Como se organizar e aumentar a produtividade no home office

Uma das principais preocupações de profissionais e empresas que iniciam o regime de trabalho remoto está na produtividade. Ao trabalhar em casa e a distância dos demais colaboradores, todos conseguirão ser tão eficientes quanto seriam no escritório? O que é possível fazer para não deixar o ritmo cair?

Para discutirmos mais sobre esse assunto, no terceiro episódio do Digicast, conversamos com Amanda Alvernaz, gerente de marketing internacional do Trello, uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais usadas em todo o mundo.

Amanda conta sobre sua experiência de trabalhar remotamente e formar uma equipe a distância com colegas estrangeiros. Ela também dá dicas de como se organizar e aumentar a produtividade no home office.

Bem-vindos ao terceiro episódio do Digicast! Estou radiante porque estou aqui com ela que é famosa no Brasil e internacionalmente, Amanda do Trello. Bem-vinda!

Oi, Pedrinho. Muito obrigada por ter me chamado para este podcast. Estou muito feliz em fazer esse bate-papo.

Hoje o bate-papo será sobre trabalho remoto e dicas de como fazer isso da melhor maneira. E a Amanda é uma expert nisso. O Trello é uma super ferramenta de gerenciamento de projetos e que ajuda muitas pessoas no trabalho remoto. Então tenho certeza de que hoje será um trabalho muito legal.

Se é a primeira vez que você está ouvindo, não se esqueça de ouvir os dois episódios anteriores, sobre liderança remota com o Fernando Pacheco e a importância dos dados no seu negócio com o Alan Rodrigues, da Phidata.

Sem mais delongas, nós nos conhecemos entre 2012 e 2013. Trabalhávamos no mesmo escritório, mas em empresas diferentes. Depois, nós dois saímos, você começou a trabalhar no Trello e foi quando começou o seu trabalho 100% remoto de fato. Quais foram as diferenças que você sentiu de trabalhar no escritório todo dia e entre trabalhar da sua casa ou de qualquer lugar do mundo?

Faz tempo que a gente se conhece. Comecei a trabalhar remotamente quando comecei no Trello. Foi muito louco, porque todo o processo foi online. Comecei a trabalhar e nem conhecia meu time pessoalmente. Conheci todos por videocall e fiquei seis meses trabalhando nesse modelo, até viajar para ir ao escritório. A base é em Nova York. Lá, eu conheci o pessoal.

Os primeiros três meses foram decisivos para eu entender como funcionava o trabalho remoto. Sempre tive na cabeça que trabalhar remotamente é maravilhoso, que eu conseguiria fazer um monte de coisa ao mesmo tempo e tocar alguns projetos paralelos. Mas, na verdade, eu me vi trabalhando demasiadamente, sem uma rotina estruturada e sentindo muita falta de pessoas. 

O começo foi turbulento. Sempre falo que ao começar é muito importante ter uma pessoa, um mentor, seja o seu gerente ou alguém da empresa com quem você possa conversar e trocar ideias de como você está se sentindo a cada dia. Isso ajuda a abrir os horizontes de como você pode trabalhar melhor remotamente, de casa ou do lugar que você escolheu.

A pessoa que muito me ajudou foi a Alexia, que era minha gerente. A gente conversava. Tínhamos one on one, uma reunião semanal entre eu e ela. E ela sempre me perguntava como estava o trabalho remoto, como eu me sentia. Eu dizia que sentia falta de pessoas, e ela me dava ideias do que eu poderia fazer. Ela dizia para eu ir a um coffee shop, trabalhar de lá, ou então ir a eventos sociais à noite, entrar em contato também com o mercado, não ficar tão isolada.

A partir do momento em que trabalhamos sozinhos de casa, no isolamento, tudo fica mais difícil de conseguirmos fazer, por não estarmos no dia a dia da empresa em que você encontra alguém no corredor. Isso não acontece quando você trabalha de casa, e você tem de criar esses momentos para eles acontecerem.

É muito engraçado, porque aconteceu exatamente a mesma coisa comigo. Sempre trabalhei em escritório e quando fui para a agência Papoca, que hoje sou CEO — a agência é remota desde o dia um, nunca tivemos escritório físico — quando comecei, há dois anos, minha maior dificuldade era ter uma estação de trabalho, porque não me preparei para o trabalho remoto. Não me preparei. Tinha um emprego e, depois de um mês, comecei a trabalhar 100% e não consegui me preparar. 

O apartamento só tinha um quarto, não tinha as ferramentas necessárias. Então, trabalhava da mesa da cozinha. E também senti muita falta do convívio com pessoas. Quando vi, estava quase há três semanas sem sair de casa. 

Essas ideias de ir para eventos, ir para cafés e coworkings, isso ajuda muito, porque você sai do seu ambiente e facilita para você clarear, ter mais criatividade. E essa ideia de ter uma mentora, alguém para trocar ideias, é sensacional.

Você já elencou algumas dificuldades. Houve alguma outra dificuldade que tenha te deixado improdutiva, feito com que você não entendesse tão bem a dinâmica do trabalho remoto, seja comunicação no Slack ou outras ferramentas. Houve alguma coisa que tenha feito você quase desistir do trabalho remoto?

Para mim, é um caso bem específico, porque meu time é americano. É uma cultura bem diferente do que eu estava acostumada a trabalhar. Quando é a mesma cultura, é mais rápido para socializar com as pessoas. 

No começo, não conseguia ter esse link com meu trabalho. Demorei um pouco. Ficava muito tímida na câmera para falar minhas ideias. Tive de trabalhar isso internamente e foi excelente. Foi um processo de autoconhecimento, de entender quando era o momento de falar e como deveria interagir com pessoas com quem não tinha um elo. E tive de criar esse elo de alguma forma no meio virtual. Isso foi um desafio para mim. Tive de repensar. 

A partir do momento que você tira todas as suas barreiras e todas as suas crenças limitantes, o trabalho remoto é maravilhoso. Ele abre muitas portas e muitas oportunidades de se conhecer, de trabalhar com o outro e ver o outro em outro lugar.

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Considerando todo esse tempo, você acha que foi o maior erro? Não erro no sentido de ter feito errado, mas no sentido de não ter entendido a importância disso, da convivência, de se expor mais nos canais e se adaptar à cultura? Foi o principal aprendizado nesse tempo todo?

Foi um aprendizado de que cada pessoa trabalha de uma forma. E, no meio virtual, é mais claro isso como cada um interage. Você aceitar que o outro interage de uma forma porque essa é a natureza dele. 

Não sou uma pessoa muito sociável no chat. A gente usa slack para se comunicar, temos canal de slack social para falar sobre nossa vida. E nunca fui uma pessoa que chegava na segunda-feira e colocava o que tinha feito no fim de semana. Não é da minha natureza fazer isso por chat. Mas, ao vivo, faço isso com menos pessoas.

Entender que isso é natural da minha pessoa e falar isso claramente para todos do meu time, para eles entenderem que não estava sendo grossa nem ignorando ninguém, mas que é da minha natureza não ter esse relacionamento tão ativo por chat. 

É mais um aprendizado de que cada um trabalha de uma forma, cada um tem uma natureza de comunicação e é muito importante que cada pessoa transmita como ela gosta de ser conectada, assim como falar como você fala em chat ou vídeo. É mais uma questão de como cada um vai se comunicar e está todo mundo na mesma página como cada um trabalha.

Isso da comunicação é essencial para vida, não só no trabalho remoto. Se a gente entende o outro e consegue se colocar no lugar dele, é possível ter uma comunicação muito mais assertiva.

Na agência Papoca, há pessoas com que eu trabalho há quase dois anos e eu nunca vi na minha vida. É muito louco. Até uma dica de livro, o Remote, que fala muito sobre trabalho remoto, indica que, ao contratar uma pessoa, o ideal é fazer uma visita presencial e o onboarding. 

Mas, nem toda empresa, tem essa capacidade financeira ou consegue se articular para fazer uma reunião anual, como acontece no Trello. Então, tem gente que nunca vi e funciona muito bem. Mas, quando você nunca vê a pessoa, tem essa curva de aprendizado até entender, adaptar, ver qual o estilo de cada um. E aí você vai se adequando.

Qual foi o maior acerto dentro do Trello e do trabalho remoto, para que tudo se encaixasse? Hoje, você fala que não consegue se imaginar trabalhando num escritório de novo. O que aconteceu para tudo se encaixar? E foi uma mudança sua com o ambiente remoto ou foi algo mútuo?

A primeira coisa que me vêm à cabeça é que o trabalho remoto me permitiu me conhecer. Pelo fato de você acabar trabalhando sozinha num ambiente, isso faz com que você tenha possibilidade de fazer muitas coisas. 

O primeiro acerto foi ter criado uma rotina de entender qual é o meu melhor horário para trabalhar em questões em que preciso do meu mental mais forte ou então quando tenho de fazer coisas que são em grupo. Eu entender, realmente, como funciono como pessoa. Isso foi uma dádiva, porque, no fim das contas, com o trabalho remoto, consigo adequar meus horários de trabalho. 

É claro que há um horário fixo dentro do Trello, em que todos têm de estar conectados. Temos um horário do meio-dia até 4 horas da tarde, no horário de Nova York, em que todo mundo tem de estar online. Esse é o horário em que acontecem as reuniões. Nos outros horários, você pode ser mais flexível. Apenas em quatro horas do meu dia, tenho de estar realmente conectada no Slack e em todos os canais. E, normalmente, são reuniões nesse horário. E nos outros, consigo me ver em que momento tenho de trabalhar e serei mais produtiva. 

O melhor acerto foi olhar para mim é entender, como pessoa, o que vou fazer para que eu não fique 12 horas na frente do computador. E também entender que trabalho remoto, normalmente, faz com que você seja mais produtivo. Oito horas de trabalho são muitas horas, dependendo do que você produziu naquele dia. Não se force a trabalhar mais do que isso. 

Às vezes, ficamos na frente do computador, querendo terminar para fazer outra tarefa no dia seguinte. Mas você demora duas horas para fazer uma tarefa que, se você tivesse acordado no dia seguinte, e alocado meia hora para essa tarefa, teria feito muito mais rápido.

É entender também o desgaste que isso ocasiona no corpo e que você tem de parar e, realmente, se permitir parar.

Neste momento, ainda estamos em quarentena. Para quem está começando a trabalhar remotamente agora por causa de uma imposição, é normal ficar um pouco improdutivo nesse começo. Até chegar ao nível que a Amanda está falando de entender o melhor horário, as melhores ferramentas e o limite do seu corpo, isso toma tempo. Não precisamos nos culpar e se sentir mal por isso, porque acaba gerando um estresse maior.

Até acrescentaria mais uma coisa. A situação atual que estamos vivendo tem uma carga maior e mais pesada no nosso mental, no nosso emocional. Até eu que trabalho remotamente há mais de quatro anos tive um momento que não estava conseguindo produzir direito. E isso escalou no meu time inteiro. E é normal, porque temos um momento em que tudo o que está acontecendo no mundo inteiro e que está nos impactando. 

Então não tem como fingir que nada está acontecendo e, só porque já trabalhávamos remotamente, seremos muito produtivos. Não vamos. É olhar um cenário que é um todo, Você será muito produtivo quando tudo estiver bem ao seu redor também.

No chat da empresa, não devemos compartilhar notícias ruins, porque estamos num momento diferente. É importante ter esse entendimento de pessoas, do lado psicológico, do lado emocional e de tudo isso faz parte da fisiologia do trabalho remoto de ter mais qualidade de vida. E qualidade de vida é estar bem com você, com o ambiente. Se você está bem com tudo isso, provavelmente, você estará bem no trabalho também. 

Amanda, se pudesse listar cinco dicas práticas, seja para quem está começando agora ou quem trabalha há mais tempo ser mais produtivo? 

Tanto faz para quem está começando ou para quem já iniciou. As dicas na minha cabeça são para qualquer nível de trabalho remoto.

Primeiro é você analisar sua rotina de início e fim. Realmente, quando você vai começar a trabalhar, tenha um ritual. E também tenha um ritual para terminar. Nem que seja o ritual seja desligar o computador. Tem de ser alguma coisa muito clara.

Um exemplo do que as pessoas faziam no Trello por não estarem indo ao escritório era sair, andar um quarteirão de casa e depois voltavam para começar a trabalhar. No fim do expediente, faziam a mesma coisa. Esse era o ritual. Isso já faz sua mente mudar o mindset de que  agora não vou mais trabalhar ou ligar o computador e farei minhas coisas pessoais que têm de ser feitas.

Outro dica seria alocar na sua agenda horários para fazer tarefas que demandam bastante tempo do seu mental. Realmente, colocar lá na sua agenda, para que ninguém marque horários de reunião naquele horário que você é mais produtivo. É muito importante.

Falando em reunião. É muito mais fácil quando você está em trabalho remoto abrir um link da reunião e de ir uma para outra, o tempo todo. Isso é totalmente desgastante. Já fiz cinco horas de reuniões seguidas e elas só aconteciam porque era tudo remoto. E é muito desgastante. Se não é possível colocar alguns intervalos entre as reuniões, peça que você entre cinco minutos mais tarde, só para você levantar da cadeira, fazer alguma coisa, tirar um pouco da sua mente o que acabou de acontecer numa reunião antes da outra. 

Outra dica é organizar suas ferramentas com seu time. Defina para o que você usará cada ferramenta. Temos Slack para falar coisas sociáveis e coisas rápidas de projetos. Usamos Trello para catalogar tudo o que está acontecendo dentro do projeto, como está o andamento. 

Usamos o Confluence, para registramos relatórios, o que foi feito e comunicar para a empresa inteira como o projeto teve ou não sucesso. 

Usamos o Zoom para videoconferência, para fazermos call tanto de reunião quanto quando temos dúvidas e não é possível solucionar por texto. É uma outra forma de interagir com a pessoa que está do outro lado.

A minha última dica é colocar sempre tempo para você levantar da cadeira. E se espreguiçar, fazer um alongamento. Nem que seja lavar a louça por cinco minutos. Faça alguma coisa que tire você do contexto de trabalho. A mesma coisa tem de ser feita quando você está em casa.

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Excelentes dicas. Só vou adicionar uma que está ligada ao ponto que você citou do Zoom. A gente usa uma ferramenta aqui que se chama Loom, que é para gravar a tela. Você pode gravar sua tela e sua voz. 

Quando não há uma comunicação em que todo mundo está online e é preciso explicar algo que por texto não fica tão bom, eu gravo minha tela, falo e mando o link para a pessoa. Assim que puder, ela verá o link com o vídeo ou o áudio e ficará mais fácil o entendimento.

Como estamos em fuso horários difusos, fica uma comunicação mais assíncrona. E usamos isso também para treinamento. Usamos no onboarding das pessoas, com os materiais e manuais gravados, para ficar mais fácil quando a pessoa tiver de assistir ou tiver alguma dúvida.

Voltando um pouco à parte de qualidade de vida, sei que você gosta muito de escalar. Você lançou seu documentário sobre isso. No final, você poderá falar mais sobre isso. Agora, queria que você mostrasse a importância de ter um hobby ou uma atividade fora do trabalho. Qual é o real significado para você que se descobriu na escalada e consegue conciliar isso com o trabalho?

No trabalho, a gente veste um papel. Eu sou, por exemplo, gerente de marketing internacional ou CEO da empresa. Vestimos esse único papel. Mas, na verdade, temos vários papeis na vida. Em casa, podemos ser mãe. Você atrela seus vários papeis em vários outros cenários.

Encontrei um hobby, que também ajuda a ser mais criativo, abrir sua mente para outras coisas. A escalada e o montanhismo são coisas que, realmente, reativaram minha vida. Se eu passo o fim de semana escalando, eu chego para trabalhar com outra energia. 

Quando consegui fazer várias coisas durante o fim de semana, conquistei um cume, que é como falamos quando escalamos o topo da montanha, chego com uma energia em que consigo produzir mais, tudo faz mais sentido. Realmente, tudo o que você faz em paralelo no trabalho, quase que andam em paralelo e ajudam um ao outro. 

A escalada me ajudou muito no trabalho da minha confiança, na parte de liderança. Escrevi um artigo no Trello sobre habilidades de liderança que você atinge quando faz escaladas. 

O hobby ajuda a melhorar seu relacionamento no trabalho, a sua gestão, seja você gerente ou não. Pode ser a autogestão. 

Se você pudesse dar uma dica de livro ao pessoal. Pode ser empreendedorismo, autoconhecimento, marketing… O que você achar mais relevante. Algo que tenha de fato mudado a sua vida.

Tem um livro que não é de nenhum desses temas. É um livro de montanha mesmo, mas é maravilhoso. Se chama The Summit of the Gods. É uma série mangá, que é um estilo de cartoon japonês. Ele foi escrito e desenhado por um escritor famoso, Jiro Taniguchi. é uma série de cinco livros em quadrinhos. 

É uma mistura de ficção com fatos reais de montanhista que sumiu no Monte Everest. É genial. Ele não só capta dos fatos reais do montanhista que se perdeu. A história toda se baseia nisso, mas também num personagem principal que é um montanhista e como ele se vê no mundo e como se coloca no mundo. 

Fico fascinada por histórias de montanha e escalada, porque retratam bastante a visão do homem, do isolamento. A montanha traz certo isolamento em que você está sozinho, conquistando algo. E como ele é inserido dentro da sociedade também. Ele pratica bastante essa dualidade do social e do isolamento que é, mais ou menos, o que vivemos hoje. É interessantíssimo ver o desenrolar da história e é muito bem desenhado. Recomendo.

Para comprar o primeiro volume de The Summit of the Gods, basta usar este link!

Quanto mais inusitadas as dicas, melhor. Assim, a gente expande o conhecimento de todos.

Uma questão que me veio ao você falar sobre isolamento, subir e atingir o cume. Sei que pode ser abstrato, mas você consegue descrever o sentimento que você tem ao subir a montanha? A sua concentração está só no próximo passo? Quando você chega, o que acontece? Como você se completa e como a natureza aliada à trajetória do começo ao fim se dá no final?

É realmente difícil descrever em palavras o que sentimos. É incrível porque a minha vida com a natureza começou na escalada em rocha, que é um pouco diferente de conquistar um cume de uma alta montanha. E quando falamos de altas montanhas são montanhas grandiosas. 

O filme que fiz, eu subi o Aconcágua, que é a maior montanha das Américas. São quase 7 mil metros. Fiz de forma independente com mais uma amiga, o que é mais difícil ainda. Quando você não tem um guia, tem de pensar no planejamento todo. 

A história toda começa desde o dia em que começamos a sonhar com a montanha. Não é só quando estamos lá.

Tenho muita ansiedade antes da expedição. Fico com muito medo. Tenho medo grande de explorar montanhas que não conheço. Tem gente que acha isso gostoso. Para mim, não é tão (gostoso). Mas, ao escalar e ao desbravar o caminho, penso que está tudo bem. Consigo trabalhar a mente, porque você trabalha muito mais o mental e o emocional. Claro que há uma parte física. 

Subo montanhas com mais duas amigas. E nós três não conversamos uma com a outra, porque, na alta montanha, você não tem muita oxigenação, não consegue falar muito. Então você fica muito introspectivo nos seus passos, nas suas caminhadas e cada dia é uma vitória. A cada dia, você chega um pouco mais alto. Você monta sua barraca, faz sua comida, tudo o que é o básico para sobreviver. 

E a sensação de chegar a um cume é linda demais. É como se o tempo parasse. Você está lá em cima e nem acredita que chegou lá. Fica pouquíssimo tempo, apenas meia hora no cume, por causa das condições climáticas. 

Normalmente, demoram 15 horas para fazer todo o trajeto de subir e descer. Começamos de madrugada. Normalmente, são dias de expedições. Mas o dia de atacar o cume é o dia mais excepcional e o dia que você passa de todas as frustrações que você pode sentir, de todas as emoções e tristezas a raiva e felicidade. É tudo ao mesmo tempo. Você questiona o tempo todo porque está lá e, depois, há a sensação de liberdade e conquista com o time que se ajudou a chegar ao objetivo final. E é lindo.

Para mim, a jornada é o mais importante do que a chegada. A jornada que temos junto com o time que temos para fazer acontecer é lindo demais.

Apenas fazendo um paralelo com negócios. Penso muito igual. Muita gente no trabalho está preocupada só em chegar. E você vira um CEO, um gerente internacional, aquele cargo, mas se não aproveitar a jornada, dificilmente, você aproveitará o cume. O tempo é muito curto. Até chegar lá é onde está a graça do negócio.

E uma dica de filme ou série?

Gosto muito de documentários. Até criei o meu. Um documentário que assisti e mudou minha vida e indico para todos assistirem é o Cowspiracy. É um documentário dirigido pelo Leonardo di Caprio. Ele aborda a importância do veganismo e dos impactos da indústria agropecuária no meio ambiente. 

E decidi virar vegana. Foi difícil no começo a readaptação da cozinha. Mas, depois que virei vegana por causa desse filme, minha vida com relação à comida e à cozinha mudou extremamente. A cozinha virou minha terapia. Agora, cozinho coisas que há cinco anos não cozinhava nada. Sabe quando você cozinha e não acredita que criou aquilo? Eu criei e não há nada animal. 

Eu me surpreendi com esse documentário e recomendo a todos.

E uma dica de blog?

Não diria que é um blog, mas recebo tudo por e-mail. É uma coisa bem atípica. Cham DailyOM. É um site que tem artigos e também cursos online. Você paga o que quiser no curso. São pacotes em que você consegue doar, digamos assim. Adoro esse estilo de sites.

Ele, simplesmente, escreve sobre como ter um estilo de vida mais consciente através de visão mais holística da mente, do corpo e do espírito. 

A cada dia, ele tem textos que não são longos. Devem ser 500 palavras. Ele fala sobre reflexões da vida, vários pontos bem interessantes, e traz uma visão mais holística de como olhar para uma emoção, para o que estou sentindo. É em inglês.

Agora, o momento jabá. Agora, você pode falar de seu documentário, Instagram, Trello, o que você achar que é relevante para o pessoal seguir. Manda bala!

O primeiro jabá muito importante: acabei de lançar um guia sobre trabalho remoto. Quem quiser, está no site do Trello. No blog, também. É trello.com/remote-work-guide. E esse, na verdade, é um trabalho que lançamos há dois, três anos. E estamos relançando em formato de landpage, aberto para todo mundo. Não é preciso colocar e-mail. É só ir lá e ler.

Trabalhei nele em mais de 10 idiomas e o português é o único idioma em que entrei em contato com empresas locais para falar um pouco sobre como elas trabalham. Isso há mais de dois anos. Então é um conhecimento que trazemos que já temos há algum tempo e vai ajudar muitas pessoas.

Do meu lado pessoal, também faço muitas coisas, porque adoro estar na ativa. Adoro tudo o que aprendo no trabalho e também do meu lado pessoal. Trabalho com conteúdo e, no ano passado, lancei um documentário. O nome é Apus. 

É um documentário que retrata um dos meus maiores sonhos, que era fazer uma expedição independente, feminina, de alta montanha. Nessa expedição, somos três mulheres, não somos esportistas, não temos tanto tempo para fazer uma expedição grande assim. E fomos lá, subimos o morro. Era um sonho fazer de forma independente e fazer o Aconcágua, que é a maior montanha das Américas. Está no YouTube. 

Vocês podem seguir a gente no Instagram. É mulheresemontanhas. No YouTube, é o mesmo nome. 

Lançamos nesta semana o filme aberto. Ele estreou no Film Festival, no cinema em São Paulo. Está muito bacana. Recomendo assistir, e deixem um documentário para a gente sobre o que vocês acharam. 

Depois de conhecer dicas para aumentar sua produtividade no trabalho remoto, conheça todos os passos para implantar o home office na sua empresa.