Confira a entrevista com Matheus Reis, da Qipu, e veja como é possível recorrer a um contador remoto e fazer a contabilidade online

Com o avanço tecnológico, diversos serviços passaram a ser realizados remotamente. Entre eles, está a contabilidade. Agora, é possível que as empresas tenham acesso a um contador online, assegurando que todas as obrigações sejam cumpridas e todas as declarações sejam entregues.

Para entender melhor como isso é feito, conversamos com Matheus Reis, líder da equipe Customer Success da Qipu, empresa que oferece a contabilidade online para pequenas e médias empresas.

 

Para ouvir a 19ª edição do Digicast, basta usar o player acima. Se preferir, você pode ler a transcrição da entrevista feita por Pedro Renan, CEO da Digilandia, logo abaixo.  

Olá! Bem-vindos ao 19º episódio do Digicast. Sou Pedro Renan, CEO da Digilandia e da Agência Papoca e seu host. 

Hoje, recebo o glorioso Matheus Reis, do Qipu, para falar se é possível ter um contador 100% online e remoto.

Seja muito bem-vindo, Matheus!

Obrigado, Pedro. É um prazer estar aqui para falar sobre como funciona isso. Estou na linha de frente junto o time de CS do Qipu. Tratamos da contabilidade online de diversos empreendedores, de pequeno e médio porte. A ideia é contar como é isso na prática. E sim, dá para ter um contador remoto. 

Nossa intenção é trazer um pouco de leveza para esse assunto que acaba sendo um pouco burocrático. Tentamos traduzir ao máximo a contabilidade para uma linguagem que qualquer pessoa entenda e deixar o dia a dia dos empreendedores bem facilitado.

Pegando esse gancho do assunto mais complexo. Contador, médico e advogado é aquele tipo de pessoa que a gente só liga quando está com problema. Dificilmente, ligamos para dar notícia boa.

Infelizmente, é uma realidade e para muitas profissões, normalmente, temos a crença de que precisam ser 100% presenciais. Você acabou já respondendo que dá para fazer de forma remota. Mas como isso é feito?

Falando disso, já garanto que contador resolve muita coisa. Para deixar essa parte da sua empresa 100% em dia, o melhor remédio é sempre a prevenção. A contabilidade resolve muita coisa, mas previne também. 

Com a contabilidade, você consegue medir a saúde da sua empresa, premeditar próximos passos. Então, é muito importante ter isso antes de ter algum problema. 

Falando sobre como isso funciona remotamente. É possível sim. E isso não tem partido só dos contadores, não é uma coisa só do Qipu. Os próprios órgãos públicos, a Receita Federal, vêm se inovando e trazendo online todas as entregas que, antigamente, eram feitas todas em papel e protocoladas. 

Muita coisa pode ser feita online, como as guias para pagamento mensal, a escrituração dos atos da empresa e as declarações anuais da empresa. Fica bem mais fácil se você unir tudo numa plataforma única, porque ali você já consegue ter seu controle financeiro e emitir notas online.

É um movimento natural que tem surgido, e o Qipu está aí para acompanhar esse movimento e facilitar, porque são pouquíssimos processo contábeis que incluem o protocolo presencial. Dá para tocar isso de maneira remota, você conversando com seu contador, seja por e-mail ou chat disponibilizado no app. Há toda essa troca online. 

Para as coisas que for necessário protocolo presencial, a gente acorda, vê a melhor maneira de fazer se necessário. Dá sim para ter o contador remoto. Entregamos tudo perfeitamente, tudo em ordem para a Receita Federal e os órgãos públicos, para que a empresa não tenha nenhum tipo de problema.

E a facilidade também é que fica mais transparente. Fica bem mais fácil lidar com sua contabilidade se você está vendo o todo e consegue enxergar o que recebe e o que tem de pagar. Fica muito mais fácil unir tudo isso em um lugar só, para casar com o imposto que vai pagar. Se você tem tudo no mundo digital, fica mais fácil fazer qualquer tipo de conferência e acompanhar a sua empresa.

Já falamos aqui com muita gente legal. Uma das coisas quando abordado o assunto de inovação é que quando você entra num mercado e promove uma disrupção, normalmente, existe uma resistência, há desafios e uma cultura a ser transformada. 

Dentro disso, quais têm sido os principais desafios enfrentados pelo Qipu para mudar esse status quo, seja do contador ou até mesmo das empresas e das pessoas que não acham que é possível ter uma contabilidade online?

Um desafio grande é mudar a forma como as pessoas enxergam a contabilidade, porque todo mundo tem a imagem do contador de camisa social, sentado à frente de uma mesa, com um monte de papel, com aquele gaveteiro de arquivo. 

As pessoas têm isso ainda um pouco engessado na cabeça. Não é um valor que tem um serviço agregado. As pessoas olham mais para o que precisam pagar, ficar com a empresa em dia e declarar os impostos. Mas é mais que isso.

A contabilidade consegue trazer a saúde da empresa, a necessidade do empreendedor de acordo com a movimentação financeira e entender até onde pode ir.

Fazer com que as empresas enxerguem esse valor é um grande desafio, porque são assuntos delicados e importantes. Fazer isso online não tira nenhum valor nem nada do processo em si. É feito da mesma maneira que seria feito no papel, mas hoje já inovado nos modos digitais.

Acredito que um grande valor é que o empreendedor entenda que dá sim para fazer online, que não é uma coisa de outro mundo e que a contabilidade já está se atualizando. Na verdade, já está atualizada. E tentamos traduzir isso o máximo possível para nossos empreendedores por meio de informações úteis. No nosso blog, postamos muitas coisas para deixar as pessoas atualizadas.

O desafio é gerar essa confiança e valor para o empresário entender que dá sim para manter isso no meio digital, por meio de celular ou do computador. E é muito mais do que gerar imposto. É manter a empresa saudável.

Esse é um ponto bem legal. No episódio 8, com o Carmelo, da Fanatee, falamos sobre lições básicas de empreendedorismo. Uma das coisas que ele comentou e que poucas empresas fazem é ter uma gestão financeira e contábil estratégica. Existem vários mecanismos que se você tiver controle e poder da sua contabilidade, do que entra e do que sai, da DRE, do fluxo de caixa, qual regime a ser usado… Tudo isso dá muita margem de manobra para melhorar o fluxo de caixa, melhorar a operação, usar um dinheiro para investir em crescimento da empresa.

Você acha que falta aos empreendedores, às pequenas e médias empresas ou até grandes um controle maior disso, até pela dificuldade de entender? E se houvesse, poderiam tomar uma melhor decisão do dinheiro, onde alocar recursos e quanto tempo de vida a empresa terá?

Com certeza. É aquilo de o contador não ser só um gerador de imposto. Se você tem relatórios, consegue ver em quais dias tem de pagar, o quanto já recebeu… A maioria dos impostos não são imediatos. Você não emite uma nota, presta um serviço ou vende alguma coisa e pagará o imposto imediatamente. Há todo um fluxo de passada de informação para a receita até o pagamento da guia. 

Se você consegue acompanhar tudo isso no dia a dia, tem tudo registrado com facilidade, fica muito mais fácil tomar qualquer decisão financeira para a empresa com esse tipo de gestão. Você consegue saber qual será o melhor caminho para aplicar o dinheiro dentro do seu negócio. Se é melhor aplicar financeiramente em ações ou se você pode investir no seu negócio mesmo.

É óbvio que se você tem tudo isso na nuvem, seja num site ou app, é possível consultar a qualquer hora, sem ter de mandar um e-mail ou ligar. Com a informação no seu rosto, é muito mais fácil tomar uma decisão. Às vezes, você está até mesmo numa reunião estratégica e já consegue consultar.

Aqui, falamos da vida como é, falando de acertos e erros, até para que as pessoas evitem cometer os mesmos erros. Como líder do time de atendimento do Qipu, qual o maior erro que você já cometeu ou a célula de atendimento como um todo?

Essa pergunta é um pouco difícil, porque estamos sempre passíveis a erros. Quando olhamos um pouco para a área de customer sucess, atendimento e tudo isso que a gente propõe, há muitos desafios e é complicado ser 100% assertivo. 

Entrei no Qipu num momento que o atendimento era pequeno ainda. Estávamos bem no começo dessa área. Acabei passando por N situações diferentes, por quase todos os processos. 

Para mim, um erro que cometi muito no começo foi entender que CS não é fazer de tudo, saber ponderar para entregar um valor legal ao cliente e entender que não há limite, para não abrir exceções demais. Houve uma situação em que abri exceções e tive de recorrer com a ajuda do time contábil. Foi bem difícil, mas conseguimos atender as promessas que fiz.

Um desafio grande foi cumprir com nosso trabalho e entender até onde podíamos ir, para não nos prejudicar e prejudicar o cliente também. Não criar hábitos que tornassem mais fácil por um lado, mas que não trouxessem a realidade do nosso escopo.

Foi um desafio grande dentro da área de CS e dentro do Qipu também.

Você vê alguma dificuldade do lado dos clientes? O que você vê mais comum entre as empresas que procuram o Qipu ou que querem ter uma contabilidade online? Onde as empresas mais estão errando e poderiam se beneficiar de ter todo esse ambiente e todas as informações que citamos?

Uma coisa que percebo bastante é o deixar para depois. Quando falamos de pagar imposto, acaba acumulando. Pagando a guia, emitindo a nota e não olha tudo o que tem no cenário da empresa. Há muito mais coisa do que a emissão de uma nota ou da venda de um produto, até o imposto.

Um erro que as pessoas cometem é não olhar tudo o que a empresa tem. Explicamos e fazemos treinamento sobre como as coisas devem funcionar. As pessoas acabam não se engajando muito, deixando para ver depois, porque a declaração é uma vez por ano. Quando chega a hora de entregar as declarações anuais, é preciso revisar tudo, todo mundo quer procurar o atendimento.

A maioria dos nossos clientes faz o acompanhamento mensal ou semanal da empresa para olhar e não deixar para depois, mas tem muita gente que acaba pensando por ser só no ano que vem que olhará só lá na frente. E aí fica mais trabalhoso de lidar com a declaração.

Se cada um fizer sua parte no dia a dia da empresa, acompanhar de fato a contabilidade no decorrer dos meses, fica muito mais fácil para entregar uma declaração anual. 

Tinha uma frase que um professor de literatura me falava: estude todos os dias, para não ter de estudar o dia todo. É basicamente isso. Se fizermos nosso dever de casa, não teremos de correr contra o tempo e deixar as coisas para a última hora.

Se você realmente usa a contabilidade como estratégia, você pode rever sua estrutura de impostos e economizar muito dinheiro. 

Chegando nessa parte mais dura da realidade, qual foi o seu dia mais difícil como CS, lidando com um cliente ou alguma situação que te marcou?

Houve muitas. Que me lembro bem que foi um dia difícil foi num dos primeiros calls que fiz. Na época, entrei como estagiário. Era recém efetivado e tive call para fazer com um cliente estrangeiro, que não falava bem português e estava com situação complicada na empresa por declaração atrasada. 

Ele tinha um MEI (microempreendedor individual), que tem limite de faturamento, e mudou o porte para uma empresa com faturamento maior, mas ele teve de retroagir dois anos da empresa, tinha um monte de declaração para regularizar e multas. 

Sem ele falar muito português, eu tentava explicar e ele não entendia. Acabei usando palavras que assustam e hoje tentamos usar o mínimo possível. Tentamos não falar o contabilês. Um dos nossos valores é não levar para o cliente esse peso da contabilidade. 

Eu levei termos de multa, que haveria multa sobre a declaração, e o cara ficou desesperado. Eu fiquei um pouco nervoso. O call que era para durar 30 minutos no máximo ficou 1h30 para eu tentar traduzir para ele a contabilidade para um português fácil e para uma pessoa que não fala português. 

Isso me marcou bastante em relação ao atendimento e também a questão de trazer a contabilidade para uma linguagem que não assuste e passe com clareza a informação.

É bacana que no próprio site da Qipu tem uma área de dicionário, que é na ideia de tentar simplificar. De fato, existe ainda muita dificuldade de entender alguns termos e conceitos. Quando você simplifica para que qualquer pessoa consiga ler, é realmente muito bom.

Falamos de erros e dificuldades, vamos agora falar de coisas boas. Qual foi o seu maior acerto?

Puxo bastante a sardinha para CS, que é um assunto sobre o qual gosto de falar, porque acaba envolvendo todo tipo de negócio, não só contabilidade. 

O maior acerto que tive foi com o time de CS mesmo, de tentar entender e estar ao lado do time para participar do dia a dia, para que cada um pudesse entregar o seu melhor.

Nós rodamos algumas vezes o time. Rodamos cadeiras. Temos a liberdade num formato de startup de conseguir alocar a coisa para a entrega final ser a melhor dentro dos recursos que temos.

Entender cada um time, deixar que cada um fale as suas dores e entender o que pode entregar de melhor fez com que o time entrasse numa sincronia. Hoje está uma coisa linda. Tenho bastante orgulho dos meus bebês, como chamo. Conseguimos chegar numa coisa muito bacana, numa troca muito positiva, dar esse espaço e entender um pouco de cada um foi bastante importante para colocar CS num outro patamar de trabalho.

Hoje, vocês se posicionam como braço direito dos empreendedores e ajudam em várias etapas da empresa, da criação até a gestão dela. Vocês acreditam que, com essa transformação digital provocada pela pandemia, o comportamento das pessoas mudará e elas estarão mais abertas ao online e com menos preconceitos sobre digitalização?

A gente já confiou nisso lá atrás, quando começou. Acho que a pandemia intensificou um pouco dessa mudança para muitos negócios, e acredito sim que as pessoas estão dando mais espaço e credibilidade ao online, até porque não têm muito mais o que fazer agora.

A gente aposta muito nisso e quer que o máximo possível as pessoas tenham acesso fácil à informação, porque o online permite muito disso. 

Se olharmos para fora e em outros negócios, estamos cheios de referências no mundo digital. Há novos formatos de entretenimento, de vida financeira, de vida bancária. A pandemia só intensificou essa mudança, trouxe para mais perto uma coisa que já esperávamos que aconteceria no longo prazo.

No Qipu, temos percebido que as pessoas, por estarem passando por isso com outras situações, têm dado mais espaço para a contabilidade online também. Elas têm vindo bem engajadas para desburocratizar tudo isso e descobrir como tocar o negócio num momento desse e seguir para o resto da vida com um contador online.

Dentro dessa pegada de mudar para contabilidade online, quais dicas você daria para qualquer empresário que precisa rever esse processo contábil? Quais são as principais dicas para quem quer de fato fazer essa migração?

Primeiro de tudo é entender o seu negócio num todo, como você faz, o que faz e como funciona a sua empresa, para conseguir adaptar tudo isso para uma plataforma, e entender a movimentação de serviços prestados, de vendas, e ter o controle dos seus custos.

Uma coisa que falamos bastante para os clientes no atendimento é ter a noção de separação de que meu negócio é meu negócio e minha pessoa física é minha pessoa física. Começamos a falar de duas pessoas. Ter isso muito bem separado e controlado é o primeiro passo de tudo. 

E para isso, você precisa ter não só o controle financeiro, mas o controle de movimentações internas também, quando pagar o quê, o que é a realidade de custo e de vendas, para conseguir seguir com isso de maneira mais fácil e não só mandar o extrato para a contabilidade.

Dá para você acompanhar e ter isso no dia a dia do negócio quando haverá a migração para um contador online.

Isso é essencial. Mesmo que você não vá mudar para o online, é uma premissa básica que você tenha todo esse controle, que tenha duas contas separadas, que divida a pessoa física da jurídica, que saiba o que entra e o que sai. Por exemplo, na época de crise, vários impostos foram postergados. Será que você precisa pagar agora ou será que não é melhor postergar e garantir um fluxo de caixa?

Às vezes, tratamos a contabilidade como se fosse uma área completamente separada da empresa, mas interfere em todas as outras. Será dali que vou tirar meu orçamento para marketing, vendas e time comercial. Ela não pode ser tratada como área marginal, porque é dali onde sai o orçamento de todas as outras áreas. Se entende isso, você consegue planejar todo o seu negócio.

É o primeiro passo para tudo, ter esse registro e esse acompanhamento, para evoluir e levar mais adiante. Quanto mais você agrega para sua empresa, mais correto você precisa estar para que não se prejudique. A contabilidade está aí para ajudar de fato nesse negócio.

Dois pequenos jabás, no episódio 12, com o Lucas Morello, falamos se o futuro é mesmo remoto e damos várias dicas sobre trabalho remoto, inteligência emocional e produtividade. E no episódio 9, com a Fernanda Pereira, falamos de dicas jurídicas para trabalho remoto de empresas e funcionários, o que pode influenciar na sua contabilidade, no sentido de férias, demissões e pagamentos. Está tudo totalmente interligado.

Já chegando à nossa última parte, vamos dar dicas. Qual dica de livro você teria?

De livro, gosto bastante no papel mesmo. Um livro que me marcou muito na fase de transição da adolescência para virar adulto de fato foi O Caçador de Pipas. Foi um livro que me marcou pessoalmente.

Livro O Caçador de Pipas

E falando sobre trabalho, puxando um pouco para a área de CS, dois livros que são bem mágicos. Eles falam da Disney e contam como acontece tudo isso por trás. Para quem gosta de empreender e tem esse espírito, são livros bons para aplicar, para cuidar de cliente e fidelizar clientes.

São O jeito Disney de Encantar Clientes e Nos Bastidores da Disney. São dois livros que falam sobre a Disney e que trazem boas dicas para qualquer empreendedor.

Livro O Jeito Disney de Encantar Clientes

Livro nos bastidores da disney

Excelentes dicas. Li o Caçador de Pipas quando era adolescente também. E os dois livros sobre a Disney são absolutamente fenomenais. E o que acho mais legal do livro da Disney é que ele coloca a atenção para os mínimos detalhes e como isso faz uma diferença. 

Vou dar um exemplo bobo do livro, mas que interfere na experiência. Chega alguém e pergunta ao funcionário que horas é a apresentação das 16 do Mickey. O cara fala que é às 16h. Em vez de dar uma resposta bruta, ele dá uma resposta mais conceitual, trata o cliente nas coisas mais óbvias e da melhor maneira possível. É realmente genial.

Tem um livro que ainda não li, mas que o Marcus, no episódio 7, falou que é da Zappos, o Entregando Felicidade, que é um livro muito bom para quem trabalha nessa área.

E há alguma dica de série ou filme?

Não sou muito vidrado. Não consigo ficar muito tempo à frente da TV, então acabo não vendo muito. De série, para distrair mesmo, a única que me prendeu bem foi La Casa de Papel, que tem uma história bem elaborada.

 

E um documentário/filme muito interessante com essa pegada de poder é Fome de Poder, que conta um pouco da história e evolução do Mc Donald’s até se tornar a grande empresa que virou. Ensina bastante sobre vontade de trabalhar e perseverança. É um filme muito bom para quem gosta de saber mais sobre essas histórias e quem busca um pouco de inspiração.


É muito bom o filme e também acho a série genial. Há muitos artigos sobre como La Casa de Papel ajudou marketing e vendas, mas uma coisa que acho bem legal é que, sem dar spoiler, é que eles têm um plano e tem milhares de falhas e furos. E essa é a vida real, a vida das startups e dos negócios, como acontece exatamente agora em 2020. 

Esta é a principal lição: dentro de um planejamento, vão acontecer erros e não será como você imagina. E o que será determinante no seu sucesso ou não é a forma como você reage aos acontecimentos dentro do seu plano. Isso é o principal aprendizado.

E há algum meio  de consumo de conteúdo? Pode ser outro podcast, um blog, Twitter ou qualquer canto em que você busque informações.

Leio bastante artigos do CS Academy, que é uma escola de CS com muito conteúdos relevantes.

De podcasts, ouço o Cliente Cast, que vai muita gente legal da área de CS.

E de dia a dia, acompanho mais jornais pelas redes sociais. O que vai me interessando, vou atrás. Não tenho um canal fixo, mas vou bastante atrás das coisas que quero saber.

Com todo nosso papo e que conversamos aqui, tem alguma pergunta que não te fiz, mas que você gostaria de deixar como mensagem final? 

Acabei não entrando em muitos detalhes. Sou hoje CS do Qipu, mas vim da contabilidade. Cursei ciências contábeis, fui até o final e não entreguei o TCC. Não me formei porque vi que meu caminho não era entregar declarações e seguir nisso de forma direta.

Com Qipu, depois que mudei para a área de comunicação e quis trabalhar com CS, foi o lugar onde entendi que contabilidade não é esse bicho de sete cabeças que as pessoas pintam. E dá para tornar isso muito mais leve e lidar com isso no dia a dia. 

Se eu pudesse dar uma dica seria para olhar com isso mais carinho e entender que não é uma parte externa da empresa. É quase um coração, que vai mostrar para todos os outros lugares como as coisas podem ser melhores financeiramente. Dá para desburocratizar tudo isso.

No Qipu, estamos aí para ajudar empreendedores a tornar isso mais leve, de forma simples, para que o negócio cresça e a contabilidade fique o mais transparente possível.

Aproveitado que você já está falando de Qipu, deixe o que quiser de material adicional no nosso momento jabá.

Não podia deixar de fazer esse jabá para o Qipu. Não deixe de seguir a gente nas redes sociais. Estamos em quase todas. Tem nosso site qipu.com.br. Lá, você encontra um monte de informação, não só sobre nossos serviços, mas também temos um blog recheado de conteúdos bacanas. É um lugar em que você vai conhecer um pouco mais numa linguagem super simples, muito transparente.

E não deixe de baixar nosso aplicativo. Estamos na Play Store e na Apple Store. Pelo app, você consegue fazer toda a gestão financeira da sua empresa: emitir boleto de cobrança, fazer o controle e gestão de entradas e saídas por meio dos lançamentos, acompanhar a saúde do seu negócio, entender os próximos passos na vida financeira, colocar a emissão de nota direta pelo app. Não é preciso esperar chegar em casa após um serviço. Há muitas cidades para emissão de nota na palma da mão. 

E todo o serviço de contabilidade por um preço justíssimo. Você consegue ter todas as obrigações e declarações da sua empresa na palma da sua mão, dentro do seu celular, para que você consulte e olhe na hora que quiser. E tem o nosso time de atendimento, o nosso chat para todo mundo que precisar e quiser tirar dúvida sobre o serviço. Estamos à disposição.

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E estamos à disposição para ajudar todos os empreendedores. Um dos nossos lemas é que a gente ama empreendedor. Nosso propósito é tornar a vida de vocês fácil e desburocratizar tudo isso da contabilidade, para que você consegue olhar com mais carinho para a contabilidade e as outras áreas da sua empresa.

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