Pomodoro, GTD, ZTD, Matriz de Eisenhower… Confira técnicas que ajudam a organizar a rotina e aumentar a produtividade no trabalho

Não procrastinar e aumentar a produtividade é a missão de praticamente todos os profissionais do mundo atual. Para isso, podemos buscar formas de sermos mais organizados e controlarmos melhor o tempo para a realização de todas as tarefas do dia. Também podemos usar técnicas de produtividade desenvolvidas por diferentes pesquisadores.

É provável que você já tenha ouvido falar de Pomodoro ou do método GTD. Aqui, vamos explicar como funcionam essas duas técnicas de produtividade, o que você deve fazer para tirar o melhor proveito delas e como poderia adaptá-las à sua rotina. 

Lembre-se de que ser mais produtivo não é fazer mais coisas, mas sim aproveitar da melhor forma possível o tempo que tem à disposição. 

Portanto, não perca mais tempo e descubra qual a melhor técnica de produtividade para o seu dia a dia!

Principais técnicas de produtividade

  • Técnica Pomodoro
  • Getting Things Done (GTD)
  • Zen to Done (ZTD)
  • Matriz de Eisenhower
  • Princípio de Pareto
  • Método Konmari

Técnica Pomodoro

Criada por Francesco Cirillo, a técnica Pomodoro consiste em separar o tempo em blocos, sendo que cada um deles representa um pomodoro e cada divisão contém 25 minutos. 

A ideia é manter o foco completo em uma única atividade e sem interrupções durante todo esse bloco de tempo. Assim que o pomodoro terminar, você tem direito a um intervalo de 5 minutos.

Depois de finalizar 4 pomodoros, a pausa é maior e pode variar de 15 a 30 minutos.

Assim, esse método ajuda a evitar a procrastinação e a manter a concentração contínua numa mesma atividade.

Quando usamos a técnica Pomodoro, seguimos um desafio de nos mantermos totalmente focados em uma atividade durante 25 minutos. Dessa forma, ignoramos as distrações e somos produtivos nesse período.

Além disso, sabemos que logo teremos uma pausa de 5 minutos para alguma distração, como checar as notificações do celular.

Consequentemente, nosso cérebro não se cansa com a atividade realizada por um longo período e mantemos um bom ritmo de produtividade.

Os intervalos de tempo indicados pela técnica não são, necessariamente, a melhor solução para todos. Assim, não há empecilhos para que você adapte a duração das tarefas ou de seus intervalos como for melhor para a sua rotina de trabalho.

Para realizar a técnica Pomodoro, você pode contar com a ajuda de alguns aplicativos:

Confira também: 38 aplicativos de produtividade para smartphone ou computador

Getting Things Done (GTD)

A técnica de produtividade Getting Things Done ficou conhecida em todo o mundo por meio do livro escrito por David Allen, que, em português, se chama A Arte de Fazer Acontecer.

A partir do estudo de diversas técnicas de produtividade, Allen desenvolveu o método GTD com base em cinco passos para fazer as coisas acontecerem:

  • Capturar: tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar mais confiável.
  • Esclarecer: este é o momento em que você se dedica com foco e atenção para analisar cada uma das coisas que capturou e decidir o que demanda ação ou não.
  • Organizar: é importante ter suas listas organizadas para que possa acessá-las na hora certa e no lugar certo.
  • Refletir: este é o momento de revisão de todo o nosso sistema para não perder nada de vista, atualizar as informações e obter perspectiva.
  • Engajar: é executar com significado. Saber que você está fazendo, naquele momento, a coisa mais importante que deveria estar fazendo – em vez de estar preocupado ou distraído com outro assunto. É a tranquilidade de saber que o que você não está fazendo está sob controle.

Com base nesses cinco passos, o método GTD pretende entregar controle sobre todas as atividades a serem feitas, gerando fluidez no desenvolvimento das tarefas.

Essa segurança sobre o que precisa ser feito levou o método GTD a ser utilizado para o desenvolvimento de algumas das melhores para ferramentas de organização e gestão de projetos, como o Todoist

O aplicativo organiza tarefas com base na metodologia Getting Things Done, com a criação de listas de tarefas divididas e subdivididas de acordo com graus de importância, prioridade ou ordem de execução.

No vídeo abaixo, David Allen explica como lidar com as tarefas que sugam nossa energia e assumirmos o controle sobre elas:

Zen To Done (ZTD)

Se você não gostou do método Getting Things Done ou acha que ele não será tão útil à sua rotina, uma outra técnica que poderá ser útil para aumentar sua produtividade é Zen to Done (ZTD).

Essa metodologia foi desenvolvida por Leo Babauta, autor do livro The Power of Less, que demonstra como agilizar sua vida, identificando o essencial e eliminando o desnecessário. Assim, você se concentra em alcançar as metas que podem mudar sua vida para melhor.

A diferença do ZTD para o GTD é uma promessa de ser um método mais simples e voltado para a ação. Embora tenha se baseado na técnica desenvolvida por David Allen, Babauta acrescentou outras práticas de produtividade.

O ZTD tem diferentes fases, que visam fazer com que você crie e adapte sua rotina conforme vá progredindo no uso da técnica. Além disso, o método busca fazer as tarefas de forma simples e livre de estresse.

Para organizar sua rotina, Leo Babauta indica 10 hábitos a serem adotados. Contudo, você deve partir para o próximo apenas quando tiver dominado o anterior. A lista conta com:

  1. Coletar informações (não deixar nada na cabeça);
  2. Processar informações;
  3. Planejar;
  4. Executar;
  5. Utilizar um sistema confiável para controlar suas tarefas;
  6. Organizar;
  7. Revisar;
  8. Simplificar;
  9. Definir Rotinas;
  10. Encontrar sua Paixão.

Para quem quer uma versão mais resumida da metodologia ZTD, Leo Babauta indica quatro passos principais:

  1. Capture: carregue com você um caderninho, ou fichas de papel 3×5, onde possa anotar todas as suas ideias, projetos e informações que passarem pela sua cabeça. Tire da cabeça e passe tudo para o papel, de forma que não se esqueça de nada.
  2. Processe: decida rapidamente sobre o que deve ser feito com a informação coletada. Você precisa agendar? Arquivar? Responder? Independentemente do que seja, tome decisões rápidas sobre qual o próximo passo e não deixe que as pendências se acumulem.
  3. Planeje: diariamente, escolha 3 TMI (Tarefas Mais Importantes) que devem ser feitas até o final do dia. Procure fazer suas TMIs já pela manhã para se livrar o quanto antes.
  4. Faça: concentre-se em apenas uma tarefa e faça-a sem interrupções. Não tente executar múltiplas tarefas ao mesmo tempo.

A proposta do ZTD é que ao criar o hábito de definir as Tarefas Mais Importantes (TMIs), você passará a ter mais controle sobre sua rotina e conseguirá ser mais produtivo.

Confira também 42 ferramentas de produtividade para tornar sua rotina mais eficiente

Matriz de Eisenhower

Dwight Eisenhower foi presidente dos Estados Unidos e responsável por desenvolver esta metodologia. Segundo ele, “o que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante”.

A Matriz de Eisenhower é uma técnica de produtividade que ajuda a priorizar as tarefas de modo que as mais importantes não sejam deixadas de lado pelas que aparecem de repente ou que são urgentes.

Basicamente, a ideia é que todas as suas tarefas podem ser distribuídas em 4 quadrantes, com dois eixos: um de Importância e outro de Urgência. Cada quadrante um valor de 1 a 4 baseado em sua prioridade.

As tarefas que são ao mesmo tempo “Importantes” e “Urgentes” recebem um nível de prioridade 1, e devem receber mais atenção. Elas ficam no quadrante superior esquerdo.

Já tarefas que são consideradas tanto “Não Importantes” quanto “Não Urgentes” ocupam o quadrante inferior direito e devem ser deixadas de lado. 

No alto à direita (importantes, mas não urgentes), estão as tarefas que devem ser agendadas para um outro momento.

No quadrante inferior esquerdo (urgentes, mas não importantes), por sua vez, ficam aquelas que podem ser delegadas para outras pessoas.

Matriz de Eisenhower

Assim, a matriz ajuda a organizar e a visualizar quais tarefas são mais importantes e urgentes, além de mostrar aquelas com as quais você não deve perder energia.

Confira a participação de Amanda Alvernaz, do Trello, no Digicast e receba dicas para aumentar sua produtividade no home office:

Princípio de Pareto

O princípio de Pareto determina que 20% das causas são responsáveis por 80% dos resultados. 

No meio organizacional, há diferentes formas de utilizar essa relação. Por exemplo, 20% seriam responsáveis por 80% da receita ou 20% dos defeitos numa cadeia operacional seriam a causa de 80% dos problemas de uma organização. 

Além disso, o princípio de Pareto pode ser usado para melhorar a sua produtividade. 

Com base na regra 80/20, apenas 20% das atividades são responsáveis por 80% dos resultados. Ou seja, uma a cada cinco tarefas realizadas têm peso muito maior do que as outras quatro nos resultados que você deve alcançar.

A partir desse raciocínio, o caminho é identificar quais são os 20% de atividades que realmente devem receber mais importância e dedicar mais foco e concentração a eles.

Se tem dúvidas de como definir as tarefas mais importantes da sua rotina, a Harvard Business Review sugere que você siga estes passos:

  1. Antes de deixar o escritório hoje, anote suas seis principais prioridades para amanhã em um post-it.
  2. Descarte os cinco últimos.
  3. Anote a sua principal prioridade em um post-it e coloque-o no seu computador.
  4. Programe uma janela de 90 minutos para trabalhar em sua principal prioridade, deixando de preferência como a primeira coisa do dia.
  5. Toda vez que você estiver prestes a verificar e-mail, Facebook, Twitter etc., anote o que está prestes a fazer.

Se não gostar dessas dicas, você pode adotar um sistema de pontuação, com critérios como esforço demandado, urgência e importância. Ao fazer a média de pontuações desses critérios, será possível identificar qual é a tarefa a ser priorizada.

Dessa forma, você prioriza as tarefas mais importantes, se empenha mais em resolvê-las e conquista os resultados tão expressivos que almeja.

Confira também: 41 melhores extensões do Google Chrome para o seu trabalho

Método Konmari

Usualmente, quando temos a missão de sermos mais produtivos, pensamos em como priorizar tarefas e organizar melhor o tempo. Porém, a produtividade passa também pela organização do local de trabalho. 

Afinal, o cuidado com o ambiente em que passamos grande parte do nosso dia impacta diretamente na nossa capacidade de realizarmos com sucesso todas as nossa tarefas. E é neste ponto que o Método Konmari se torna uma importante técnica de produtividade.

Esse método foi desenvolvido pela japonesa Marie Kondo, autora do best-seller A Mágica da Arrumação e estrela da série Ordem na Casa com Marie Kondo, da Netflix (veja o trailer logo abaixo). Em 2015, ela foi considerada pela revista Time uma das 100 pessoas mais influentes do planeta.


O segredo do Método KonMari está em categorizar todas as coisas de sua casa e manter em sua vida apenas aquilo que te faz feliz. Todo o restante deve ser destacado, livrando-se do excesso.


Em
entrevista ao blog do Trello, Jenny Ning, a primeira funcionária da KonMari, indicou como esse método pode ser utilizado para aumentar a produtividade no trabalho.

“Começando com os aspectos tangíveis, o Método KonMari pode ser implementado em mesas e escritórios. É valioso em espaços de trabalho compartilhados também. Um ambiente que desperta alegria pode levar a uma força de trabalho mais feliz e criativa. Em termos do trabalho real, o método KonMari pode ajudar na produtividade. Ele incentiva você a identificar o que é essencial e a tomar medidas para criar um ambiente que apoia seus objetivos”, destacou.

Jenny Ning ainda explicou como essa técnica pode ser apropriada para melhorar nossa vida digital. “Comece por ser mais consciente do volume de itens digitais em sua vida, e por priorizar aqueles que lhe trazem alegria. Sentir-se oprimido no trabalho é natural quando você constantemente mantém dezenas de abas do navegador abertas em seu computador ou tem todos os itens possíveis em sua lista de afazeres acumulados”, acrescentou.

Seja com o método Konmari, a técnica Pomodoro, GTD ou ZTD, o importante é identificar qual técnica de produtividade faz mais sentido para o seu perfil e fazer possíveis adequações para torná-la mais aplicável à sua rotina.

As metodologias ágeis, como Kanban e Scrum, também podem ser aliadas na busca pelo aumento de produtividade, especialmente em projetos desenvolvidos por equipes.

Não se esqueça que é importante aliar organização e uma boa performance no trabalho sem comprometer sua saúde mental ou qualidade de vida

Para tirar o melhor proveito das técnicas que citamos aqui, aproveite para conferir 24 ferramentas para aumentar a produtividade no home office.

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