A automação comercial pode ser definida como a utilização de recursos tecnológicos que permitem tornar automáticos diferentes processos executados diariamente em uma empresa.

Ao automatizar tarefas repetidas é possível obter uma série de vantagens, tais como aumento da produtividade, redução de custos, diminuição de erros, entre outros.

Segundo uma pesquisa realizada pela McKinsey, 45% das atividades de trabalho realizadas atualmente podem ser automatizadas com o uso de soluções tecnológicas já existentes e comprovadas. 

O levantamento também constatou que 60% das ocupações avaliadas na análise poderiam ter 30%, ou mais, das suas tarefas convertidas para um modo automático de execução, com o uso da tecnologia para isso.

Esses números deixam claro quanto a automação comercial pode contribuir para entregas mais rápidas e eficientes, deixando os profissionais livres para executarem outras ações que colaboram com o crescimento do negócio, concorda? 

Mas os benefícios da automação comercial não se resumem a esses. Quais seriam as outras vantagens dessa estratégia? Como saber o momento certo de automatizar as atividades que realiza todos os dias na sua empresa? Confira essas e outras respostas sobre esse tema agora, neste artigo!

O que é automação comercial?

Afinal, o que é automação comercial? Automação comercial é uma estratégia que, por meio de métodos e ferramentas tecnológicas, permite que diferentes atividades corporativas se tornem automáticas.

Em outras palavras, é transformar tarefas que são feitas manualmente em tarefas automáticas. Por exemplo, é possível automatizar a emissão de nota fiscal, promover a automação de ações de marketing, de força de vendas, de atendimento etc.  

Qual o objetivo dessa abordagem e como ela funciona?

Um dos principais objetivos ao adotar uma estratégia de automação comercial é otimizar os processos realizados diariamente na empresa, bem como diminuir o seu tempo de execução.

Para isso, é preciso utilizar soluções tecnológicas, como softwares e hardwares que realizem as funções que, até então, eram feitas manualmente.

Um dos grandes benefícios dessa conversão do manual para o automático é que esse processo pode ser aplicado em diferentes modelos de negócio, virtuais ou presenciais, e independentemente do seu porte ou ramo de atuação.

Quais as vantagens da automação comercial para um negócio?

Automatizar as atividades e processos de uma empresa gera uma série de vantagens que beneficiam gestores, funcionários e clientes.

Entre as vantagens que mais se destacam estão:

  • padronização das tarefas;
  • diminuição de falhas;
  • aprimoramento das entregas;
  • redução de custos;
  • ganho de tempo de execução;
  • melhora do relacionamento com o cliente;
  • mais foco no crescimento do negócio.

Padronização das tarefas

Por mais que os colaboradores sejam altamente treinados, não é raro que cada um tenha uma maneira particular de realizar uma determinada tarefa, certo? Dependendo da diferenciação isso pode gerar alguns transtornos e comprometer o fluxo do negócio.

No entanto, quando se usa soluções tecnológicas para automatizar as tarefas, se tem a garantia de que todos estão trabalhando da mesma forma, o que, certamente, contribui bastante com a dinâmica do local.

Diminuição de falhas

Ninguém está livre de falhas, concorda? Ainda que se tenha muita atenção no que está sendo feito, as chances de erros quando uma tarefa é realizada manualmente não são poucas.

Por exemplo, gerar nota fiscal uma a uma pode resultar no preenchimento incorreto das informações, o que tende a levar a uma série de transtornos e retrabalho. No entanto, ao emitir nota fiscal automaticamente isso já não acontece, e ainda contribui para a disponibilização desse documento muito mais rápido para o cliente.

Aprimoramento das entregas

E por falar em rapidez, processos automatizados também contribuem para entregas mais rápidas. 

No caso da nota fiscal eletrônica que acabamos de citar, a emissão automática ajuda para que o produto adquirido seja liberado mais rápido ao cliente, elevando, assim, o seu nível de satisfação com a marca.

Redução de custos

A redução de custos decorrente da automatização de processos pode ter diferentes origens, tais como:

  • menos desperdício de matéria-prima, dependendo do segmento;
  • diminuição do tempo gasto para execução da tarefa, reduzindo a necessidade de mão de obra;
  • menos retrabalho;
  • menos falhas que geram devolução de produtos, trocas, consertos etc.

Pensando do ponto de vista de uma gestão fiscal, automatizar as atividades dessa área contribui para que a empresa pague os seus impostos em dia, envie os documentos fiscais no prazo para os órgãos fiscalizadores e outras ações relacionadas.

Na prática, isso ajuda a evitar o pagamento indevido de impostos, multas, e diversos outros transtornos de impacto financeiro para o negócio. 

Ganho de tempo de execução

Sem dúvidas, o ganho de tempo é uma das maiores vantagens da automação comercial. Isso porque o tempo despendido para fazer algo manualmente nem se compara ao necessário para um software executar a mesma atividade.

Isso contribui para que o profissional fique livre para se dedicar a outros pontos da empresa, como aprimorar o relacionamento com os clientes. 

Melhora do relacionamento com o cliente

E por falar em relacionamento com o cliente, automatizar tarefas e processos também gera um importante impacto nessa relação.

Como dissemos, o tempo gasto para a realização das atividades diminui consideravelmente quando essas são executadas por meio de recursos tecnológicos. Com isso, é possível entregar respostas, produtos e soluções de forma muito mais rápida aos consumidores.

Tendo em vista que a probabilidade de falhas também diminuem, as chances de a empresa receber reclamações dos clientes cai, contribuindo para deixá-los mais felizes e fiéis à marca.

Mais foco no crescimento do negócio

Com mais tempo livre, decorrente da automatização dos processos, funcionários e gestores podem se dedicar a outros pontos essenciais para o crescimento da empresa. Assim, o foco na expansão do negócio aumenta e as chances de sucesso também!

Como saber o momento certo de automatizar os seus processos?

Para saber o momento certo de automatizar as tarefas e atividades da sua empresa, a dica é para que você avalie algumas questões, por exemplo:

  • a demanda de atendimento aumentou?
  • os funcionários não estão dando conta de atender os prazos?
  • há muitos gargalos em seus processos?
  • há muitas falhas e necessidade de retrabalho?
  • os custos operacionais estão aumentando?
  • não existe um padrão nos procedimentos realizados?

Essas são algumas perguntas sobre as quais é importante você ponderar. De modo geral, basta que uma delas tenha resposta positiva para indicar o momento ideal de converter tarefas manuais em automáticas.

Este artigo foi escrito por Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFe.io, sistema de emissão de nota fiscal.