Está precisando fazer uma boa gestão de tarefas do seu negócio ou time de maneira direta e eficaz? Então, você precisa saber o que é Kanban.

Caso nunca tenha escutado falar em Kanban, saiba que esta é uma técnica japonesa que foi criada na década de 40.

O kanban tem como objetivo ajudar a aumentar a produtividade de uma equipe por meio de uma gestão e organização simples e direta.

Quer entender melhor o que é Kanban, como funciona e as vantagens? Continue lendo este artigo!

O que é Kanban?

Se você chegou até aqui buscando entender como ter um fluxo de trabalho contínuo, saiba que iremos te explicar isso agora.

Mas antes, precisamos te contar que Kanban é de origem japonesa e tem como significado “cartão” ou “sinalização”.

Por conta disso, este método propõe o uso de post-its para acompanhar o andamento dos trabalhos.

Sendo assim, podemos falar que o Kanban é uma metodologia visual de gestão de trabalho no qual as tarefas essenciais são sempre priorizadas.

E isso acontece porque esse método busca guiar cada tarefa para um fluxo de trabalho que foi pré-definido anteriormente. 

Dessa maneira, as tarefas são realizadas sempre que necessárias e no volume adequado, que tem como foco a execução das tarefas essenciais.

De forma simples, o Kanban é uma metodologia que tem como objetivo indicar e limitar o trabalho que está em andamento.

Ele é ideal para quem busca ser ágil e evitar a procrastinação, fazendo o seu dia de trabalho render muito mais.

Como funciona o Kanban na prática?

Agora que você já entendeu o que é o Kanban precisa saber como ele funciona na prática para começar a usar essa metodologia no seu trabalho com a sua equipe.

Como falamos acima, este é um método que você consegue visualizar todo o fluxo do trabalho, incluindo as etapas e o que está sendo feito em tempo real.

Para quem já conhece o Trello, saiba que este método funciona de forma bem parecida. Você consegue ver e identificar os possíveis problemas na fluidez do trabalho.

Mas como colocar em prática o Kanban? Existem algumas regras, como

  • Defina colunas: você pode criar três colunas básicas, como “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Mas você também pode criar colunas de acordo com as necessidades do seu trabalho;
  • Coloque prazos em cada tarefa: se você tem muitos trabalhos a serem feitos, o ideal é colocar os prazos de cada uma para não se perder;
  • Limite o trabalho que está em andamento: aqui o ideal é você não começar uma nova tarefa do trabalho enquanto não finalizar a que está em andamento. Assim, não vira uma bola de neve de tarefas que precisam ser finalizadas. Começou, termine.

Quais são os benefícios do Kanban?

Independente se você trabalha em equipe ou sozinho, o Kanban oferece diversos benefícios para agilizar o processo das tarefas a serem feitas dentro do prazo.

Abaixo vamos te contar algumas das vantagens que essa metodologia oferece. Confira!

Otimiza a produtividade

Com o Kanban você consegue visualizar os dados atuais de cada tarefa e projeto, fazendo com que toda a equipe tenha um maior controle dos processos. 

E uma consequência disso é justamente o aumento da produtividade já que o processo de execução estará direcionado e você conseguirá visualizar exatamente o que falta para finalizar a tarefa em questão. 

Maior autonomia para os colaboradores

Como os colaboradores conseguem visualizar o que falta para o trabalho ser finalizado é possível que eles próprios peguem as demandas sem a necessidade de dar ordens ou fazer solicitações.

Cada um sabe o que precisa ser feito dentro do fluxo de trabalho e isso dá mais autonomia para eles.

Até porque as entregas são alinhadas e migram de coluna para coluna com mais rapidez.

Prioriza as tarefas importantes

Como essa é uma metodologia visual fica fácil de ver o que precisa ser feito com urgência e o que é mais importante. 

Assim ninguém perde tempo tentando adivinhar por onde começar e nenhuma tarefa fica parada por muito tempo.

Você pode colocar as prioridades por prazos, sinalizar com cores fortes e chamativas ou montar as colunas justamente do mais relevante para o menos relevante. Fica a seu critério.