Quando falamos em automatizar a emissão de nota fiscal, não estamos nos referindo apenas à geração desse documento de maneira digital.
Automatizar a emissão de nota fiscal consiste em utilizar uma solução que evite que você precise digitar os dados necessários nota por nota.
Vamos mais além! Aqui, estamos falando da integração de um sistema de emissão aos seus meios de pagamento. Assim, tão logo uma compra seja efetivada, a nota fiscal é gerada automaticamente e enviada para o cliente.
Parece “um sonho”? Pois saiba que esse processo é totalmente possível, além de extremamente viável e recomendado.
Otimização de tarefas, ganho de tempo, aumento da produtividade e redução de erros são apenas algumas vantagens que se tem ao automatizar a emissão de nota fiscal.
Mas como trazer toda essa facilidade para a sua empresa? É sobre isso que vamos falar agora!
Como automatizar a emissão de nota fiscal
Para automatizar a emissão de nota fiscal da sua empresa você vai precisar seguir dois passos:
- implantar a nota fiscal eletrônica (NF-e) na sua empresa;
- utilizar um sistema que promova a automação desse processo.
Implantando a nota fiscal eletrônica (NF-e)
Apesar de o modelo eletrônico desse documento ter se tornado obrigatório desde 2018, não é raro que muitos empreendedores, especialmente os que estão começando, tenham dúvidas sobre essa versão.
De maneira resumida, para implantar a nota fiscal eletrônica (NF-e) na sua empresa é preciso:
- identificar qual tipo de nota fiscal deve ser emitida, tais como Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e), Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e), entre outras;
- fazer o credenciamento da empresa junto à Secretaria de Fazenda Estadual ou Municipal;
- adquirir um Certificado Digital
- utilizar um software para emissão de notas fiscais eletrônicas (algumas prefeituras / estados disponibilizam soluções próprias).
Escolhendo um sistema de automação de emissão de notas
O segundo passo para automatizar a emissão de nota fiscal é escolher um sistema que promova essa funcionalidade.
Neste ponto é preciso deixar clara uma questão. Ainda que você esteja gerando as suas notas de maneira digital, seja usando o sistema da prefeitura/estado, seja usando uma solução contratada, isso não quer dizer que essa atividade esteja automatizada.
Uma vez que você precisa acessar o software, digitar os dados desse documento fiscal e gerar cada um individualmente, digamos que esse processo esteja “quase manual”.
Como dito anteriormente, automatizar a emissão de nota fiscal significa utilizar um sistema que vai fazer toda essa tarefa sozinho.
Integrado aos seus meios de pagamento, por exemplo, tão logo uma compra seja realizada e o valor compensado, o documento fiscal é gerado automaticamente e enviado ao cliente. Rápido e prático, concorda?
Assim, na hora de escolher o sistema que vai lhe ajudar com a emissão de nota fiscal, se atente aos seguintes critérios:
- escolha uma solução que permita fácil integração com os meios de pagamento que utiliza;
- verifique como é o suporte (help desk) oferecido pelo desenvolvedor, ou seja, a facilidade de acesso, disponibilidade, entre outros aspectos;
- observe outras funcionalidades da solução, tais como: possibilidade de cancelar nota fiscal se necessário, fazer a gestão das que já foram emitidas, garantir a tentativa de emissão caso o sistema da prefeitura apresente instabilidade etc.
Vantagens de automatizar a emissão de nota fiscal
Apenas com a explicação de como funciona a automação da emissão de nota fiscal já dá para ter uma ideia das vantagens que essa solução proporciona, concorda?
Mas para deixar os benefícios ainda mais claros, confira os que mais se destacam:
- aumento da produtividade;
- redução de falhas;
- garantia de cumprimento das legislações vigente;
- certeza que o documento fiscal será gerado.
Aumento da produtividade
Automatizar tarefas repetitivas é uma maneira de ganhar tempo e de aumentar a sua produtividade.
Afinal, a atenção que seria dedicada para realizar essas funções pode ser direcionada para outros pontos que, inclusive, contribuam para o crescimento da sua empresa.
Redução de falhas
A nota fiscal é um documento que exige a inclusão de várias informações, tais como nome do cliente, descrição do produto ou do serviço, valores, impostos cobrados etc.
Digitar cada uma delas aumenta as chances de erro, o que pode gerar retrabalho e até sérios problemas com o fisco.
No entanto, fazer esse preenchimento automaticamente reduz essa possibilidade (praticamente a elimina), uma vez que estará utilizando um sistema próprio para essa tarefa.
Garantia de cumprimento das legislações vigente
É comum que a forma de cobrança dos impostos e/ou suas alíquotas mudem com o passar do tempo. Também não são raras as mudanças de layouts das NF-e.
Uma das vantagens de utilizar uma solução que permita a automação da emissão desse documento é que você não precisa se preocupar com essas alterações.
Uma vez que elas acontecem, o próprio desenvolvedor atualiza o sistema, garantindo que as suas notas fiscais sejam emitidas corretamente e cumprindo a legislação vigente.
Certeza que o documento fiscal será gerado
A nota fiscal é um documento obrigatório que deve ser gerado sempre que uma empresa vende ou presta algum serviço.
Essa regra só não se aplica para o MEI (Microempreendedor Individual) que realiza uma transação comercial com pessoa física.
Em outras palavras, não emitir nota fiscal é crime, passível de multa e até pena de reclusão.
Ao utilizar um sistema de automação você tem a certeza que nenhuma NF-e da sua empresa deixará de ser emitida (especialmente por esquecimento), garantindo, assim, que cumpra essa obrigatoriedade.
Quando automatizar a emissão de nota fiscal
Talvez agora você deva estar se perguntando: “Ok, entendi a importância e as vantagens da emissão automática de nota fiscal, mas em que momento devo utilizar esse recurso?”
Para saber a hora certa de trazer essa solução para o seu negócio, analise alguns pontos, por exemplo:
- o número de notas fiscais está aumentando, demandando muito mais tempo para emiti-las;
- foi preciso disponibilizar um colaborador exclusivamente para essa tarefa;
- os clientes estão recebendo as notas fiscais com atraso;
- o processo de emissão está impactando negativamente a sua logística de entrega;
- está tendo dificuldades de relacionar os pagamentos recebidos com as notas emitidas;
- houve NF-e que deixou de ser gerada por esquecimento;
- gerou duas notas para um mesmo produto ou serviço;
- a demora em gerar o documento fiscal está comprometendo o recolhimento dos impostos e a dinâmica com a sua contabilidade.
Se identificou com alguma dessas situações? Saiba que a NFE.io pode lhe ajudar a resolvê-las!
A NFE.io é um sistema de emissão de nota fiscal que automatiza essa tarefa, fazendo com que você ganhe tempo e aumente a sua produtividade.
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Este artigo foi escrito por Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFE.io, sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas que facilita o seu dia a dia!
