Falhas de comunicação interna podem ser extremamente prejudiciais para uma empresa. Além de prejudicar o clima organizacional, elas geram desengajamento e impedem que os colaboradores sejam tão produtivos como poderiam. Consequentemente, a organização fica mais distante de atender seus clientes da melhor forma e dificilmente atingirá os resultados esperados.

Para que esses obstáculos não sejam comuns à rotina de sua empresa, é necessário desenvolver um Plano de Comunicação Interna. A partir dele, organização e colaboradores permanecem alinhados em relação aos seus objetivos e, assim, a empresa fica mais próxima de entregar aos seus funcionários os recursos para que eles desempenhem suas atividades da melhor forma.

Embora pareça claro que um Plano de Comunicação Interna é imprescindível para qualquer empresa, o seu planejamento e a sua execução não são tão simples. Para ajudá-lo nessa missão, relacionamos quais passos devem ser tomados e de que forma sua empresa pode ter um time engajado e mais produtivo. 

Por que desenvolver um Plano de Comunicação Interna

Você já pensou como uma empresa pode ser mais produtiva se todos os colaboradores se sentirem satisfeitos com o local onde trabalham e mais confiantes para realizar suas atividades?

É inegável que pessoas mais felizes com o trabalho se tornam mais produtivas. E, para isso, é importante que haja alinhamento entre os objetivos da empresa e as expectativas dos funcionários. 

Justamente para assegurar que esse alinhamento ocorra e todos possam ter um ambiente organizacional mais agradável, deve ser desenvolvido um Plano de Comunicação Interna.  

Empreendedores que vivenciaram a jornada de criação de uma empresa e a necessidade de formação de uma cultura organizacional ressaltam que a atenção à comunicação é essencial.

“Para a empresa funcionar, você tem de fazer a comunicação da melhor forma possível. E isso exigirá planejamento e regras claras. Dá trabalho, é chato, mas é chave”, destaca Rafael Damasceno, co-fundador da Supersonic, empresa que adotou o trabalho remoto desde o dia de sua fundação e foi classificada como Great Place to Work.

Ao criar um Plano de Comunicação Interna, é importante que as ações estejam conectadas aos objetivos estratégicos da empresa. Dessa forma, cada organização deve adaptá-lo à sua realidade. 

No entanto, no desenvolvimento de um plano de comunicação, alguns fatores são comuns a qualquer empresa. Para estruturá-lo, devem ser respondidas as seguintes perguntas:

  • O que: qual informações precisamos passar aos colaboradores?
  • Quem: ou “para quem” vamos comunicar?
  • Como: de que forma vamos passar essa mensagem?
  • Onde: em qual canal o colaborador deve receber essa informação?
  • Por que: qual a necessidade que o colaborador tem de saber essa informação?

A partir dessas respostas, será possível estabelecer um Plano de Comunicação Interna que promova o alinhamento entre organização e colaboradores. 

A seguir, detalhamos quais passos devem ser tomados nesse caminho.

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Passos para desenvolver um Plano de Comunicação Interna

O Plano de Comunicação Interna serve como um guia para a estratégia que a ser adotada para a interação entre empresa e colaboradores. A partir dele, são definidos canais de contato que promovam a conexão dos funcionários com a organização.

Embora o desenvolvimento desse plano possa parecer complexo, há alguns passos a serem seguidos que deixarão essa missão mais perto de ser alcançada. 

É importante lembrar que devem ser adotados KPIs (indicadores-chave de performance) para mensurar o quão bem-sucedida está sendo a estratégia de comunicação organizacional.

Veja quais passos você deve adotar para a criação do Plano de Comunicação Interna.

Análise do cenário atual

Antes de efetivamente partir para o desenvolvimento de um plano, é necessário analisar como está o cenário atual da empresa, como os colaboradores se sentem em relação à organização e quais são os pontos de insatisfação.

Para a compreensão do clima organizacional, devem ser realizadas pesquisas internas, tanto quantitativas quanto qualitativas, que ajudarão  a analisar as opiniões dos colaboradores e identificar possíveis falhas na comunicação interna.

Somente assim será possível desenvolver um Plano de Comunicação Interna com clareza das medidas que devem ser adotadas para corrigir essas falhas.

Confira a participação de Rafael Damasceno no Digicast e saiba como criar uma cultura organizacional numa empresa remota:

Conhecimento do público

Assim como conhecer o perfil de seu consumidor é fundamental para que a empresa aumente seu potencial de vendas, os profissionais de comunicação devem compreender bem qual é o público interno para que um plano seja realmente eficiente. 

As pesquisas realizadas no primeiro passo podem ser úteis para mapear qual o mapeamento de consumo dos colaboradores. Caso sejam pessoas que não têm o hábito de ler, informativos em textos longos dificilmente surtirão efeito.

Uma estratégia útil para facilitar a comunicação interna pode ser a criação de uma persona, para representar o perfil ideal de quem será o receptor daquelas mensagens.

Alinhamento de objetivos 

A partir do momento em que o cenário atual foi mapeado, houve a identificação de possíveis gargalos de comunicação e pesquisas para entender qual é o comportamento dos colaboradores, é importante avaliar o que a empresa deve alcançar com a comunicação interna. Para isso, devem ser estabelecidos objetivos gerais e específicos.  

O objetivo geral servirá para nortear todo o Plano de Comunicação Interna, como, por exemplo, melhorar a clareza da comunicação com os colaboradores. Já os objetivos específicos são as ações a serem tomadas para alcançar a meta principal.

Lembre-se que objetivos devem atender a metodologia Smart:

  • S se refere a specific, que significa que sua meta deve ser bem específica e atingir um ponto de cada vez, diminuindo o risco de interpretações equivocadas;
  • M se refere a measurable, que significa que a sua meta deve ser mensurável, já que objetivos numéricos e exatos são a melhor forma de provar a eficiência do processo;
  • A se refere a attainable, que significa que as metas estabelecidas devem desafiar o time, ao mesmo tempo em que são alcançáveis;
  • R se refere a relevant, que significa que as metas estabelecidas devem ser relevantes para o resultado final da empresa ou do processo;
  • T se refere a time-related, que significa que é preciso definir um prazo limite para a entrega do projeto, de forma que o time trabalhe com maior foco e efetividade.

Confira também: Principais metodologias ágeis e as vantagens para os negócios

Planos de ação e escolha de ferramentas

Uma vez que os objetivos foram definidos, o próximo passo é estabelecer um plano de ação para que eles sejam cumpridos. 

Todas as ações devem ser listadas num cronograma que aponte o prazo para a realização de cada uma delas.

Neste momento, também devem escolhidas as ferramentas que serão utilizadas para alcançar todas as metas previstas.

Independentemente do meio escolhido, é importante que seja prático e esteja alinhado com o perfil dos colaboradores. 

Confira também Ferramentas de comunicação empresarial: 8 melhores workplaces

Mensuração de resultados

Após a execução de todas as ações previstas no Plano de Comunicação Interna, é preciso mensurar os resultados para a compreensão do que deu certo e o que precisa ser aprimorado.

O acompanhamento de métricas ajudará a aumentar o engajamento dos colaboradores e a evitar o desperdício de dinheiro com ações que gerem poucos resultados. 

Ouça a participação de Thiago Morello, da MyMetric, no Digicast e entenda a importância de Analytics para os negócios:

Ferramentas para comunicação interna

O desenvolvimento de um bom Plano de Comunicação Interna dependerá de um planejamento bem feito, com a análise de todo o cenário organizacional. Contudo, para a sua execução, é possível contar com ferramentas digitais que aprimoram a comunicação empresarial.

Confira, a seguir, algumas das principais ferramentas de comunicação interna usadas atualmente no mercado:

Slack

O Slack é um software de comunicação de equipes com suporte a canais, conversas privadas e integração com serviços externos. 

A ferramenta proporciona alta capacidade de customização e interação entre os participantes, além de comandos ágeis e facilidade para compartilhar os mais diversos tipos de arquivos.

A proposta do Slack é substituir o e-mail dentro das empresas. Em vez da caixa de entrada, são usados os canais da ferramenta. E em vez de enviar e-mails, os usuários enviam mensagens.

Os canais do Slack podem ser usados para agrupar os setores de uma empresa, reunir as pessoas envolvidas num projeto específico ou mesmo quem quer abordar interesses em comum.

Dessa forma, sempre que algum membro do canal tiver uma dúvida, uma informação ou um arquivo a ser compartilhado, todos daquele canal recebem. 

Consequentemente, o Slack torna a comunicação de uma empresa mais ágil e eficiente, além de facilitar a colaboração.

Veja, no vídeo abaixo, a explicação do fundador do Slack, Stewart Butterfield, sobre as razões que levam a ferramenta a ser um meio de organizar a comunicação de toda a empresa em vez de apenas de um colaborador.

 

Quer saber mais sobre o Slack? Confira o Guia do Slack, com tudo o que você precisa saber!

Twist

O Twist surgiu como uma alternativa para comunicação interna além do Slack. Os desenvolvedores da ferramenta prometem oferecer um trabalho mais fluido, que permita às pessoas o espaço e tempo para progredir nas tarefas que importam.

Objetivamente, os criadores do Twist prometem corrigir problemas de comunicação que seriam encontrados por usuários do Slack, como a perda de mensagens importantes ao longo de uma conversa e as interrupções durante a execução de uma tarefa.

O Twist foi desenvolvido pelos mesmos criadores do Todoist, um aplicativo para organizar tarefas gratuito, que oferece lista de tarefas, colaboração e arquivos em nuvem. Inclusive, as duas ferramentas podem ser integradas.

O Twist organiza as discussões em tópicos que se mantêm dentro do assunto e contexto de uma conversa. Assim, a informação fica bem estruturada e fácil de ser encontrada (mesmo anos depois).

Com o intuito de deixar que as equipes foquem em seu trabalho sem temer perder uma mensagem, o Twist é assíncrono por padrão.

Além de oferecer possibilidade de criação de grupos, a ferramenta também oferece o recurso de mensagens privadas.

Veja, no vídeo abaixo, mais detalhes de como funciona o Twist:


Quer saber mais sobre a ferramenta? Conheça mais sobre o Twist e as diferenças para o Slack 

Microsoft Teams

Microsoft Teams é a plataforma unificada de comunicação e colaboração da Microsoft, que reúne bate-papo, videoconferências, armazenamento de arquivos e integração de aplicativos no local de trabalho.

A ferramenta foi lançada em novembro de 2016. Segundo a descrição da própria Microsoft, Teams é o “espaço de trabalho baseado em um chat que integra todas as pessoas, os conteúdos e as ferramentas que a sua equipe precisa para melhorar o seu engajamento e ser mais eficaz”.

Num único espaço de trabalho, é possível gerenciar diversas conversas, seja em texto, áudio ou vídeo. Também há a possibilidade de compartilhar arquivos e editar conteúdos dentro da plataforma em tempo real.

Com SharePoint, PowerPoint, OneNote, Word e Excel como recursos internos, o Teams possibilita que os usuários trabalhem nesses documentos diretamente na aplicação.

As chamadas de vídeos podem ter telas compartilhadas. A versão gratuita permite armazenamento de até 10GB, sem limite por número de mensagens. Porém, há um limite de 300 usuários usando a versão gratuita do Teams.

Veja no vídeo abaixo mais detalhes de como funciona o Microsoft Teams:


Saiba mais com o Guia do Microsoft Teams e conheça todas as funcionalidades

Discord

O Discord funciona com um servidor, onde acontece a comunicação. É possível incluir toda a empresa ou apenas um grupo de pessoas.

Dentro do servidor, há os canais, que funcionam como sub-temas ou grupos menores.

É possível ainda enviar mensagens diretamente para amigos dentro do servidor. 

As videoconferências do Discord comportam até 10 usuários e permitem o compartilhamento de tela.

O Discord pode ser usado no PC ou no celular e é totalmente gratuito. O serviço pode ser usado no navegador, em apps para o Mac e Windows ou nos aparelhos móveis com Android e iOS.

Para todos os casos, é preciso criar uma conta na ferramenta.

Saiba como criar sua conta e todos os passos para usar com o Guia do Discord 

G Suite

G Suite é o pacote corporativo do Google inclui o uso de um endereço de email próprio, espaço de armazenamento no Google Drive e os aplicativos Docs, Sheets e Slides. 

Ele conta ainda com o Hangouts Meet, aplicativo do Google para Android, iOS e Web que oferece chamadas de vídeo pelo celular ou computador.

Os usuários do G Suite têm acesso a todos os aplicativos disponibilizados pelo Google.

A diferença entre o G Suite e os apps gratuitos do Google está nos serviços de nível empresarial adicionais, não inclusos nos aplicativos gratuitos do Google. 

Esses serviços incluem: 

  • e-mail comercial personalizado (@suaempresa); 
  • o dobro da quantidade de armazenamento na nuvem para o Gmail e o Google Drive;
  • suporte por e-mail e telefone 24 horas por dia, 7 dias por semana; 
  • 99,9% de tempo de atividade garantido no e-mail comercial; 
  • interoperabilidade com o Microsoft Outlook; 
  • opções adicionais de segurança como autenticação em duas etapas e Logon único (SSO, na sigla em inglês); 
  • controles administrativos para as contas de usuários.

As contas de usuário permitem que as pessoas tenham um nome e uma senha para fazer login no G Suite, além de um endereço de e-mail. 

Também é possível criar contas para serem usadas como listas de e-mails e fornecer endereços de e-mail alternativos aos usuários.

Para a escolha da melhor ferramenta de comunicação, é recomendável analisar quais recursos se adequam à realidade da sua empresa. Há diversas alternativas no mercado para companhias de diferentes portes e capacidades de investimento.

Com a escolha da ferramenta mais adequada ao perfil da organização, será mais fácil atingir os objetivos estabelecidos para cada uma das ações desenvolvidas no Plano de Comunicação Interna.

Aproveite para conferir boas práticas de RH e gestão de pessoas para épocas de crise.