Como gerenciar projetos, manter a comunicação eficiente e adotar a gestão de equipes remotas de marketing imediatamente (e sem erros)

O Brasil é o terceiro país do mundo onde o home office mais cresce, e estar preparado para a gestão de equipes remotas é necessário para aproveitar as vantagens desse modelo de trabalho. 

O formato, que já avançava a passos largos, ganhou ainda mais força com o COVID-19 e a consequente necessidade de afastamento físico entre as pessoas. 

Dentro desse cenário muitos gestores foram pegos de surpresa e estão correndo contra o tempo para descobrirem como fazer a gestão de equipes remotas. 

Por mais que pareça impossível pra quem nunca considerou trabalhar dessa forma, acredite, com as ferramentas certas e com uma organização que pode ser implementada em poucos passos, você vai conseguir e até gostar!  

A seguir separamos 6 passos para organizar a gestão de equipes de marketing remotas! Alguns desses passos já fazem parte do seu dia a dia e você só vai precisar adaptá-los para o trabalho a distância. Simples, assim. 

Após essas dicas, ainda listamos 4 ferramentas para você adotar e tornar o trabalho de gestão ainda mais simples. 

Não está acreditando? Então continue lendo pra ver se eu estou ou não falando a verdade!

Como realizar a gestão de equipes remotas

1. Estabeleça canais de comunicação oficiais

A primeira etapa da gestão de equipes remotas é o estabelecimento de canais de comunicação que permitam que a equipe se mantenha integrada, mesmo a distância. 

Perder o imediatismo que o trabalho em escritório oferece é um dos maiores receios de gestores que consideram ou precisam adotar o home office. Entretanto, atualmente a tecnologia nos oferece uma série de canais e ferramentas de comunicação que aproximam pessoas que estão quilômetros de distância (inclusive em países diferentes). 

E-mail, aplicativos de mensagem e ferramentas para gerenciamento de agências de publicidade e departamentos de marketing são alguns exemplos de canais que eliminam as barreiras físicas impostas pelo distanciamento.  

2. Realize a gestão de projetos

Como começamos a falar acima, a gestão de projetos é um fator determinante para o sucesso de um departamento (ou empresa) de marketing que trabalha a distância. 

O controle das tarefas, deadlines e responsáveis por cada atividade deve se mantido e reforçado à distância. 

O uso de ferramentas que podem ser acessadas por meio de um dispositivo que se conecta à internet é o melhor caminho para que todos possam acessar as atividades do dia e compreender suas prioridades. 

Esses sistemas também permitem a inclusão de documentos como briefings, fluxogramas e planejamentos que serão usados ao longo do trabalho. 

Reúna no app de gestão de projetos todas as informações sobre cada trabalho de maneira que as informações não se percam. Um risco do trabalho remoto é uso de um excesso de plataformas.

Crie um padrão de uso para cada ferramenta e concentre tudo o que for sobre um projeto dentro do sistema de gestão oficial. Demandas devem ser atualizadas por esse canal, bem como responsáveis, prazos e informações adicionais. 

O e-mail pode ficar para o contato com o cliente. O Slack para mensagens internas, e por aí vai.

Abaixo um exemplo de como um quadro no Trello pode ser usado para a gestão de equipes remotas de marketing. 

Quadro Público Trello

Fonte: Trello

3. Defina expectativas 

Cada empresa adota um modelo de trabalho remoto. Algumas definem metas, tarefas e prazos, mas não exigem horários fixos de trabalho, desde que tudo seja entregue de acordo com o que foi combinado. 

Outras empresas preferem contar com a equipe trabalhando no mesmo horário comercial para facilitar a comunicação. 

Essa é uma escolha que o gestor de marketing (junto com os demais gestores da empresa) deve fazer. 

Ela deve ser pautada no seu tipo de trabalho. Se os profissionais possuem trabalhos muito autônomos talvez não haja problemas em dar liberdade de horários. Entretanto, se os profissionais possuem atividades muito integradas, o horário fixo será importante. 

Para quem cuida da gestão de equipes remotas, o importante é definir e compartilhar com todos o que é esperado. 

4. Use plataformas de compartilhamento de arquivos

O acesso aos arquivos da empresa e dos clientes faz parte do dia a dia de todos os profissionais de marketing. 

Seja na gestão de equipes remotas ou não nossa sugestão é que sua empresa utilize um sistema de compartilhamento de arquivos em nuvem.

Ele permite que as pessoas autorizadas acessem o sistema, e evita que os arquivos se percam nas áreas de trabalho dos colaboradores. 

Além disso, esse tipo de ferramenta é mais segura e oferece facilidade para que os arquivos estejam disponíveis para quem precisar, quando precisar.  

5. Acompanhe os indicadores de produtividade

Será que a gestão de equipes remotas está funcionando? 

Parte do trabalho da liderança remota é acompanhar indicadores de trabalho como:

  • produtividade;
  • nível de motivação;
  • cumprimento de prazos;
  • tempo de demora para resposta entre equipes. 

No início pode ser difícil se adaptar à nova rotina, mas as empresas que insistem no modelo, realizando adaptações inteligentes de acordo com suas necessidade tem muito a ganhar. 

A pesquisa da Coso Cloud, aponta que 77% dos funcionários remotos relatam mais produtividade do que quando em um formato tradicional de trabalho. 

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6. Invista em softwares especializados em nuvem

Além do sistema de gestão de projetos e do armazenamento de arquivos, investir em tecnologia para o setor de marketing deve ser uma preocupação dos líderes da área, mesmo em empresas que não “abraçam” o trabalho remoto em suas rotinas. 

O setor de marketing está em constante transformação e são muitas as tarefas que os profissionais precisam executar para bons resultados para a empresa e seus clientes. 

É impossível pensar em um departamento de marketing que não conte com um software de automação de marketing, por exemplo. 

Além de serem indispensáveis para a execução de algumas tarefas como a automação de fluxo de e-mail marketing, eles também ampliam: 

  • a produtividade;
  • o ROI;
  • a motivação dos colaboradores. 

Leia também: 7 atitudes (e alguns perfis) de um gestor de marketing digital de sucesso

O vídeo a seguir mostra como funciona uma ferramenta de automação de marketing e como ela pode alavancar o seu negócio e os resultados dos clientes de uma agência ou do departamento de marketing de uma empresa. 

Ferramentas de gestão de equipes remotas

Agora que já mostramos o passo a passo de como fazer a gestão de equipes remotas que tal conhecer algumas das ferramentas que você deve considerar como apoio? 

Google Drive

O Google Drive é uma das principais plataformas de compartilhamento de arquivo em nuvem do mundo e possui funcionalidades diversas que vão ajudar a organizar os departamentos da empresa (não apenas o marketing), o material desenvolvido para cada cliente e/ou campanha. 

O sistema possui uma versão gratuita e permite que você gerencie a permissão de acesso de acordo com o e-mail de seus colaboradores. 

Vale a pena conhecer para aumentar a organização e a segurança de arquivos e documentos do setor. 

Trello

O Trello é uma das ferramentas de gestão de projetos mais usadas no Brasil. 

Além de ser gratuito, ele oferece um leque muito amplo de possibilidades de uso, permitindo que departamentos e empresas de diversas áreas tornem o trabalho mais organizado. 

É possível criar quadros para cada departamento, profissional, projeto e área.

A ferramenta permite a criação de checklists, o uso de etiquetas para facilitar a visualização do status de um projeto e/ou tarefa, a definição de responsáveis e mais. 

Ficou curioso? Então confira abaixo como ele pode ser usado no dia a dia da gestão de equipes remotas! 

Slack

O WhatsApp é o melhor app de mensagens do mundo quando o assunto é conversa pessoal ou bate papo entre amigos.

Entretanto, quando falamos sobre a comunicação interna de uma empresa, o Slack se torna um canal mais eficiente. 

E como uma imagem fala mais que mil palavras, eu vou indicar mais um vídeo para você entender o que é Slack e por que ele vai tornar a comunicação da sua equipe de trabalho remota mais eficiente. Assiste, porque você vai gostar!

LAHAR

E quando o assunto é software de automação de marketing a LAHAR é líder, tendo sido eleita pela ABCOMM, a melhor ferramenta de marketing digital em 2017 e 2019.

Com tantas atividades de marketing sendo executadas e a necessidade cada vez maior de segmentação, qualificação e relacionamento, a ferramenta de automação veio para permitir que tudo isso pudesse ser executado mesmo por equipes remotas. 

A ferramenta permite a execução de atividades como:

  • gestão de redes sociais;
  • disparo de e-mail marketing;
  • criação de landing page, entre outras.

O software de automação de marketing também reúne algumas funções de outras ferramentas para agência de marketing digital como: CRM e o relatório do Analytics.

É importante citar que a LAHAR também permite que as agências usem as funcionalidades oferecidas para a gestão das campanhas de seus clientes por meio do WhiteLabel para as agências de marketing.

Gostou? Esse post foi escrito pela LAHAR. Esperamos te ajudar na gestão de equipes remotas. Converse com um de nossos especialistas e descubra o que podemos fazer por você e sua empresa!

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