Saiba como organizar reuniões em home office mais produtivas e garantir que todos os encontros virtuais sejam mais eficazes

“Essa reunião poderia ter sido um e-mail”. A frase que ficou famosa no mundo corporativo é uma menção às reuniões improdutivas, que parecem ser uma perda de tempo para seus participantes. Num mundo que exige cada vez mais eficiência e agilidade de resposta, ninguém gosta de ter a impressão de ter desperdiçado alguns valiosos minutos.

Se você costuma conviver com essa sensação frequentemente e gostaria de tornar suas reuniões mais produtivas, não se preocupe. Há algumas medidas que podem ser tomadas para que esses encontros, mesmo que a distância, sejam bem-sucedidos e eficazes.

A seguir, apresentamos algumas dessas ações, que vão desde o planejamento das reuniões até o follow up desses encontros. Basta um pouco de organização para que ninguém sinta mais que teve o tempo desperdiçado!

Ações para tornar as reuniões em home office mais produtivas

Seja presencialmente ou em trabalho remoto, as reuniões tendem a ser improdutivas quando não há um objetivo claro, tampouco um planejamento prévio. Entre as principais causas para a sensação de perda de tempo nesses encontros estão:

  • A falta de pontualidade, causada por atrasos acidentais ou recorrentes;
  • Falta de planejamento;
  • Falta de foco nas discussões;
  • Ausência de um gestor para orientar os momentos de fala;
  • Presença desnecessária de algum participante;
  • Tópicos inconclusivos. 

Especialmente o último ponto é a principal causa para a percepção de que houve desperdício de tempo numa reunião. Afinal, o que traz a sensação de que um encontro foi produtivo é sair dele com alguma solução para o problema apresentado ou a definição de próximos passos a respeito do tópico discutido.

Portanto, todas as ações para tornar as reuniões mais produtivas devem ser tomadas com o foco em como levar a uma solução. Contudo, esse caminho não é construído apenas durante a reunião. Sua pavimentação vem desde a análise se é realmente necessário fazer uma reunião para abordar o assunto em questão.

Se você já tem a certeza de que trocas de e-mails ou outras formas de comunicação não serão suficientes, o próximo passo é se preparar adequadamente para a reunião. Nesse caso, é importante seguir estas ações:

Defina um objetivo claro

Antes de convidar qualquer pessoa para uma reunião, tenha clareza de qual é o objetivo daquele encontro. Isso é primordial para que os próximos passos sejam bem-sucedidos.

Seja uma reunião para definir quais passos devem ser seguidos num projeto, para avaliar o desenvolvimento de alguma ação ou já na fase de apresentação de resultados, é importante que o objetivo daquele evento esteja claro. Caso contrário, há espaço para uma alta tendência de improdutividade.

Confira também Como fazer gestão de tempo no home office e ser mais produtivo

Prepare o que precisa ser definido

Uma vez que o objetivo está definido e claro, o responsável pela reunião deve preparar tudo o que precisa ser analisado no evento e avaliar o tempo a ser gasto em cada uma dessas etapas.

Portanto, deve haver espaço para a contextualização do assunto e a definição de quais pessoas devem ser ouvidas para chegar à melhor solução.

Você pode solicitar que os participantes a da reunião façam tarefas prévias. Assim, diminuirá o risco de alguns passos seguintes se tornarem inviáveis porque um pré-requisito não foi realizado.  

Convide somente quem é imprescindível

Quase todas as pessoas já foram convidadas para uma reunião em que tiveram a sensação de que sua presença era dispensável e, portanto, perderam tempo. Para evitar que isso aconteça, é essencial analisar quem deve participar daquele evento.

Reuniões com menos pessoas tendem a evitar a perda de foco e facilita que as pessoas se expressem da melhor forma. 

Mas lembre-se de todos que precisam estar presentes para alcançar o objetivo que foi traçado lá no início. A ausência de um decisor é mais um fator que torna uma reunião improdutiva.  

Avalie a necessidade de apresentações e recursos visuais

Para uma reunião ser produtiva, é imprescindível que todos compreendam claramente qual é o problema e quais passos serão tomados para chegar a uma solução. Por isso, o uso de recursos visuais pode ser um bom caminho para que todos consigam ter uma visão do tema abordado.

Caso a discussão preveja a abordagem de números, é recomendável que haja a preparação de gráficos para facilitar a compreensão.

Em contrapartida, evite que as apresentações tornem as reuniões engessadas e sem espaço para que pontos importantes surjam espontaneamente. Mantenha abertura para a criatividade. A partir dela, tendem a surgir as melhores soluções.

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Defina prioridades

Muitas vezes, o tempo de uma reunião será insuficiente para abordar todos os assuntos. Assim, é importante definir prioridades. Para isso, podem ser seguidos estes critérios:

  • urgência: assuntos de alta importância devem ser priorizados;
  • abrangência: o ideal é tratar de assuntos relevantes para o maior número possível de pessoas;
  • agilidade na solução de pequenos problemas: solucionar com rapidez questões de menor importância deixará mais tempo para temas mais relevantes;
  • pertinência: tópicos que não sejam relevantes para a maioria das pessoas devem ser deixados para outras reuniões com menos participantes.

Mantenha o foco

Uma das principais causas para uma reunião ser improdutiva é a perda de foco. Por isso, objetivo inicial deve estar claro. Com ele bem definido e alinhado com todos os participantes, o responsável pela reunião se sentirá mais confortável para pedir que os participantes não desviem do assunto principal da reunião.

Caso um tema importante surja e esteja distante daquilo que deveria ser tratado inicialmente, é recomendável que ele seja anotado e seja estabelecido um outro momento para ser discutido.

Um bom artifício para interromper a fala de outra pessoa sem causar desconforto é, justamente, lembrar do foco da reunião e indicar que é preciso se preparar adequadamente para abordar outro tema.

Outra recomendação para que o foco não seja perdido é estabelecer um código de conduta, para evitar, por exemplo, que as pessoas passem a usar o celular durante a reunião e não se concentrem na discussão.

Ouça a entrevista de Rafael Damasceno no Digicast e saiba como criar uma cultura organizacional numa empresa remota:

Encerre com um follow up

Para uma reunião ser produtiva, é importante que, ao fim dela, todos os tópicos sejam “amarrados” e haja uma conclusão. É importante analisar se o objetivo foi alcançado ou se ainda há alguma pendência. 

É recomendável que todos os tópicos sejam anotados, com a inclusão de quais serão os próximos passos e um cronograma. Dessa forma, todos terão clareza do que deve ser feito a partir daquele evento.

Especialmente em reuniões em home office, uma boa ação é enviar um e-mail com todo esse relatório para os participantes, formalizando o que foi discutido e o que deve ser feito. 

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Como usar a tecnologia para tornar as reuniões no home office mais produtivas

Quem trabalha remotamente precisa contar com a tecnologia para conseguir executar todas as tarefas da melhor forma. Isso é válido também para quando é preciso realizar reuniões virtuais. Há ao menos três recursos tecnológicos que ajudam a tornar esse momentos mais produtivos. 

Compartilhamento de agendas

As agendas virtuais, como as usadas no Google Agenda ou no Calendly, permitem que os horários sejam compartilhados com outras pessoas. Isso se torna ainda mais fácil quando são usados e-mails corporativos.

Dessa forma, é possível visualizar facilmente quais seriam os melhores horários para marcar uma reunião, minimizando o risco de ela ser cancelada ou que haja a necessidade de um reagendamento.

Com as agendas compartilhadas, mesmo que o primeiro horário sugerido não seja o mais adequado para algum participante, essa pessoa pode indicar com mais facilidade um novo horário.

Especialmente para empresas em que pessoas trabalham em diferentes localidades, é importante ter atenção ao fuso horário para evitar desencontros. Para isso, uma boa solução é usar a extensão Figure it Out. Ela ajuda a “descobrir” qual o fuso em outra localidades e, assim, evitar desencontros.

Videoconferências

Para realizar reuniões virtuais, não há outro caminho senão recorrer às ferramentas de videoconferência. Atualmente, há um grande leque de opções para diferentes demandas. 

Aqui na Digilandia, já avaliamos diversas delas e trouxemos tutoriais para usar da melhor forma. Confira esta lista e defina qual é a ideal para a sua necessidade:

Confira também Equipamentos para videoconferência: tudo o que você precisa

Armazenamento de reuniões na nuvem

Praticamente todas as ferramentas de videoconferências que relacionamos acima oferecem um recurso importante para quem precisa consultar o que foi abordado numa reunião virtual. Essas plataformas armazenam os vídeos das reuniões na nuvem e, assim, permitem que o acesso seja feito a qualquer momento, a partir de qualque lugar.

Se você participou de uma reunião e não fez todas as anotações que gostaria ou precisa checar alguma informação, basta recorrer ao armazenamento na nuvem para consultar a gravação.

Com a ferramenta de videoconferência correta, realizar reuniões em home office se tornou tão prático quanto presencialmente. O importante é ter atenção às ações que podem tornar esses encontros virtuais mais produtivos.

Entre todos os tópicos que abordamos aqui, é importante testar diferentes formatos para entender de qual maneira as reuniões trazem mais eficiência para todos.

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