Testamos 5 metodologias para criar o plano de ação perfeito

Sempre que nos deparamos com um problema no ambiente de trabalho, precisamos resolvê-lo coletivamente e com agilidade. Esse é um desafio e tanto! Porém, ele não precisa ser tão difícil assim, basta que você lance mão de algumas estratégias, como adotar  boas metodologias para r  um plano de ação.

Isso porque a melhor forma de garantir o bom resultado de ações conjuntas é planejar o que será feito, como será feito, e qual o resultado esperado. Essas metodologias também podem ser aplicadas a produtos que ainda serão lançados. Afinal, a falta de perspectiva também é um problema – ter um objetivo claro ajuda a atingir qualquer meta.

Como montar um plano de ação?

Para montar um plano de ação, você pode escolher um método ou mesmo criar o seu. Nesse artigo, falaremos sobre as principais metodologias para plano de ação e também traremos dicas de sistemas e aplicativos. Se quiser criar um planejamento do zero, lembre-se das dicas a seguir:

1. Defina um objetivo claro. Sim, para planejar um caminho, você precisa saber exatamente onde quer chegar.
2. Crie seu plano utilizando dados. Ter certeza do que é preciso fazer para atingir o objetivo inicial é necessário para criar e distribuir bem as tarefas.
3. Faça uma lista do que precisa ser feito. Pense no passo a passo do plano de ação e monte um cronograma de tarefas que faça sentido.
4. Envolva os seus colaboradores. É muito melhor quando as pessoas sabem não somente de suas responsabilidades, mas também do valor de sua contribuição para o projeto e para o time. Então seja transparente quanto a estratégia e delegue apropriadamente.
5. Crie um modelo visual. Além de estimular a criatividade do time, criar um diagrama agradável e claro ajuda a engajar as pessoas envolvidas no projeto.
6. Comemore! Entrega feita é sempre um motivo para celebrar, né?

Quais as melhores ferramentas para plano de ação?

Há duas respostas para essa pergunta. Se você está procurando aplicativos e softwares que te ajudem a fazer planos de ação, aqui vai uma seleção que fizemos para você:

• Trello: um dos melhores softwares para gestão e acompanhamento de projetos, em especial por sua simplicidade. Aprenda a usar o Trello aqui.
• ClickUp: possui uma excelente visão de tarefas a serem entregues por dia, auxiliando em muitas coisas, como, por exemplo,  montar um plano de ação mais efetivo;
• Google Agenda: uma das melhores ferramentas para plano de ação para garantir entregas pessoais e em grupo. Devido a sua popularidade, é fácil para acompanhar e gerir as notificações (que avisam do prazo de uma determinada entrega minutos, horas ou mesmo dias antes);
• Checklist Fácil: essa ferramenta permite criar rotinas, listas de afazeres para completar uma determinada entrega. A ideia é garantir que as entregas finais sejam padronizadas, o que ajuda muito na aplicação de metodologias para plano de ação;
• Moki: essa incrível solução permite criar checklists para coletar dados de uma operação, depois acompanha e cruza esses dados, sugerindo ações por meio do seu algoritmo. Ou seja, fica muito mais fácil prever cenários, se antecipar a problemas e outras coisas que podem atrapalhar o andamento de um planejamento.

Agora, se você quer fazer tudo do jeito mais tradicional, seguindo metodologias   clássicas e amplamente testadas pelo mundo, continue a seguir.

O que é 5W2H?

Essa é para quem gosta de fazer as perguntas certas. No momento de criar um plano de ação, faça ao time as seguintes perguntas:

• What: o que fazer
• Why: por que fazer
• Where: onde fazer
• When: quando fazer
• Who: por quem será feito
• How: como será feito
• How much: quanto vai custar.

As respostas preencherão um plano de ação completo, que vai da ideia que levou a planejar até o custo efetivo da ação.

Uma dica: utilize essas informações para criar um documento a ser compartilhado com o time, deixando todos os envolvidos cientes (pode ser algo virtual – já sabe como usar o Google Drive?). Esses acordos internos ajudam no comprometimento e responsabilidade dos envolvidos.

O que é metodologia SMART?

A metodologia SMART foi criada nos anos 90, por George Doran. Ela consiste na escolha (ou na adaptação) de objetivos que estejam alinhados com os 5 predicados abaixo:

• Specific (específico): metas precisam ser específicas, ter um foco;
• Measurable (mensurável): uma boa meta é mensurável de forma prática, para que os resultados não sejam avaliados apenas no âmbito da percepção;
• Achievable (alcançável): dê ao seu time uma meta possível de ser atingida, ainda que com certo grau de desafio, para não desmotivar ninguém;
• Relevant (relevante): parece óbvio, mas muitas vezes o óbvio precisa ser dito. Toda meta precisa ser relevante para o negócio central da empresa;
• Time based (temporal): é necessário estabelecer um prazo para que a meta seja alcançada.

De acordo com a metodologia, “Aumentar a receita” é uma meta mal estabelecida. Uma boa opção para esse mesmo caso seria “Em 2023, aumentar o total das vendas diretas de calçados em 30%, em relação ao ano de 2022”.

Melhor do que ter resultados incríveis é ter resultados incríveis e sustentáveis, certo? Estabelecer metas SMART ajuda a garantir que isso aconteça.

O que é a metodologia PDCA?

O ciclo PDCA é um método de gestão que foca em melhoria contínua. Seu nome é o acrônimo para Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act (agir). Aplicado na gestão de processos, ajuda a entender se uma determinada ação cumpriu ou não o seu objetivo, e se precisa de ajustes.

Por exemplo, uma empresa que precisa atender mais clientes em menos tempo.

• P: implementar uma ferramenta de atendimento via chat;
• D: escolher entre as diversas soluções aquela que melhor atende às necessidades do negócio, fechar um contrato, treinar o time, colocar a solução no ar;
• C: acompanhar os dados e resultados dessa ação, fazendo as perguntas certas. A qualidade do atendimento é boa? O cliente está satisfeito?  
• A: com base nessas respostas e análises, agora é a hora de tomar uma decisão. Os caminhos são vários. Avalie se essa foi uma boa decisão, se o cliente aderiu ao uso do chat, se a equipe precisa de mais treinamento e, até mesmo, se essa ferramenta é mesmo a melhor para o seu processo. 

E assim, comece a planejar de novo. A grande vantagem do ciclo PDCA é que ele permite alterar a (ou mesmo mudar completamente de) rota rapidamente, a partir de dados. Use essa metodologia para planos de ação que precisam ser colocados em prática quando não há muito tempo para realizar testes.

Gostou da metodologia PDCA? Aprenda mais no vídeo:

Os 5 porquês da qualidade

Sim, essa é uma metodologia para montar excelentes planos de ação, porque começa do básico, que é a busca pela causa raiz do problema.

A teoria de Taiichi Ohno, fundador da Toyota, diz que ao encontrarmos um problema, devemos nos perguntar o porquê dele ter acontecido. A resposta deve ser novamente questionada, até o total de 5 porquês.

Fica mais fácil com um exemplo. Olha só: 

Problema: Está grande o atraso nas entregas do time de marketing.

1. Por que isso aconteceu? Os analistas estão demorando a finalizar tarefas.
2. Por que estão demorando tanto? Andam dispersos, é falta de atenção e compromisso com os prazos.
3. Por que estão dispersos? Conversamos com o RH e sabemos que tudo começou porque estavam fazendo horas extras demais.
4. Por que fazer horas extras, se incomoda? Porque o volume de trabalho aumentou repentinamente, e extrapola a capacidade de entrega do time dentro de suas horas de trabalho.
5. Por que extrapola? Porque são mais atividades do que a equipe atual é capaz de entregar.

A causa raiz do exemplo está no fato de que a demanda aumentou, mas o quadro de funcionários não. Duas soluções são possíveis: apostar em automação de processos, para diminuir a carga de trabalho operacional, ou contratar mais pessoas para o time.

A curiosidade é saber como ele chegou em 5 porquês (em vez de 4 ou 6, por exemplo), mas se você tentar pensar qualquer problema, até mesmo os pessoais, a metodologia funciona. Faça essas perguntas a si mesmo(a) e faça o teste. 

O que é Kanban?

O Kanban é um processo de melhoria contínua que vale a pena  adotar ao montar um plano de ação, pois ele facilita a visualização do andamento de cada processo.

“Kanban” significa, literalmente, “sinal visual”. Encontre um espaço na parede, um quadro branco ou mesmo uma cartolina. Divida esse espaço em três colunas iguais. No topo da primeira coluna, escreva DO > na segunda, DOING > na terceira, DONE.

Cada atividade do seu plano de ação deverá ser anotada em cartão (pode ser um post-it ou pedaço de papel fixado com imã, tachinha em quadro de cortiça, fita autoadesiva, enfim). Todos os cartões devem ficar na primeira coluna (DO).

Aqui no quadro, DO significa “a fazer”, DOING quer dizer “em andamento” e DONE “tarefa completada”. A cada tarefa iniciada, o colaborador responsável deverá levar esse card para a segunda coluna, e assim por diante. A grande vantagem é poder controlar de maneira clara, simples e visual, o andamento de planos de ação ou projetos, sejam eles simples ou complexos.

Dicas para um Kanban perfeito:

• atribua cores diferentes para cada pessoa – isso ajuda a saber a quem pertence tal tarefa;
• abuse de símbolos, etiquetas e formatos de cartão para ajudar a diferenciar cada grupo de tarefas (uma dica é diferenciar por departamento ou equipe);
• escolha materiais de qualidade, talvez você queira utilizar esse quadro por bastante tempo;
• engaje os colaboradores – faça perguntas, acompanhe os prazos de entrega. Isso promove uma sensação de pertencimento que, ao final, permite fazer entregas melhores. 

Qual a sua metodologia para plano de ação favorita?

Quando você precisa planejar uma mudança de rota, seja para iniciar algo novo ou para resolver um problema, qual método prefere? Gostou das opções e dicas que trouxemos neste artigo? Usa um modelo totalmente seu?

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