Os passos para lidar com os desafios da transformação digital

A obrigação de trabalhar remotamente, imposta pela pandemia de Covid-19, levou a um cenário de muitos desafios para empresas que não estavam habituadas a operar dessa forma. Os obstáculos da migração para o home office envolvem não apenas questões a respeito de tecnologia, mas também a adaptação a uma nova cultura organizacional em que a colaboração acontece a distância.

Para compreendermos qual é o melhor caminho para superar essas dificuldades, conversamos com o Guilherme Valgas, diretor de growth da Acesso Digital, empresa que oferece um ecossistema de tecnologia para simplificar e trazer mais transparência às rotinas de outras companhias.

Valgas fala sobre transformação digital, RH, segurança da informação, documentação e trabalho remoto.

Olá, todo mundo! Bem-vindos ao sexto episódio do Digicast! Sou Pedro Renan, CEO da Digilandia e da Agência Papoca, e seu host. Hoje, recebo o Guilherme Valgas, da Acesso Digital. Muito bem-vindo, Gui. É uma honra ter você aqui para bater um papo com a gente. 

Fala, Pedro. Tudo tranquilo? Estou muito animado de estar aqui em fazer esse papo contigo. 

Hoje, sou o diretor de growth da Acesso. Cuido de que tudo que se refere a crescimento dos nosso produtos e na geração de receita. Estou muito feliz de estar aqui e bater um papo com você e com a audiência da Digilandia. Vai ser legal trazer um pouco da visão da Acesso e da minha visão sobre algumas coisas que estão acontecendo no mundo e no Brasil.

Ao acessar a home da Acesso, você já vê “tornamos sua vida mais simples e segura”. E esse é um pouco do nosso papo, principalmente com a transformação digital que está ocorrendo nas empresas. Como deixar tudo mais simples e seguro do ponto de vista de documentação, segurança, RH, informações online e por aí vai.

Para começar, com esta ruptura que estamos vivendo e a migração para o trabalho online e o trabalho remoto, como você acha que as empresas irão reagir? E como elas têm reagido?

A gente está vivendo um momento diferente. O mundo já tinha passado por crises econômicas que geravam outras crises do ponto de vista de saúde e de pessoas. E estamos tendo uma crise de saúde que está gerando uma crise econômica. É um pouco diferente do que tínhamos visto nos últimos tempos.

A Acesso tem ajudado a simplificar a relação de pessoas com empresas. Sempre nos colocamos como ecossistema de tecnologia que trabalha nesse meio do caminho. Hoje, trabalhamos tanto com empresas que estão muito focadas e preparadas para o mercado digital quanto com grandes empresas tradicionais que têm forte física e offline gigantesca.

Estamos vendo uma diferença grande nessa migração de modelo de trabalho para um modelo online e remoto. Geralmente, empresas menores e empresas de tecnologia, que já têm dia a dia com a adoção de algumas coisas de flexibilidade de trabalho e home office, estão se adaptando com mais facilidade do que empresas que têm estrutura física mais pesada.

Particularmente, do ponto de vista da Acesso, temos conseguido fazer um movimento, relativamente, tranquilo em relação à isso. Em pouco mais de uma semana, já estávamos com a operação 100% remota, com o desafio específico do nosso negócio, que era fazer que as áreas sensíveis do ponto de vista de segurança e tecnologia mantivessem os mesmo níveis de segurança de quando estavam na operação física no escritório.

Conseguimos nos preparar com velocidade grande e reagir rápido para fazer essa mudança, mas não é o que temos visto de maneira geral. Temos visto um mercado um pouco dividido, mas, principalmente, ninguém com uma fórmula pronta, para dizer “sigam os passos A, B e C”. Cada negócio tem sua característica e está todo mundo tentando entender como se adaptar a este momento.

Qual tem sido o maior desafio para essas empresas, sejam elas grandes, pequenas, tradicionais ou tecnológicas? Qual é o ponto de maior transtorno ou ficção nesta mudança? É a confiança no trabalho remoto, são ferramentas, processos de segurança?

O primeiro ponto está muito ligado à operação em si. Se fecharmos no nosso mundo de tecnologia e startups, é fácil imaginarmos essa migração. Mas, quando falamos de empresas com milhares de pontos físicos espalhados no país, é difícil imaginar essa operação rodando de uma maneira adaptada ao trabalho remoto e até identificar as novas funções e o papel de cada um.

Há um ponto central relacionado à operação, que é muito mais fácil no mundo de tecnologia. E destacaria mais dois pontos que tenho visto com bastante curiosidade. 

O ponto um está muito relacionado a pessoas, e falaria de produtividade. Como manter as pessoas produtivas dentro de casa, mas, ao mesmo tempo, criar um ambiente para que elas estejam bem, trabalhando de maneira saudável, motivadas e com a saúde mental em dia. Afinal de contas, é uma mudança de rotina muito grande, e esse convívio social acaba pesando demais quando saímos de trabalho físico para um trabalho remoto.

E o terceiro ponto que tem sido muito difícil é em relação à comunicação. Está todo mundo criando formas de se comunicar, mas é difícil até que consigamos determinar exatamente o papel de cada ferramenta dentro de uma comunicação remota. 

Em que momentos vamos usar e-mail? Em que momentos entrará uma ferramenta de mensagem, seja um WhatsApp ou Hangouts? Em que momentos entrará um call? Como formalizamos essas coisas e criamos uma interação de comunicação grande?

Este é um impacto que vamos enxergar no médio e no longo prazo. Enquanto está todo mundo se ajustando, o impacto disso não está sendo tão grande, mas, no longo prazo, precisaremos entender muito bem como usar essas ferramentas de comunicação, para manter um contato e uma transparência saudável.

• Confira também: Como se organizar e aumentar a produtividade no home office

Excelente ponto esse que você tocou da comunicação. Convido que ainda não tiver escutado o Digicast número 4, com Rafael Damasceno, da Supersonic, porque ele fala exatamente sobre isso. Num dos tópicos que abordamos, ele dá várias dicas. O assunto principal é como criar uma cultura organizacional numa empresa remota, e um dos pontos tocados é como a comunicação errada em canais inadequados pode destruir um ambiente que era saudável.

Dentro dessas mudanças que estão ocorrendo, há algum erro que vocês cometeram na Acesso ou as empresas têm feito e gerando transtornos?

Passamos por isso numa escala menor. A Acesso é uma empresa que tem pouco mais de 200 funcionários. Mas, neste momento, não que tenha sido um erro, mas um ponto de atenção em que temos espaço de melhoria. Quando falamos de mudanças muito bruscas como esse, não é simplesmente pegar o notebook, deixar de ir ao escritório e passar a ficar em casa. 

Tem gente que não tinha um notebook, mas um computador desktop. Tem gente que não tem internet na mesma velocidade que tinha no escritório e não consegue fazer call em vídeo de casa. Temos inúmeros cenários e fatores que não estão dentro  de uma caixinha.

O que quero trazer de erro e ponto de atenção é que se já tínhamos de ter uma transparência e clareza de informação muito grande sobre tudo o que aconteceria, isso tem de ficar ainda mais escancarado.

A clareza das coisas tem de ser multiplicada por 10, porque surgirão inúmeras dúvidas, uma insegurança muito grande, não só pela mudança de dia a dia, mas por tudo que está acontecendo no mundo. E a empresa tem de se preparar para que isso aconteça.

A Acesso tem facilidade para isso, porque, culturalmente, tem um time de comunicação e uma cultura empresarial que reforça muito isso. 

Do nosso lado, rapidamente, identificamos que precisaríamos identificar e crescer exponencialmente esse nível de clareza que precisávamos dar às coisas e conseguimos reagir muito bem. Mas foi um insight percebemos muito rápido nos primeiros momentos, porque, afinal de contas, estamos falando de pessoas. 

Querendo ou não, culturalmente, o brasileiro é muito sociável e gosta de estar muito próximo, para se sentir seguro e estabelecer uma relação de confiança. A maior atenção a isso foi muito importante.

Hoje, criamos uma série de interações virtuais com o time, para conseguir tirar as dúvidas e criar momentos informais em que não falaremos de trabalho. Há algumas atividades em grupo. Temos um personal que dá aulas por Hangouts às 7h30 para toda a empresa. 

Há uma série de coisas nesse sentido em que agimos para conseguir contornar. Mas esse é um problema que quanto maior a organização, mais difícil fica para se comunicar com clareza e entender as inseguranças das pessoas. Esse seria o maior ponto de atenção como um todo. 

• Confira também: Como criar uma cultura organizacional numa empresa remota

Há dois pontos que você falou que acredito que mereçam destaque. Essa pergunta é dura, porque muitas pessoas não querem compartilhar os erros ou pontos de atenção e focar apenas nas partes boas. Empreender, normalmente, traz mais partes ruins do que boas. Mas é muito legal quando você traz essa percepção de que vamos errar sempre e é normal, porque acontece. 

O problema é o que fazemos com esse erro e como interpretamos. E o que também daremos de feedback para outra pessoa ou para nós mesmos, que está ligado ao segundo ponto, que é humanidade. Ter empatia de entender do que está acontecendo e que, no final do dia, independentemente da crise da empresa ou do tamanho do problema, é sobre pessoas. Da melhor maneira que conseguirmos tratar, alinhar, gerir expectativas, vamos achar uma solução melhor, principalmente quando estamos num ambiente onde todos os dias temos de tomar decisões não programadas. 

Ninguém se programou para trabalhar remotamente, para ter de fazer uma transformação digital. É algo que surgiu. Portanto, se tivermos a humildade de entender o outro, conversar, ajustar e alinhar, podemos passar por isso de maneira melhor, como empresa e seres humanos.

Tenho uma visão muito parecida. Quando conseguimos ter o ser humano no centro e, obviamente, criar um ambiente confortável para que ela se expresse e trabalhe, conseguimos achar solução para tudo.

Pode ser que a solução não necessariamente será a mais positiva que se imagina. Criamos empatia, clareza, conseguimos trabalhar esse lado humano e, a partir daí, as coisas são melhor conduzidas. Esse senso fica forte quando trabalhamos as coisas dessa forma.

É isso. Ouvir e ter empatia não quer dizer que você concordará e fará exatamente o que a outra pessoa está pedindo ou que você não terá de tomar decisões difíceis. Estamos vendo agora várias empresas com demissões em massa, profissionais brilhantes sendo demitidos. Muitas vezes, é algo inerente, acontece. A empresa não tem caixa e etc. 

Mas é o fato de que ter empatia não quer dizer que a gente não tome decisões difíceis. Quer dizer que tomaremos decisões difíceis de uma maneira melhor para todos os envolvidos.

Dentro disso, de toda essa mudança, o maior acerto da Acesso foi na questão de comunicação e dessa empatia? Ou há algum outro ponto que você gostaria de destacar, seja da Acesso ou de alguma outra empresa?

A Acesso caminhou por três pilares desde que começamos a trabalhar em função da crise. E os três foram bastante positivos.

O primeiro ponto em relação à comunicação e à clareza, que foi muito baseado e inserido dentro de um contexto cujo objetivo era levar a empresa para um porto seguro, onde tivesse sólida e com condição de fornecer aos colaboradores uma condição de trabalho, de dar segurança aos clientes. 

Ou seja, manter um equilíbrio e ambiente muito saudável de trabalho, tanto para quem trabalha na Acesso quanto para quem se relaciona com o ecossistema da Acesso de alguma forma. Isso tudo passou por muita clareza.

Traria mais dois pontos que, ao meu ver, são muito positivos. Talvez, eles tenham impacto zero no curtíssimo prazo, mas são decisões que garantem e reafirmam o propósito que a empresa tem e a visão de longo prazo que quer enxergar depois de passar por todo esse momento de crise. 

O primeiro ponto é continuar investindo em tecnologia. E quando falo de investir não é colocar mais dinheiro, mas, realmente, usar o momento para que os times de engenharia e produto olhem para os pontos que estavam parados e a gente consiga aproveitar o momento em que o mercado está mais lento e temos menos vendas, para focar e sair desse período com um produto ainda melhor, uma solução ainda mais aderente aos nosso clientes e ao mercado de maneira geral. Isso tem sido trabalhado de maneira bastante consistente e brilhante pelos times de engenharia e produto.

E um terceiro acerto foi como a Acesso enquanto empresa consegue impactar socialmente tudo o que está acontecendo. Estamos participando de alguns movimentos, nos envolvendo em algumas causas, para conseguir contribuir com nossa tecnologia para ajudar a sociedade a passar por isso. 

Então, nos unimos com empresas que têm tecnologia de RH, por exemplo, para fornecer o combo de soluções para que os hospitais pudessem contratar funcionários a distância. Vai desde a seleção, passando pela entrevista até a admissão, que é onde a Acesso atua. E tudo isso de maneira remota e sem custo nenhum para os hospitais e para o mercado de saúde.

Também estamos nos envolvendo em um projeto que se chama Mães da Favela com a Cufa, que está tentando ajudar essas mães a terem fonte de renda, de onde receber um valor financeiro para sustentar a família. É um cenário bastante crítico quando falamos de Brasil e bem diferente do que vemos no âmbito empresarial e corporativo.

Portanto, estamos nos envolvendo muito em ações em que acreditamos que trará um impacto muito positivo para a sociedade e não necessariamente tem a ver com o crescimento do nosso negócio, com geração de receita ou qualquer coisa nesse sentido..

É um papel nosso como seres humanos ajudar do jeito que dá. A Digilandia nasceu disso. Na Agência Papoca, temos o trabalho de produção de conteúdo, de blogs e pensamos que a melhor maneira de ajudar as pessoas seria com o que sabemos fazer, que é criar um blog. Então estamos criando o conteúdo todo gratuito justamente para ajudar a trabalhar melhor remotamente, a como fazer uma transformação digital, e levar informação sobre algo que é tão novo.

O projeto com a Cufa é https://www.maesdafavela.com.br/. E criamos uma página com empresas de software para que todas as empresas de saúde, principalmente hospitais, consigam ter acesso a soluções: https://www.gupy.io/contratando-pela-saude.

Temos as duas páginas para quem achar que faz sentido não só contribuir com as ações, mas entender que as soluções serão úteis no dia a dia das empresas ou passar por esse período.

Bacana demais. Antes do nosso papo, falamos da migração para o remoto e comentamos que para marketing, vendas e outros setores é mais simples do ponto de vista técnico. Para outras áreas, é mais complexo, como o próprio RH ou o próprio atendimento.

Quais dicas você daria para essas áreas que você julga serem mais complexas de como fazer essa migração ou como você fizeram? E na Acesso, há também as partes de Acesso Sign de documento e a parte de RH. Há alguma coisa que a Acesso consegue contribuir para essas áreas mais complexas?

Onde tivemos maior cuidado para fazer essa movimentação foi em relação às áreas de segurança, atendimento, análise e SAC. São áreas que estão lidando com um aspecto muito sensível de atendimento aos nossos clientes e aos clientes dos nossos clientes. Então tivemos um zelo e cuidado muito grande. Primeiro para fornecer a estrutura necessária para que essas pessoas executassem o trabalho de casa da mesma maneira que fariam no escritório.

A Acesso providenciou uma máquina com as mesmas configurações daquele que está no escritório. Providenciou toda a estrutura de segurança, para que eles continuassem operando em impactar as operações dos nossos clientes. 

E um pouco do que comentei são as comunicações de temas informais. Temos feito esse trabalho com o personal que está dando as aulas pela manhã. Temos um movimento dentro da Acesso que, anteriormente, era mensal. Ele se chama “voz da experiência”. É um projeto em que, uma vez por mês, vinha uma pessoa de mercado para falar com a gente. E temos intensificado para que isso aconteça semanalmente. 

Portanto, semanalmente, o time todo do Acesso tem a oportunidade de conversar com funcionários que são referências de mercado, para entender a história desses caras, mas também como eles e as empresas deles estão passando por todo esse momento. 

Neste momento, posso dizer que olhando para o ambiente da Acesso, somos até um pouco mais privilegiados por ter uma mudança mais fácil. Talvez, 50, 60 ou 70% da empresa já tivessem notebook. Temos números reduzido de funcionários e flexibilidade para o trabalho remoto.

Para grandes empresas, temos visto que existe dificuldade, uma burocracia maior, principalmente em como fornecer acesso a todos os sistemas que a pessoa tinha no escritório. Migrar boa parte da empresa que não tem notebook… São desafios que estão surgindo. Mas, de maneira geral, acredito que todos estão conseguindo achar a solução da forma que funcione melhor.

Há outras questões que não necessariamente serão técnicas, mas burocráticas, como leis e adaptação de benefícios. Até escrevemos um conteúdo sobre isso: Todos os passos para implantar o home office na sua empresa.

Falamos de muita coisa aqui e sei que você é bastante estudioso e lê bastante. Tem alguma dica de livro que você daria para nossa audiência?

Estou lendo dois livros atualmente. Isso é uma das coisas positivas do home office. Eu estava como uma frequência de leitura bem ruim. Consegui criar um hábito bom de ler todo dia de manhã antes começar a trabalhar. Tem sido muito positivo.

Estou lendo um livro mais focado em negócios em si e um livro que dá para tirar muita coias de negócios, mas que conta um pouco sobre sociedade e comportamento, que é o Everybody Lies.

É um mega best seller, que conta como o comportamento e as pesquisas que são realizadas principalmente no Google e outros mecanismos de buscas podem nos dar insights de como as pessoas realmente pensam e agem. 

E o mais legal desse livro é que o autor mostra casos e pesquisas que diziam uma coisa, e a forma como as pessoas se comportavam na internet dizia exatamente o contrário. Esse livro, estou lendo muito rápido, porque é muito interessante e tem muita coisa que faz bastante sentido. Ele chega a ser até um pouco irônico.

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E do ponto de vista de negócios, estou lendo um livro que chama Deep Dive. Ele fala bastante sobre a capacidade de entender o que se quer dizer por estratégia. Ele gasta bastante tempo explicando o que é estratégia e como aplicá-la traçada no dia a dia. 

Por chamar Deep Dive, ele defende que isso é feito por meio de poucas escolhas e escolhas de alto impacto. Ele fala muito de foco. Tem sido um livro muito interessante.

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Sobre isso de estratégia e foco, um dos melhores livros é de ficção, mas é Game of Thrones. Se você ler os livros e olhar desse prisma e dessa maneira e vir toda estratégia, é sensacional. Tudo depende do olhar que a gente dá e a mente que levamos. Se formos de peito aberto, conseguimos ter qualquer tipo de interpretação que uma personagem ou uma frase quis dizer para a gente. Essas dicas foram muito boas.

Há muitos livros que não necessariamente falam de negócios, mas que conseguimos criar uma aplicabilidade gigantesca. Talvez, até maior que os livros que são de negócios.

Até porque tem muitos livros de negócios de muita gente que nunca fez negócios. Portanto, é meio complexo. Mas a gente finge que não viu e passa em frente.

Já que falamos de Game of Thrones, há alguma dica de filme ou série que te chamou a atenção?

Vou trazer uma coisa mais de business e empreendedorismo e algo mais pessoal.

Do lado de business, assisti recentemente à série do Netflix sobre o Bill Gates, que fala como ele tem aplicado tecnologia para resolver alguns problemas de impacto social. Confesso que sou bem descrente nos primeiros momentos para esse tipo de série, mas fiquei realmente surpreso com o trabalho que ele faz. São poucos episódios, três ou quatro, e vale muito a pena, porque é animal o trabalho que ele faz.

De série, você falou sobre Unabomber, é fantástica essa série. Tem uma outra que é um pouco parecida que é Minhunter, que é como foi criado todo o processo do FBI com entrevistas de serial killers. Portanto, tem uma conexão com Unabomber, que é mostrando como foi todo o processo dele. É genial. Eu ficava apreensivo, mas você consegue ver do ponto de vista estratégico, como foi criado. Vale a pena também.

Primeiro, vou fazer uma grata propaganda a você. Então, leiam Digilandia e Esportelândia. Tudo que o Pedro, o Pierre e a Papoca produzem são conteúdos muito úteis. É por isso que tudo o que vocês fazem cresce de maneira muito rápida.

Pensando do ponto de vista do que tenho lido ultimamente, tenho sempre hábito de acompanhar tudo o que é produzido pela Harvard Business Review. Tudo o que eles falam sobre os mais variados temas tem sempre uma profundidade muito grande. Eles sempre trazem dados que embasam tudo o que está sendo falado. Portanto, acompanho com frequência.

Do ponto de vista de negócios de maneira geral, confesso que tenho tentado focar, para não acompanhar muita coisa e ficar bebendo apenas do cenário de crise. Mas tenho gostado do trabalho que a Neofeed e o Brazil Journal têm feito. Eles têm conseguido me manter atualizado, não apenas sobre a crise, mas como os negócios têm se adaptado nesta situação.

Agora, se você quiser falar mais da Acesso, páginas, links, redes sociais, agora é a hora.

Não sou a melhor pessoa para fazer jabá. Contando um pouco mais em detalhes, vale falar sobre o que a Acesso tem feito.

A Acesso tem o propósito de simplificar a relação entre pessoas e empresas, como conseguimos usar tecnologia para simplificar, trazer mais transparência e segurança a esse cenário.

Hoje, somos um ecossistema de tecnologias focadas para conseguir nos ajudar nesse propósito.

Temos dois principais produtos. Um de admissão digital, onde a empresa consegue fazer a admissão dos colaboradores de maneira totalmente remota. Tem tudo a ver com o momento que vivemos atualmente. É o Acesso RH.

Temos um produto muito focado para proteção, para evitar fraudes e autenticar usuários. É um produto que tem uma aderência muito grande para os mercados financeiros, de fintech e aplicativos. É um produto de biometria facial. 

Com uma simples selfie, protegemos o usuário para que em nenhum outro momento o CPF ou imagem dele seja usado para fraudar alguma empresa e, obviamente, protegemos a empresa para evitar que ela tenha perdas financeiras em alguma transação.

Ambos os produtos são integrados nativamente com um produto de assinatura digital. Além disso, conseguimos prover que todo o processo de assinaturas de documentos, de opt-in, seja feito digitalmente com a integração do nosso produto de assinatura digital. E tudo isso 100% preparado para uma LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que não sabemos se vem ou não. 

E atendemos hoje grande parte das maiores empresas do país. Hoje, das 10 marcas mais valiosas do país, atendemos seis ou sete. Temos conseguido ter atuação bastante forte no mercado.

Se quiserem acessar e saber mais alguma coisa sobre a Acesso, se aprofundar nos produtos e nos problemas em que podemos ajudar, pode acessar acessodigital.com.br, ou falar diretamente comigo. 

Meu LinkedIn é Guilherme Valgas ou podem me mandar e-mail no guilherme.valgas@acessodigital.com.br. Estarei à disposição para trocar ideias sobre gestão, marketing, vendas, falar sobre o momento atual e boas práticas. Estarei muito aberto para bater um papo com quem nos ouviu.

Depois de compreender os passos que devem ser seguidos na migração para o trabalho remoto, veja também como uma cultura data driven ajuda empresas na crise.