como gerir o tempo no home office e ter bons índices de produtividade sem sofrer com sobrecarga de trabalho. Continue conosco e confira também uma lista de aplicativos que ajudam nessa gestão!

Utilize técnicas de produtividade

Um bom caminho para gerir o tempo no trabalho remoto e conseguir ser mais produtivo é o uso de técnicas de produtividade. Esses métodos ajudam a controlar melhor a rotina sem perder o foco em todas as tarefas a serem realizadas. A seguir, apresentamos duas alternativas para ajudar nessa missão.

Técnica Pomodoro

Entre as principais técnicas de produtividade, uma das mais voltadas para a gestão do tempo é a Técnica Pomodoro. Com ela, você consegue se manter concentrado em atividades por períodos curtos e, assim, evita distrações.

Basicamente, A técnica Pomodoro consiste em separar o tempo em blocos, sendo que cada um deles representa um pomodoro e cada divisão contém 25 minutos. 

A ideia é manter o foco completo em uma única atividade e sem interrupções durante todo esse bloco de tempo. Assim que o pomodoro terminar, você tem direito a um intervalo de 5 minutos.

Depois de finalizar 4 pomodoros, a pausa é maior e pode variar de 15 a 30 minutos.

As pausas são importantes para que você possa descansar um pouco e retomar o mesmo ritmo de trabalho logo depois. 

Se passamos várias horas executando uma mesma tarefa, há tendência clara de nos cansarmos. Consequentemente, o ritmo cai e a produtividade já não é a mesma.

Lembre-se que aumentar a produtividade não quer dizer passar mais tempo trabalhando, mas sim ser mais eficiente durante o período dedicado a uma tarefa.

Com a divisão do tempo em pequenos blocos em que você deve manter foco total, esse método ajuda a evitar a procrastinação e a manter a concentração contínua numa mesma atividade.

Método Getting Things Done (GTD)

Uma das técnicas de produtividade mais populares em todo o mundo, o Método GTD ajuda a compreender que ser produtivo não significa fazer mais, mas sim aproveitar melhor o seu tempo.

Para saber com detalhes como usar o Método GTD, você pode ler o livro A Arte de Fazer Acontecer. No entanto, é possível aplicar essa técnica seguindo alguns passos simples. O primeiro deles é a análise do tripé contexto, tempo e energia.

Antes de qualquer atividade, David Allen recomenda que você analise:

  • o contexto que envolve aquela atividade;
  • o tempo disponível para realizar uma atividade;
  • a energia e sua capacidade de atenção para aquela tarefa.

Com base nesses três fatores, o caminho para a organização e produtividade passa pela execução dos cinco passos do método GTD:

  • Capturar: tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar mais confiável.
  • Esclarecer: este é o momento em que você se dedica com foco e atenção para analisar cada uma das coisas que capturou e decidir o que demanda ação ou não.
  • Organizar: é importante ter suas listas organizadas para que possa acessá-las na hora certa e no lugar certo.
  • Refletir: este é o momento de revisão de todo o nosso sistema para não perder nada de vista, atualizar as informações e obter perspectiva.
  • Engajar: é executar com significado. Saber que você está fazendo, naquele momento, a coisa mais importante que deveria estar fazendo – em vez de estar preocupado ou distraído com outro assunto. É a tranquilidade de saber que o que você não está fazendo está sob controle.

Com base nesses cinco passos, o método GTD pretende entregar controle sobre todas as atividades a serem feitas, gerando fluidez no desenvolvimento das tarefas.

Confira também Matriz de Einsenhower: como usar para ter mais produtividade

Evite a procrastinação

Uma das principais vilãs para quem quer gerir melhor o tempo no home office é a procrastinação, que é o mesmo que adiar uma ação. Para quem procrastina, essa atitude leva a estresse, sensação de culpa e perda de produtividade. O fato de não cumprir com responsabilidades e compromissos também pode provocar vergonha.

Considerada uma grande inimiga para a produtividade no trabalho, a procrastinação é um desafio ainda maior para quem trabalha no regime home office e pode se perder em meio a diversas distrações em casa. 

Pesquisadores indicam que Há três formas para não procrastinar no home office:

Amarre seus hábitos 

A procrastinação seja evitada com a união de uma tarefa que você não gosta a uma atividade prazerosa.

Por exemplo, você pode definir que somente assistirá a um episódio de sua série favorita depois de realizar uma tarefa de trabalho que considera chata.

Celebre pequenas realizações

Imagine aquele grande projeto que você precisa entregar. Agora, em vez de pensar apenas em como ele pode ser complexo e trabalhoso, divida toda a tarefa em pequenas missões a serem cumpridas em um dia, dois ou uma semana. 

Ao realizar essas pequenas missões, alcançamos o prazer de progredirmos no trabalho e, consequentemente, passamos a nos sentir mais motivados para seguir adiante. 

Estabeleça prazos curtos para as suas tarefas

Uma grande armadilha para os procrastinadores está no prazo para terminar uma tarefa. Se o prazo é longo, a tendência é “enrolar” até que ele fique difícil demais de cumprir e aí não reste mais nada além de correr para executar aquela tarefa.

Essa não é apenas uma percepção de quem tem o hábito de procrastinar. A atitude descrita acima foi comprovada cientificamente em um estudo realizado por Oxford.

De acordo com os pesquisadores, quando temos prazos longos, podemos até nos autossabotar, comprometendo mais recursos para uma tarefa do que o ideal para realizá-la com sucesso.

Portanto, para evitar a procrastinação, o segredo é encurtar os prazos. Delimitar deadlines mais urgentes evita que adiemos tarefas.

Ouça a participação de Amanda Alvernaz, do Trello, no Digicast e entenda como gerir o tempo e ter mais produtividade no home office:

Organize uma agenda de tarefas diárias

A organização de uma agenda de tarefas diárias proporciona maior controle sobre tudo o que deve ser feito e aumenta a produtividade ao longo de um dia de trabalho. Para isso, você pode tanto usar uma tradicional agenda de papel ou recorrer a aplicativos. O que não pode faltar é empenho e dedicação.

Um dos métodos mais eficientes para não esquecer nenhuma tarefa é manter um checklist com sua lista de tarefas diárias e tudo o que deve ser feito ao longo do dia. Assim, é possível manter o tão desejado controle sobre suas atividades.

Quem é bem-sucedido em gerir as tarefas diárias alcança uma série de benefícios, como:

  • Compreensão de quais tarefas são urgentes;
  • Liberação de memória das tarefas diárias;
  • Melhor visualização do que precisa ser feito;
  • Otimização na execução de tarefas.

Para alcançar todos esse benefícios, siga estes passos:

Planeje as atividades do dia

O primeiro passo para conseguir uma organização é anotar tudo o que deve ser feito ao longo do dia.

Estabeleça prazos para as tarefas

Uma das grandes dificuldades para desempenhar todas as atividades da melhor forma possível é a crença de que ser multitarefas é um bom caminho. Pelo contrário, evite fazer várias coisas ao mesmo tempo.

Planeje períodos de descanso ao longo do dia

Aumentar a produtividade não quer dizer passar mais tempo trabalhando, mas sim ser mais eficiente durante o período dedicado a uma tarefa. Portanto, ao organizar sua agenda de tarefas diárias, não se esqueça de prever períodos de descanso entre cada atividade.

Confira também Como ter produtividade de forma saudável no home office

Mensure o tempo para reuniões e e-mails

Além de relacionar todas as atividades individuais, a organização de uma rotina diária precisa incluir o tempo a ser gasto com reuniões e com checagem e respostas de e-mails. Assim, você diminui a chance de que faltem alguns minutos no fim do dia para concluir todas as tarefas que havia planejado.

Automatize a organização de tarefas

Antigamente, era comum usarmos agendas em papel para organizar todas as tarefas que deveríamos fazer ao longo de uma semana ou mês. Não há problemas se você ainda prefere gerir sua rotina dessa forma. Contudo, diversos recursos digitais podem otimizar a gestão de sua tarefas.

Com as ferramentas disponíveis atualmente, é possível mensurar o tempo gasto com cada atividade, programar alertas para entrega de tarefas, anexar documento e ter anotações mais completas sobre cada atividade que precisa ser feita.

Aplicativos para gestão do tempo no home office

Para gerir melhor o tempo no home office, você pode contar com aplicativos que ajudam a organizar a rotina de tarefas e se programar melhor para todas as atividades que precisam ser realizadas. Confira alguns apps que proporcionam um dia a dia mais produtivo no trabalho remoto. 

Trello

O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos com estrutura baseada no kanban, uma metodologia ágil de gestão de fluxos de trabalho que foi criada no Japão.

As tarefas são apresentadas em quadros. Por meio deles, o Trello informa o que está sendo trabalhado, quem está trabalhando em quê, e onde algo está em um processo.

Para visualização e organização de tarefas diárias, a interface colorida e intuitiva do Trello é uma ótima opção. A ferramenta permite:

  • Arrastar itens da lista (“cartões”) em um quadro Kanban virtual; 
  • Enviar lembretes;
  • Fazer comentários; 
  • Utilizar marcadores;
  • E outros recursos.

Toda essa flexibilidade em como usar o Trello o tornam uma ótima ferramenta de organização para você ou sua equipe inteira. Além desses recursos disponíveis na versão gratuita, as versões pagas do Trello permitem o uso de “power-ups” e automações. 

Evernote

O Evernote app funciona como um bloco de notas universal. 

Depois de baixar o Evernote você consegue escrever ideias em arquivos de texto, registrar checklists, criar lembretes e até mesmo digitalizar documentos. 

Mas você me pergunta: como usar o Evernote e se localizar entre suas notas depois? 

Além do sistema de tags, a ferramenta de busca do Evernote é super poderosa e consegue reconhecer texto em imagens e digitalizações. Uma verdadeira salva-vidas.

Asana

Asana é uma plataforma de organização de equipes online com versão web e aplicativos para Android e iOS.

Suas funções principais são a organização de projetos, que podem ser feitas em lista ou quadro de cartões, além do recurso de fórum de discussão.

Construída especificamente para equipes, os recursos do Asana incluem:

  • Listas de tarefas;
  • Criação de times;
  • Chat colaborativo;
  • Quadro de projetos. 

Assim como o Trello, possui um plano grátis e também planos pagos. Os planos pagos, com valor mínimo de US$ 10,99 por mês, oferecem mais funcionalidades.

Para ficar por dentro de todas as funcionalidade do Asana, assista aos vídeos que explicam como funciona a ferramenta.

Google Agenda

Grande parte da popularidade do Google Agenda vem do fato de que é possível criar várias agendas em um só lugar usando uma única conta do Google.

Você pode ainda:

  • Escolher qual (ou quais) agenda deseja compartilhar;
  • Com quem deseja compartilhar seu Google Agenda;
  • Criar eventos;
  • Convidar outros participantes para eventos;

Além disso, o Google Calendar se conecta com muita facilidade não apenas a outros aplicativos de calendário, mas também a aplicativos e serviços comerciais que utilizam calendários em sua carteira de recursos, como é o caso do Trello e da Asana. 

Todoist

O TodoIst é um aplicativo para organizar tarefas gratuito, que oferece lista de tarefas, colaboração e arquivos em nuvem.

Todas essas funcionalidades estão disponíveis na versão gratuita.

Para usar o Todoist, é preciso adicionar todas as tarefas que devem ser feitas.

Somente depois disso, será possível iniciar o processo de priorização de demandas e o planejamento dos dias de trabalho.

A ferramenta permite organizar as tarefas recorrentes e organizá-las por projetos.

O app ajuda a:

  • Listar suas tarefas em checkboxes;
  • Agrupar suas tarefas por múltiplas verticais;
  • Separar suas tarefas por projeto;
  • Separar as mesmas tarefas por contexto;
  • Criar tarefas recorrentes;
  • Atribuir tarefas a outros membros do projeto.

Em outras palavras, digamos que você precisa realizar um pagamento referente a um projeto. Essa mesma tarefa pode fazer parte de um projeto e também de um contexto chamado “banco”. 

Assim, sempre que você entrar no banco (presencial ou virtualmente) poderá acessar as lista de itens que podem ser resolvidos por lá. 

Além disso, conforme listado acima, é possível criar tarefas que se repetem em intervalos regulares (ex: reunião de equipe toda segunda-feira ou enviar relatório para os investidores todo dia 15).

Microsoft To Do

Antigamente chamado de Wunderlist, o Microsoft To Do funciona como um gerenciador de tarefas.

Com esse app, você pode:

  • Criar e verificar listas de tarefas em qualquer lugar e em qualquer dispositivo;
  • Compartilhar suas listas com amigos, familiares e colegas do trabalho, etc;
  • Organizar listas por cor;
  • Configurar prazos e lembretes únicos ou recorrentes;
  • Gerenciar suas tarefas em etapas;
  • Criar notas dentro de qualquer tarefa;
  • Anexar arquivos;
  • Sincronizar as tarefas entre o Outlook e o To Do.

O app é recomendado, principalmente, para quem busca recursos como tarefas compartilhadas, etiquetas (com uso de hashtags), lembretes e colaboração em equipe.

Confira também Guia do Google Drive: como armazenar arquivos, fotos e vídeos

Habitica

Para quem gosta de se motivar com desafios, Habitica é uma ótima opção para a organização de tarefas diárias. Afinal, o aplicativo funciona com gamificação.

Como um RPG, o app utiliza uma personagem para instruir o usuário e explicar como funciona. As tarefas são transformadas em pequenos monstros que você precisa derrotar. 

Ao criar uma tarefa, é possível selecionar uma dificuldade. Se essa atividade for cumprida, o usuário ganha uma bonificação. Já se não realizar a tarefa, pode ser punido.

Quanto mais metas forem cumpridas, mais recursos do app serão liberados.

Calendly

O Calendly é um aplicativo de agendamento de horários criado para facilitar o processo de marcação de encontros e reuniões. 

O anfitrião seleciona as datas e horários em que está disponível, além de deixar clara a duração do evento, local em que deve ocorrer (inclusive se for um encontro virtual) e outros detalhes pertinentes. 

Depois basta compartilhar a URL com o convidado, que poderá optar pelo horário mais adequado para ele. Fácil, prático e – de quebra – integrado ao Google Calendar.

Confira também Guia do Google Meet: como funciona o app de videoconferência

Any.Do

O Any.Do permite criar listas de tarefas e subtarefas, anexar notas (em textos, imagens, áudios e vídeos) e adicionar lembretes únicos ou recorrentes.

Mais de 340 mil pessoas já utilizam o Any.Do como um auxílio para organizar suas rotinas de trabalho.

Para baixar, use estes links: Google Play e Apple Store.

Com a ajuda desses aplicativos, você pode se organizar melhor e colocar em prática que demos aqui para gerir o tempo no home office e ter mais produtividade.

Aproveite também para acessar o Clube da Leitura da Digilandia e ver recomendações de livros que explicam como se organizar para trabalhar remotamente:

Clube da Leitura Digilandia

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