As tecnologias se tornaram uma necessidade dentro das empresas, sendo as responsáveis por agilizar processos, aumentar a produtividade e reduzir os gargalos encontrados entre as equipes.

Mas para que esses benefícios sejam colhidos, o investimento em segurança se tornou igualmente inevitável. Com normas voltadas para a área de tecnologia, o funcionamento se torna mais controlado e com menos riscos de irregularidades ou ações ilícitas.

E essas normas ganharam tanta importância que possuem até nome próprio: compliance digital. Entenda o que é compliance digital, suas vantagens e dicas para implementar esse tema na sua organização.

O que é compliance digital?

O compliance digital é um de uma série de normas que podem ser aplicadas em vários departamentos de uma empresa. Criada a partir do verbo to comply, compliance pode ser traduzido como estar em conformidade com as regras da área.

Já quando olhamos para as regras voltadas à tecnologia, isso significa que elas precisam garantir a conformidade com as leis dentro do ambiente digital. 

Isso significa uma maior atenção no combate de atos de corrupção e fraude que podem ser cometidos por colaboradores ou parceiros, especialmente com o aumento do home office após a pandemia causada pelo Covid-19. 

Quais são os principais benefícios do compliance digital?

O que é compliance digital ainda não esclareceu os motivos pelos quais esse investimento é válido? Vamos olhar então para alguns dos benefícios que o compliance digital é responsável. Com ele, sua organização terá:

Maior destaque no mercado

A transparência se tornou uma obrigação imposta pelos stakeholders para entender quais são as organizações que merecem receber mais atenção e preferência dentro de um mercado com tantas possibilidades.

Por isso, organizações que possuem uma maior clareza sobre seu comportamento ganham mais força na gestão da reputação, que a ajuda a se destacar dentre a concorrência.

Criação de um setor de investigações internas 

Quando contratamos um colaborador ou um parceiro, colocamos nele a confiança de que todas as normas impostas pela empresa serão seguidas com cuidado e atenção. Mas será que ele está cumprindo com o que é esperado?

Uma maneira de acabar com essa dúvida e agregar mais segurança aos processos é através da criação de um setor de investigações internas. Essa análise, cujo objetivo é a prevenção de atos ilegais, também ajuda a empresa a evitar problemas judiciais, fiscais e financeiros por omissão. 

Já no infeliz cenário em que problemas sejam encontrados, como no caso de um fornecedor corrupto, a solução será mais rápida e os riscos mitigados com mais facilidade.

Maior transparência nos relacionamentos externos

Como citamos os fornecedores no parágrafo anterior, vamos olhar com mais detalhes sobre a importância do compliance digital para as relações com terceiros?

Apesar deles não serem da empresa, eles são essenciais para os processos organizacionais – e, por isso, essa relação deve ser sempre a melhor possível.

Imagine, por exemplo, que seu fornecedor descobre o esforço da sua empresa em implementar o compliance digital e se tornar mais vigilante em processos internos tecnológicos.

Se ele for um fornecedor sério, ele entenderá os benefícios desse cuidado e lhe recompensará com prioridade nas entregas e melhores preços para aproximar ainda mais a relação.

E é claro que é igualmente importante certificar que a sua organização possui os parceiros mais seguros no mercado. Para isso, o processo de qualificação de fornecedores e Procurement entra em cena.

Com o uso de tecnologias como Machine Learning e RPA (Robotic Process Automation), é possível mitigar riscos e reduzir custos em análises e validação de documentos. 

Como implementar o compliance digital na sua empresa?

1. Crie uma força-tarefa para o processo

Para começar a implementação do compliance digital na empresa, é importante entender qual o ponto de partida. Ou seja:

  • Entender que pessoa ou que equipe cuidará do processo de implementação;
  • Quais são os pontos de atenção da organização hoje;
  • Quais pontos deverão ser trabalhados dentro da empresa;
  • Quais legislações são de relevância para a organização e quais delas já são seguidas.

2. Entenda a prioridade dos processos

Agora que sua equipe de implementação de conformidade já sabe quais são os pontos de atenção de conformidade, é essencial entender quais são os processos que oferecem mais riscos e mais chance de acontecer.

Para isso, a matriz de probabilidade e impacto é a ideal. Assim como o nome já diz, essa ferramenta permite visualizar quais são as ameaças que devem receber mais atenção de acordo com essas duas variáveis.

Para facilitar a compreensão desse conceito, o especialista Rodrigo Pironti fez a seguinte explicação no canal Solicita:

 

3. Não sobrecarregue as equipes com a implementação

Quando estamos implementando um processo com tantas vantagens na organização, podemos acabar nos “cegando” pelas vantagens e perdendo o controle da implementação. 

Apesar de todas as demandas parecerem urgentes, não deixe de analisar quais delas serão melhor vistas pelos seus clientes ou que terão o melhor impacto na sua instituição e, portanto, devem ganhar prioridade no processo.

4. Determine indicadores de desempenho

De nada adianta ter todo o trabalho de implantar uma estrutura de compliance na empresa se você não souber os resultados obtidos por ele, não é mesmo?

Por isso, não deixe de estabelecer e monitorar os indicadores de desempenho para entender quais foram as melhores estratégias até então e quais precisam ser aprimoradas.

5. Compliance digital como parte da cultura organizacional

Para que sua estrutura de compliance seja bem-sucedida, não há opção melhor que educar pelo exemplo.

Com gestores e pessoas de cargos de confiança demonstrando interesse e abertura para dialogar sobre o assunto, os processos começam a ser vistos como positivos e a cultura dentro da empresa começa a mudar.

É aconselhável também deixar toda a estrutura o mais clara possível, em especial as regras e condutas que devem ser seguidas sem deixar espaço para interpretações equivocadas e possíveis riscos.

Agora que você aprendeu o que é compliance digital e como implementar uma estrutura de compliance na empresa, que tal começar a implementar mudanças que ofereçam mais transparência, segurança e confiança dentro e fora da empresa?

Artigo escrito pela Linkana, empresa referência na análise pública automatizada de Compliance e governança corporativa do processo de homologação de fornecedores.