Produtividade. Essa é, sem dúvida, a grande palavra da era digital. Em um mundo em que é preciso ser altamente eficaz nas atividades realizadas e ao mesmo tempo trabalhar com equipes reduzidas, isso fica ainda mais evidente.
As demandas são diversas, e muito mais importante do que fazer as coisas com velocidade, é preciso fazer as coisas certas.
Isso pode parecer óbvio, mas não é nada fácil.
Você já teve aquela sensação ao fim do dia de que trabalhou muito, e ainda assim precisaria de mais tempo para conseguir finalizar uma tarefa?
Isso acontece porque trabalhar muito não significa ser produtivo, nem eficiente.
Para que você consiga ser eficiente você vai precisar:
- Alocar esforços no aproveitamento inteligente do tempo;
- Diluir grandes projetos em etapas menores;
- Evitar retrabalhos;
- Fazer planejamento;
- e treinar sua equipe.
O vídeo abaixo traz algumas dicas sobre como aumentar a produtividade no trabalho:
Ser produtivo tem tudo a ver com agir de forma inteligente.
Em outras palavras, para jogar os indicadores de produtividade lá no alto é preciso usar todos os recursos disponíveis para que não só os resultados mas também os próprios processos sejam melhorados continuamente.
Mas como atender a todas essas expectativas sem que a carga de trabalho aumente vertiginosamente?
A pergunta é complexa, mas a resposta é objetiva: através do uso (e abuso) de apps para produtividade pessoal e ferramentas de gestão organizacional.
Essas ferramentas de produtividade existem justamente para criar atalhos e fazer com que o profissional evite desperdiçar horas em uma tarefa e possa realizá-la da maneira mais simples e eficiente possível. E quando falamos de uma equipe enxuta (ou até mesmo composta por uma única pessoa) elas se tornam ainda mais indispensáveis.
Diariamente entramos em contato com mais e mais aplicativos web (sejam eles desktop ou mobile) que foram projetados justamente para auxiliar os diversos tipos de profissionais na execução de suas tarefas. E a melhor parte: esses aplicativos estão cada dia melhores!
Então, separamos aqui uma lista de aplicativos de produtividade por categorias de uso, acompanhadas de algumas recomendações baseadas na popularidade deles – priorizando aqueles que possuem uma versão gratuita:
- Ferramentas de produtividade pessoal
- Ferramentas de comunicação interna
- Ferramentas de produtividade para colaboração e compartilhamento
- Ferramentas de gestão de projetos
- Ferramentas para gestão de vendas
- Ferramentas de gestão de finanças
- Ferramentas de automação de marketing
- Ferramentas para automatização de processos
Se você precisa tornar a sua vida profissional (e a da sua equipe) mais produtiva, este artigo é para você!
1. Ferramentas de produtividade pessoal
Antes que você possa começar a pensar em ferramentas de produtividade no trabalho, envolvendo sua equipe ou a sua capacidade de entrega para os clientes, ou em como ser mais produtivo no trabalho, é preciso olhar para si.
Num mundo ideal, seríamos capazes de nos sentar e executar tarefas do início ao fim sem distrações ou esquecimentos.
Mas a realidade é bem diferente disso. Você vai precisar de ferramentas que te ajudem a organizar a agenda, suas tarefas diárias e também as suas referências de consulta.
Ferramentas para organização de tarefas
O Evernote app funciona como um bloco de notas universal.
Depois de baixar o Evernote você consegue escrever ideias em arquivos de texto, registrar checklists, criar lembretes e até mesmo digitalizar documentos.
Mas você me pergunta: como usar o Evernote e se localizar entre suas notas depois?
Além do sistema de tags, a ferramenta de busca do Evernote é super poderosa e consegue reconhecer texto em imagens e digitalizações. Uma verdadeira salva-vidas.
Outra ferramenta interessante para gerenciar suas tarefas é o Todoist, um aplicativo que ajuda a:
- Listar suas tarefas em checkboxes;
- Agrupar suas tarefas por múltiplas verticais;
- Separar suas tarefas por projeto;
- Separar as mesmas tarefas por contexto;
- Criar tarefas recorrentes;
- Atribuir tarefas a outros membros do projeto.
Em outras palavras, digamos que você precisa realizar um pagamento referente a um projeto. Essa mesma tarefa pode fazer parte de um projeto e também de um contexto chamado “banco”.
Assim, sempre que você entrar no banco (presencial ou virtualmente) poderá acessar as lista de itens que podem ser resolvidos por lá.
Além disso, conforme listado acima, é possível criar tarefas que se repetem em intervalos regulares (ex: reunião de equipe toda segunda-feira ou enviar relatório para os investidores todo dia 15).
Ferramentas para criar um calendário de tarefas diárias
Bem. Agora você já organizou suas ideias, as tarefas a serem executadas e as contextualizou. O próximo passo é manter tudo organizado dentro de uma agenda de atividades, certo?
A primeira ferramenta de agenda da nossa lista não poderia deixar de ser o Google Calendar, claro.
Grande parte da popularidade do Google Agenda vem do fato de que é possível criar várias agendas em um só lugar usando uma única conta do Google.
Você pode ainda:
- Escolher qual (ou quais) agenda deseja compartilhar;
- Com quem deseja compartilhar seu Google Agenda;
- Criar eventos;
- Convidar outros participantes para eventos;
Além disso, o Google Calendar se conecta com muita facilidade não apenas a outros aplicativos de calendário, mas também a aplicativos e serviços comerciais que utilizam calendários em sua carteira de recursos, como é o caso do Trello e da Asana.
Outra ferramenta muito útil para manter o seu dia a dia organizado é o Calendly.
O Calendly é um aplicativo de agendamento de horários criado para facilitar o processo de marcação de encontros e reuniões.
O anfitrião seleciona as datas e horários em que está disponível, além de deixar clara a duração do evento, local em que deve ocorrer (inclusive se for um encontro virtual) e outros detalhes pertinentes.
Depois basta compartilhar a URL com o convidado, que poderá optar pelo horário mais adequado para ele. Fácil, prático e – de quebra – integrado ao Google Calendar.
Ouça a entrevista com Marcus Ribeiro, da Pluga, e entenda como a integração de ferramentas online aumenta a produtividade:
2. Ferramentas de comunicação interna
Comunicação é a palavra chave quando falamos em produtividade.
É fundamental que todos os membros da equipe estejam alinhados e que as informações fluam de forma transparente e coesa, para que não haja gargalos e tropeços desnecessários.
Ferramentas de bate-papo entre os membros da equipe
Atualmente o Slack é uma das ferramentas mais populares para isso. Além de funcionar como um bate-papo em equipe, o Slack permite:
- Compartilhamento de arquivos;
- Visualização de imagens e vídeos;
- Organização das conversas através de canais (ex: Marketing, Financeiro);
- Notificações personalizáveis;
- Mensagens diretas entre os membros da equipe.
Ah, e muitos emojis e gifs que ajudam a setar o tom das conversas.
Dá só uma olhadinha nesse vídeo sobre o Slack:
Ferramentas para reuniões por vídeo
Quando se torna necessário partir para uma troca de ideias frente-a-frente, entram em campo as ferramentas de videoconferências grátis.
Sim, às vezes uma pausa para uma reunião pode ser mais produtivo.
Especialmente no caso das equipes que funcionam de forma remota. Ver as expressões e gestos dos outros e ouvir suas vozes ajuda muito a ter conversas mais eficazes.
O Google Hangouts é um dos serviços de reunião online grátis mais fáceis e acessíveis de todos. Se você possui uma conta do Google (quem não tem uma?), então já possui uma conta no Google Hangouts, que funciona com todos os computadores, e sistemas Android e iOS.
Além dele, existem também o Whereby grátis (o antigo appear.in) para até quatro participantes.
E por fim, o que está bombando nos últimos tempos: o aplicativo Zoom.
O Zoom é gratuito para ser usado por até 40 minutos ininterruptos. Com ele, é possível fazer conferências por vídeo com uma até 25 pessoas.
3. Ferramentas de produtividade para colaboração e compartilhamento
A segunda coisa mais importante para um funcionamento produtivo e entrosado é a colaboração (ou compartilhamento) entre os membros da equipe.
Um dos maiores benefícios das ferramentas de produtividade em nuvem é que elas permitem que todos discutam projetos e arquivos, independentemente da hora ou do local.
Vamos a algumas delas?
Ferramentas de produtividade em nuvem
Quando falamos em documentos empresariais, é praticamente impossível não falar de textos e planilhas.
Para eles existem o Microsoft Office Online (as versões web do Word, Excel, PowerPoint e OneNote) e o G Suite (com documentos, planilhas, apresentações, formulários e mais).
Ambos funcionam na nuvem e possuem recursos de edição simultânea online, comentários em tempo real e importação de documentos.
Uma vez criados, todos os documentos da empresa precisam ser armazenados e acessados pelos demais membros, correto? Quanto mais prático e intuitivo o acesso aos arquivos, mais produtiva será a produtividade no trabalho em equipe.
Para isso nada mais conveniente que um espaço de armazenamento central que você pode acessar de qualquer dispositivo para que você e seus outros colegas de trabalho tenham acesso instantâneo às alterações mais recentes.
Ferramentas de armazenamento em nuvem para empresas
O Dropbox foi líder nesse sentido e é até hoje uma das ferramentas mais populares de armazenamento on-line e sincronização de arquivos.
Não só porque foi pioneira, mas também é muito fácil de usar (basta salvar um arquivo na pasta Dropbox do seu computador), e sincronizar os arquivos de maneira rápida e confiável.
Uma conta Dropbox grátis fornece com 2 GB de espaço, mas existem versões pagas que adicionam mais armazenamento, recursos avançados de gerenciamento e controles de segurança corporativos.
Existem ainda outras opções, claro, também bastante populares como o OneDrive da Microsoft, que oferece 5 GB de espaço gratuitamente.
Já o Google Drive oferece 15GB de armazenamento grátis. Ambos possuem opções de upgrade para planos pagos, que oferecem mais espaço de armazenamento.
- Confira também Armazenamento em Nuvem: como funciona e principais serviços
4. Ferramentas de Gestão de Projetos
Chegou a hora de colocar a mão na massa e começar a tocar os projetos da empresa!
Atualmente existe disponível uma enorme variedade de software de gerenciamento de projetos.
Basta fazer uma busca simples no Google e eles começarão a “pipocar” na sua frente. A parte difícil mesmo é identificar quais deles funcionam melhor para você e o seu time.
Já falamos anteriormente sobre a importância de ter um gerenciador de tarefas a nível de organização pessoal, mas elas fazem parte de contextos macro, que são os projetos.
E projetos possuem uma cadência própria.
Quando falamos em gerência de tarefas de um projeto, precisamos pensar em:
- Quais tarefas que precisam ser executadas;
- Em qual ordem específica;
- Obedecendo quais fluxos de trabalho;
- E qual o grau de complexidade desse workflows.
Ferramentas para gestão de projetos e processos
Para esse tipo de visualização e organização das etapas, a interface colorida e intuitiva do Trello é uma ótima opção. A ferramenta permite:
- Arrastar itens da lista (“cartões”) em um quadro Kanban virtual;
- Enviar lembretes;
- Fazer comentários;
- Utilizar marcadores;
- E outros recursos.
Toda essa flexibilidade em como usar o Trello o tornam uma ótima ferramenta de organização para você ou sua equipe inteira. Além desses recursos disponíveis na versão gratuita, as versões pagas do Trello permitem o uso de “power-ups” e automações.
A Asana é outra opção disponível no mercado brasileiro. Construída especificamente para equipes, os recursos do Asana possui incluem:
- Listas de tarefas;
- Criação de times;
- Chat colaborativo;
- Quadro de projetos.
Assim como o Trello, possui um plano grátis e também planos pagos que oferecem mais recursos.
Para projetos que exigem um fluxo de execução minucioso existe o Pipefy, que permite que gestores controlem tarefas complexas, criando templates de processos sem depender de TI para automatizar rapidamente etapas, fluxos e aprovações.
Ferramentas de gestão do tempo
Mas nem só de gerenciamento de tarefas é feito um projeto produtivo. É preciso ficar de olho também no tempo!
Para isso as ferramentas de gerenciamento de tempo ou ferramentas de gestão da produtividade são uma mão na roda.
A técnica Pomodoro é uma das técnicas mais famosas de gestão do tempo no trabalho e produtividade.
A ideia é que se trabalhe em sprints de 25 minutos cronometrados de foco total, com pausas de 5 minutos entre eles. Você pode usar o TomatoTimers ou um cronômetro comum.
Para você gerenciar seu tempo e quanto dedica a cada projeto ou tarefa existe o Toggl. Você aperta um botão e começa a monitorar suas atividades.
Com o Toggl é possível:
- Dividir suas horas pelos projetos
- Dividir suas horas por clientes
- Visualizar suas horas de acordo com as tarefas a que se dedicou.
Com isso, além de ter uma visão mais clara do tempo que cada tarefa efetivamente leva para ser concluída, você consegue monitorar a produção diária da empresa e quantificar os resultados do trabalho.
Confira também a entrevista com Amanda Alvernaz, do Trello, sobre como se organizar e ser mais produtivo no home office:
5. Ferramentas para Gestão de Vendas
Quando falamos em gestão de vendas, a primeira coisa que vem à mente são os sistemas de vendas CRM.
Para quem não conhece ou não sabe o que significa CRM, trata-se de um software criado para organizar as informações de contato e gerenciar o relacionamento tanto com clientes atuais quanto com os potenciais clientes.
Em poucas palavras: CRMs são como caderninhos de contato turbinados.
Um CRM ajudará você a ter uma visão geral dos seus contatos e a saber exatamente o que falar na próxima vez que encontrar ou enviar um e-mail para alguém.
Ferramentas de gestão de contatos e clientes
Existem no mercado diversos sites e aplicativos de gestão do relacionamento com o cliente, cada qual com as suas especificidades.
Dentro do mercado brasileiro é possível identificar alguns dos mais utilizados pelas empresas:
Já fora do mercado brasileiro, você pode encontrar outros, como o Pipedrive, HubSpot CRM, Salesforce, entre outros.
De fato, o CRM é a principal constante das equipes de vendas, mas além disso existe uma grande variedade de ferramentas interligadas ao processo de vendas, como por exemplo aquelas utilizadas para realizar cobranças e receber pagamentos.
Os meios de pagamento digitais são excelentes alternativas para agilizar e automatizar o processo de vendas da empresa.
Meios de pagamento online
Dependendo do seu tipo de negócio, você pode contar com a praticidade de criar simples links de pagamento ou carrinhos de compras integrados ao seu site, serviços oferecidos por empresas como:
Se a sua empresa trabalha com pagamentos recorrentes existem soluções como a Vindi, a Superlógica e a iugu que automatizam para você a tarefa de envio das cobranças mensalmente para os seus clientes, aliviando – e muito – o dia a dia da equipe de vendas.
Por fim, existem ainda ferramentas como a NFe.io, que é um sistema de emissão automatizada de nota fiscal.
Na realidade, o sistema também realiza a integração com os sistemas de prefeitura e calcula automaticamente os impostos de acordo com a legislação brasileira.
Como você pode notar, é possível utilizar ferramentas para todas as etapas de vendas: desde o relacionamento com o cliente até o pagamento e emissão de nota fiscal – tornando todo o processo muito mais ágil e produtivo.
- Confira também Proteja seu conteúdo: tudo sobre Digital Rights Management
6. Ferramentas de Controle Financeiro
A contabilidade costuma ser considerada uma parte complexa, confusa e chata da da administração de um negócio. Afinal, poucas pessoas são apaixonadas por sua planilha de controle financeiro.
Mas a verdade é que os tempos mudaram e os gestores não precisam mais encarar livros de papel nem mesmo planilhas pouco intuitivas.
Ferramentas de controle financeiro
As ferramentas de tecnologia em gestão financeira surgiram para simplificar os processos contábeis.
Elas utilizam a tecnologia em gestão financeira para:
- Se vincular diretamente às contas bancárias;
- Automatizar a geração de faturas;
- Realizar o rastreamento de pagamentos.
No mercado brasileiro encontramos algumas ferramentas disponíveis. Dá só uma olhada:
Quickbook ZeroPaper
O Quickbooks ZeroPaper é um gerenciador de finanças bem simples, desenvolvido para administrar a vida financeira tanto de pessoas físicas quanto pessoas jurídicas. Confira no vídeo abaixo algumas funcionalidades sobre o ele.
Nibo
O Nibo é uma ferramenta de gestão financeiro que conta com recursos como:
- Emissão de nota fiscal;
- Emissão de boletos;
- Controle de fluxo de caixa;
- Controle de contas a pagar;
- Integração contábil;
- Relatórios gerenciais.
Conta Azul
Já o Conta Azul se posiciona como uma ferramenta ERP, dado que além de recursos financeiros similares ao do Nibo, ele integra também diversos departamentos da empresa, como financeiro, estoques e vendas.
7. Ferramentas de Automação de Marketing
O setor de marketing da empresa (seja ele composto por uma equipe ou por uma única pessoa) combina diariamente elementos criativos com elementos analíticos.
É preciso criar uma conexão com o público, contando histórias que gerem engajamento, empatia e simpatia.
Em paralelo, marketing e vendas andam cada vez mais unidos e fica a encargo do marketing entregar contatos “quentes” para a equipe de vendas.
Entretanto, essas podem ser tarefas que demandam muito tempo e atenção.
E é aí que entram as ferramentas de automação de marketing.
Quando você automatiza esse trabalho, consegue investir mais horas na criação de novas campanhas, por exemplo, tornando seu marketing mais produtivo.
A RD Station Marketing, a LAHAR e o leadlovers são ferramentas nacionais de automação de marketing. Com elas é possível criar Landing Pages (páginas de formulário que capturam cadastros de leads interessados), entregar materiais ricos, gerenciar campanhas de e-mail marketing e também réguas de nutrição e relacionamento por e-mail.
A Hubspot possui recursos similares, e é uma das maiores ferramentas do mundo em automação de marketing.
E outra ferramenta internacional bastante popular é o Mailchimp, que, assim como também o ActiveCampaign, é bastante focada em e-mail marketing, fluxos de e-mails automáticos e criação de listas.
8. Ferramentas de Automatização de Processos
Se fosse preciso reunir tudo sobre ferramentas de produtividade em uma única frase, a frase seria: automatize tudo que puder!
Conforme vimos ao longo desse artigo, diversos processos empresariais incluem tarefas que podem ser automatizadas, eliminando (ou reduzindo consideravelmente) o elemento humano, transferindo a sua execução para ferramentas disponíveis no mercado.
É possível ainda elevar esse potencial a patamares mais altos de produtividade se colocamos essas ferramentas para trabalharem de mãos dadas.
Imagine uma loja virtual que vende a todo vapor, e para cada uma dessas vendas é preciso que um membro da equipe faça conferências manuais e emissão de notas fiscais. Não é muito mais produtivo automatizar esse processo e liberar esse tempo de trabalho para tarefas mais inovadoras e criativas?
Não posso deixar de mencionar aqui a Pluga, que conecta mais de 60 aplicativos da web, permitindo que tarefas repetitivas sejam automatizadas de acordo com a necessidade específica de cada empresa e tornando o dia a dia do trabalho mais produtivo.
Afinal, quais as melhores ferramentas de produtividade? Quais devo usar?
Essa é uma pergunta bem comum que infelizmente não tem resposta. Ou melhor, não tem uma única resposta.
Cada empresa tem uma estrutura operacional diferente, equipes de tamanhos diferentes e capacidade financeira diferente, também.
Talvez para uma empresa não faça sentido cobrar seus clientes digitalmente, e para outra os meios de pagamento digitais sejam imprescindíveis.
Para uma empresa pode fazer total sentido mapear cada etapa de um projeto seguindo um procedimento operacional padrão, e para outra é preciso que as etapas sejam mais flexíveis de acordo com a demanda.
Algumas empresas são absolutamente cristalinas em relação a seus documentos, faturamento e processos. Outras trabalham com projetos confidenciais e precisam ser mais restritivas.
Neste artigo buscamos esclarecer os possíveis tipo de uso e reunir opções interessantes dentro de alguns setores operacionais empresariais, para que você possa avaliar onde faz sentido adotar uma ferramenta, e qual delas.
No fim das contas, a decisão precisará ser tomada internamente para que o efeito da implementação da(s) ferramenta(s) seja positivo e, acima de tudo, produtivo!
Aproveite para conferir quais são as 10 melhores ferramentas de videoconferência para usar no home office.
