Você consegue definir com clareza quais atividades do seu dia são urgentes, aquelas que devem ser priorizadas e o que pode ser deixado para mais tarde?
Esse é o segredo da Matriz de Eisenhower, uma das principais técnicas de produtividade usadas em todo o mundo atualmente.
Esse método foi desenvolvido para ajudar na organização das atividades a serem cumpridas, garantindo o máximo de produtividade e evitando perda de tempo com tarefas que poderiam ser descartadas.
Se você tem interesse em saber como aplicar a Matriz de Eisenhower em sua rotina, continue conosco. Aqui, vamos explicar como ela deve ser usada e quais benefícios pode trazer!
Como funciona a Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower é uma técnica de produtividade que ajuda a priorizar as tarefas de modo que as mais importantes não sejam deixadas de lado pelas que aparecem de repente ou que são urgentes.
O responsável por desenvolver esse método foi Dwight Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos, entre 1953 e 1961. Anteriormente, ele foi o Comandante Supremo das Forças Aliadas que derrotaram o regime nazista durante a Segunda Guerra Mundial.
Segundo Dwight Eisenhower, “o que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante”.
Confira também Agenda de tarefas diárias: como organizar melhor sua rotina
Como são divididas as tarefas na Matriz de Eisenhower
A ideia da Matriz de Eisenhower é que todas as suas tarefas podem ser distribuídas em 4 quadrantes, com dois eixos: um de Importância e outro de Urgência.
Cada quadrante recebe um valor de 1 a 4 baseado em sua prioridade:
- Importante e urgente (ou seja, faça imediatamente);
- Importante, mas não urgente (boa para tarefas que devem ser desenvolvidas no médio ou longo prazo);
- Urgente, mas não importante (como fazer ligações, e-mails e reuniões);
- Não urgente, não importante (tarefas que estão na lista, mas podem esperar ou serem eliminadas).
Para cada um desses espaços, há uma ação a ser feita. Entenda de forma mais detalhada:
Quadrante 1: Faça Agora
As tarefas que são ao mesmo tempo “Importantes” e “Urgentes” recebem um nível de prioridade 1, e devem ser realizadas antes de quaisquer outras. Elas ficam no quadrante superior esquerdo.
Aqui, por exemplo, ficam as tarefas que devem ser entregues ainda hoje, como uma parte de um projeto.
Quadrante 2: Agende
No alto à direita (importantes, mas não urgentes), estão as tarefas que devem ser agendadas para um outro momento.
Nesse caso, você deve definir um horário para que realizá-las posteriormente, depois de resolver tudo aquilo que estiver no primeiro quadrante.
Neste quadrante, podem ficar atividades como ligar para um familiar ou parente (desde que não seja urgente), pesquisar alguma informação ou resolver problemas de faturas de algum serviço.
Confira também Dicas de como não procrastinar no trabalho em home office
Quadrante 3: Delegue
No quadrante inferior esquerdo (urgentes, mas não importantes), ficam aquelas tarefas que podem ser delegadas para outras pessoas.
Ou seja, são tarefas urgentes, mas que a execução pode ser feita por um colega ou colaborador.
A não ser que essas atividades sejam obrigações suas, é possível colocar neste quadrante tarefas como: agendar entrevistas, aprovar comentários, responder determinados e-mails ou compartilhar artigos.
Quadrante 4: Elimine
As tarefas que são consideradas tanto “Não Importantes” quanto “Não Urgentes” ocupam o quadrante inferior direito e devem ser deixadas de lado.
Neste quadrante, ficam atividades como: assistir a um programa de TV ou a uma série, checar as redes sociais ou deletar e-mails de serviços que não você solicitou.
Como tudo o que for relacionado no último quadrante deve ser descartado, somente os três primeiros incluem atividades a serem realizadas.
O importante é aproveitar a Matriz de Eisenhower para saber como organizar as suas tarefas diárias. E para isso, é imprescindível que você saiba diferenciar o que é urgente do que é importante. Acabe com as dúvidas sobre essa diferenciação logo abaixo.
Como definir quais tarefas são importantes ou urgentes
Para que a Matriz de Eisenhower realmente ajude a identificar quais tarefas devem ser priorizadas, é fundamental saber distinguir entre aquelas que são urgentes e as que são importantes.
As atividades importantes são aquelas relacionadas a objetivos ou metas, como um relatório mensal ou um projeto que precisa ser desenvolvido.
Já as urgentes são as que têm prazo, como marcar uma reunião ou entregar um projeto. Ou acontecem até um determinado momento ou não acontecem mais.
O fato de uma tarefa ser urgente não quer dizer que você, obrigatoriamente, deverá executá-la. Há atividades desse tipo que podem ser delegadas para uma equipe ou para outra pessoa. É claro que isso somente será possível se você não trabalhar sozinho.
Outras tarefas são ao mesmo tempo urgentes e importantes. Esse é o caso, por exemplo, de um projeto que tem de ser entregue em até dois dias.
Na Matriz de Eisenhower, quem definirá qual o grau de importância ou urgência de uma tarefa é você. Por isso, é importante analisar bem em qual quadrante cada atividade deve ser colocada.
Lembre-se que novas tarefas surgirão e, assim, a matriz deve ser atualizada constantemente.
Confira também Como desenvolver inteligência emocional no trabalho remoto
Como organizar a Matriz de Eisenhower
O uso da Matriz de Eisenhower não acaba quando você distribui as primeiras tarefas entre os quatro quadrantes. Esse método de produtividade envolve a atualização constante da matriz, com a inclusão das novas atividades a serem realizadas.
À medida em que você conclui as tarefas prioritárias, é aberto espaço para lidar com as que são menos prioritárias. Uma possibilidade é que você identifique que alguma atividade não tem prioridade alguma e, portanto, deve ser descartada da sua lista de tarefas.
Ouça a participação de Amanda Alvernaz, do Trello, no Digicast e receba dicas de como se organizar e aumentar sua produtividade no trabalho:
Vantagens da Matriz de Eisenhower
Quem usa a Matriz Eisenhower não demora a perceber um aumento de produtividade. Entre os benefícios desse método, estão também:
Saber por onde começar
Com a Matriz de Eisenhower, você distribui as tarefas em quadrantes e logo identifica o que deve ser priorizado. Assim, fica mais fácil saber por onde começar quando você relaciona tudo o que precisa fazer.
Gasto de energia somente com o que deve ser priorizado
Uma das grandes vantagens da Matriz de Eisenhower é a possibilidade de enxergar melhor quais são suas prioridades e evitar a perda de tempo e de energia com coisas que não deveriam receber tanta atenção.
Diminuição da ansiedade
Ao distribuir as tarefas em quadrantes que ajudam a identificar a prioridade de cada atividade, você assume o controle sobre o tudo que deve ser feito, compreende melhor o que é urgente e não se assusta com uma lista de várias coisas a serem feitas.
Para que esse método seja ainda mais eficaz, é recomendável fazer pausas durante as tarefas. Assim, você consegue descansar um pouco o seu cérebro antes de partir para a próxima atividade.
Para tirar o melhor proveito das técnicas que citamos aqui, aproveite para conferir 24 ferramentas para aumentar a produtividade no home office.
