Em meio à pandemia de Covid-19, muitas empresas foram forçadas a realizar a migração para o home office. Consequentemente, muitos líderes se viram obrigados a enfrentar o desafio de gerenciar equipes remotas.

A distância dos colaboradores é, para muitos, um obstáculo ao controle da execução das tarefas. No entanto, estudos e pesquisas indicam que o aumento de produtividade é uma das principais vantagens do home office.

Para que as pessoas sejam, efetivamente, mais produtivas no teletrabalho, é imprescindível que os líderes compreendam quais passos devem ser seguidos para uma boa gestão de equipes remotas. A seguir, detalhamos como emisse caminho pode ser percorrido sem grandes percalços.

Adaptação à liderança remota

Quais as diferenças entre liderar equipes em que todos os membros trabalham no mesmo local e times que trabalham remotamente? 

A resposta para essa pergunta passa por adaptação a novas formas de comunicação, ao uso de ferramentas para integrar tarefas e projetos e também pelo alinhamento de uma cultura organizacional.

Contudo, as habilidades de liderança esperadas para os líderes remotos não estão distantes daquelas que devem ser desenvolvidas por gestores que estão próximos de seus colaboradores.

“Não existe líder remoto ruim, existe líder ruim. A adaptabilidade é uma das principais características da liderança, a capacidade de contextualizar, a liderança situacional e como eu me adapto a diferentes contextos”, alerta Fernando Pacheco, autor do livro O Caminho dos Líderes.  

Fernando desenvolve uma tese de mestrado sobre percepção de liderança remota, ou seja, como os liderados enxergam esses líderes a partir dos processos que eles adotam. Ele ressalta que eventuais problemas na gestão de pessoas não podem ser atribuídos ao simples fato de haver a distância para o restante da equipe.

“Se você coloca a culpa no trabalho remoto, você não está se adaptando. Se você não está se adaptando, você não é um líder que manda bem. É claro que é uma brincadeira. É claro que tem um pouco de crueldade, mas é preciso entender que as coisas mudaram e que a gente precisa parar de chorar”, acrescenta.

Na adaptação ao trabalho remoto, é importante que os líderes tenham a compreensão de que os colaboradores precisam se adaptar a uma nova rotina de trabalho. Especialmente em tempos de pandemia, muitas pessoas não puderam se preparar para uma nova forma de realizar suas atividades, o que pode afetar seu desempenho.

Dessa forma, a empatia entre líderes e liderados tende a ser essencial para que o trabalho seja realizado da melhor forma. Porém, é preciso compreender qual é o real conceito de empatia para que essa relação colha bons frutos.

“Falam como se empatia muitas vezes fosse você se colocar no lugar do outro com sua própria visão, e isso é muito ruim. Você se projeta no lugar do outro, e isso não é empatia”, ressalta Fernando Pacheco.

Head de RH da Zoop, Fabile Migon destaca que a empatia é ainda mais importante no cenário proporcionado pela pandemia de Covid-19. “Agora, a palavra de ordem é sim cuidar das pessoas, ter empatia pelas pessoas. Não que antes não fosse importante, mas agora se torna fundamental e imprescindível”, afirma.

“Se não estivermos atentos às pessoas e as empresas que não ficarem atentas às pessoas ficarão para trás. Precisamos cuidar das pessoas para olhar a sustentabilidade do negócio, seja no engajamento, no resultado ou como nos posicionarmos para os nossos clientes. As oportunidades estão aí e são muitas”, complementa.

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A importância da comunicação para gestão de equipes remotas

Para contornar a impossibilidade de se reunir presencialmente com a equipe, um passo fundamental para uma boa liderança remota é a abertura de canais de comunicação. 

“Para a empresa funcionar, você tem de fazer a comunicação da melhor forma possível. E isso exigirá planejamento e regras claras. Dá trabalho, é chato, mas é chave no trabalho remoto”, observa Rafael Damasceno, co-fundador da Supersonic, empresa que adotou o trabalho remoto desde o dia de sua fundação e foi classificada como Great Place to Work.

Ao analisar os fatores essencial para a criação de uma cultura organizacional numa empresa remota, Rafael Damasceno alerta que a comunicação não acontecerá organicamente ou naturalmente. É preciso que os líderes se coloquem à frente de um movimento que defina quais canais de comunicação deverão ser adotados e estabeleçam as regras a serem aplicadas na empresa.

Fabile Migon acrescenta que é importante a construção de um ambiente que dê espaço para os colaboradores não terem receios de fazer perguntas. “Tenha um espaço aberto para troca de ideias. Deixe as pessoas se sentirem à vontade para perguntar. Deixe elas se sentirem à vontade para serem vulneráveis”, recomenda.

Para que esse ambiente seja criado, deve haver a liderança por exemplo. “As pessoas precisam estar à vontade para perguntar, e isso começa com os líderes, na hora que os líderes se colocam vulneráveis, demonstram que querem ouvir e não julgar”, salienta a head de RH da Zoop.

Formatos e canais de comunicação

Que a comunicação é fundamental para uma boa liderança remota não há dúvidas. No entanto, é preciso cuidado especial para a forma como as mensagens serão transmitidas a distância.

Para assuntos mais delicados, é recomendável que os líderes evitam ao máximo a comunicação por texto. Nesses casos, o caminho preferencial deve ser as chamadas de vídeo, em que é possível que as pessoas se vejam. 

“Se na comunicação ao vivo, às vezes, já há tanto ruído, imagine numa comunicação textual. Boa parte da comunicação está na linguagem corporal. É preciso ter muito cuidado na comunicação escrita”, alerta Rafael Damasceno.

A eficiência da comunicação será potencializada ainda mais quando houver uma definição de quais canais de comunicação devem ser adotados. “O chat, em Whatsapp, Slack, Messengers, é uma ferramenta boa para conversas. Mas, para tarefas que exigem raciocínio, algumas pessoas pensando com calma, o chat não é uma ferramenta legal para isso. Às vezes, você terá 50 mensagens para cada um. Se fosse troca de e-mail, com poucos e-mails poderia ser mais rápido”, observa o fundador da Supersonic.

Autonomia x microgerenciamento

Num regime de trabalho remoto, a ideia do ponto para controle da jornada de trabalho deve ser abandonada. A legislação brasileira que trata sobre teletrabalho diz que o controle da jornada de trabalho no home office deve ser feito por tarefa e não por horário.

Os líderes que estão se adaptando à migração para essa nova modalidade de trabalho podem se sentir desconfortáveis com a ausência de controle sobre a chegada e saída de seus colaboradores, mas a autonomia para que os funcionários executem suas atividades tende a proporcionar um ambiente mais favorável à produtividade.

Grandes companhias, que contam com colaboradores espalhados ao redor do mundo, têm aberto espaço para que os próprios funcionários definam como adequar sua rotina no trabalho remoto. 

“Há um horário fixo dentro do Trello, em que todos têm de estar conectados. Temos um horário do meio-dia até 4 horas da tarde, no horário de Nova York, em que todo mundo tem de estar online. Esse é o horário em que acontecem as reuniões. Nos outros horários, você pode ser mais flexível”, comenta Amanda Alvernaz, gerente de marketing internacional do Trello.

Para alcançar um ambiente de trabalho em que haja ganho de produtividade, é importante que os líderes se preparem para a comunicação assíncrona comum ao home office. É natural que ao enviar uma mensagem, esperemos uma resposta imediata. No entanto, esse desejo em grande parte de um dia de trabalho não se reflete numa necessidade de ter a resposta imediatamente e em tempo real. 

Para os líderes, esse desejo de ser respondido imediatamente pode estar ligado também a uma necessidade de controle constante sobre o que é produzido pela equipe. Assim, ocorre o famoso microgerenciamento. 

“Se você sente necessidade de microgerenciar as pessoas é porque você não confia no seu time. Portanto, o buraco é muito mais embaixo. Abrir mão do microgerenciamento libera estresse e tempo de todo mundo para produzir mais”, alerta Rafael Damasceno.

O microgerenciamento é uma tendência maior em empresas onde a migração para o trabalho remoto é recente. Dessa forma, os gestores precisam se adaptar a uma nova rotina em que já não têm a visibilidade constante de como seus colaboradores têm trabalhado.

Confira a participação de Rafael Damasceno no Digicast em que abordamos como criar uma cultura organizacional numa empresa remota:

Boas práticas para gestão de equipes remotas

Afinal, quais estratégias podem ser adotadas para que os líderes de equipes remotas alcancem uma gestão mais eficiente? Com a ajuda de Fernando Pacheco e as experiências que o ajudaram a escrever o livro O Caminho dos Líderes, indicamos quatro passos para chegarmos à resposta dessa pergunta.

Aumentar a frequência de comunicação

No trabalho remoto, o distanciamento entre as pessoas deve ser contornado com o aumento da frequência de comunicação para que líderes e liderados mantenham alinhamento sobre o que tem sido executado.

“Aumentar o número de checks, de ligação, de slack. E quando falamos de slack, falamos de qualquer workplace que seja útil. Pode ser o whatsapp, mas que seja usado com o horário correto. O slack é gratuito e os checks de comunicação têm de aumentar”, indica Fernando Pacheco.

Estabelecer rotinas de comunicação

Para que a comunicação se torne mais eficiente, é recomendável que seja estabelecida uma rotina de one one one, reuniões de operações ou até mesmo cafés virtuais. 

“É duro. Muitas pessoas têm bloqueio, acham que são abertas. Você pode ser a pessoa mais aberta e, mesmo assim, pode ser que as pessoas não cheguem até você. Então, vá, incentive, encoraje, pergunte para as pessoas”, comenta Fernando. 

Manter uma cultura de feedbacks

As reuniões de one on one e outros encontros virtuais são importantes para que as empresas estabeleçam culturas de feedback. É papel dos líderes dar retornos aos liderados sobre performance e alinhamento a valores mínimos da empresa.

“Cultura e valores, não tem escapatória. Os feedbacks precisam ser dados, não importa o momento. Tem de falar, trocar. Não deixar para depois, porque é uma bola de neve. Se você começar a ter algum colaborador que está desalinhado com valores e culturas da empresa, dê o feedback o mais rápido possível. Não deixe para depois. É duro, sofrido, a linha é tênue, mas não deixe para depois. Dê esse feedback, que é importante”, destaca.

Definir um workplace

Para que haja um alinhamento sobre o que tem sido executado e quais são as tarefas de cada membro da equipe, é recomendável que as empresas adotem um workplace, que ajudará os líderes na gestão de todas as atividades.  

“Pode ser o Slack, um Microsoft Teams… Pode ser o que for, mas tenha um workplace, onde as pessoas possam saber que tem gente online, que podem contar com alguém. Mesmo que a empresa tenha três pessoas, um workplace onde possam trocar uma bola”, ressalta Fernando Pacheco.

Confira, na íntegra, a participação de Fernando Pacheco no Digicast em que discutimos a respeito de liderança remota:

7 ferramentas que ajudam na gestão de equipes remotas

Slack

O Slack é um software de comunicação de equipes com suporte a canais, conversas privadas e integração com serviços externos. 

A ferramenta proporciona alta capacidade de customização e interação entre os participantes, além de comandos ágeis e facilidade para compartilhar os mais diversos tipos de arquivos.

Twist

O Twist surgiu como uma alternativa para comunicação interna além do Slack. Os desenvolvedores da ferramenta prometem oferecer um trabalho mais fluido, que permita às pessoas o espaço e tempo para progredir nas tarefas que importam.

Objetivamente, os criadores do Twist prometem corrigir problemas de comunicação que seriam encontrados por usuários do Slack, como a perda de mensagens importantes ao longo de uma conversa e as interrupções durante a execução de uma tarefa.

Zoom

O Zoom é um serviço de conferência remota que combina videoconferência, reuniões online, bate-papo e colaboração móvel. 

Uma de suas principais vantagens em relação aos concorrentes é a estabilidade oferecida quando a ferramenta é usada por um grande volume de pessoas ao mesmo tempo.

Na versão gratuita, o Zoom tem chamadas individuais ilimitadas, reuniões em grupo de até 100 participantes por 40 minutos e possibilidade de participar sem ter conta no Zoom e por chamada telefônica. 

Trello

O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos com estrutura baseada no kanban, uma metodologia de gestão de fluxos de trabalho que foi criada no Japão.

As tarefas são apresentadas em quadros. Por meio deles, o Trello informa o que está sendo trabalhado, quem está trabalhando em quê, e onde algo está em um processo. 

Google Drive

Fornecido pelo Google, a ferramenta de armazenamento na nuvem Google Drive disponibiliza 15 GB de espaço gratuito para seus usuários. 

O serviço permite o armazenamento de arquivos na nuvem do Google e possui aplicativos para sincronização para Windows, Mac e Android.

Figure it out (FIO)

Para quem trabalha em equipes com pessoas em outros países, é sempre ter atenção especial ao fuso horário. Afinal, qual será o melhor momento do dia para marcar uma reunião?

A extensão Figure it Out ajuda a “descobrir” qual o fuso em outra localidades e, assim, evitar desencontros.

Essa função é muito útil não apenas para equipes com profissionais em outros países. Afinal, mesmo no Brasil, temos mais de um fuso horário.

Loom

Nem sempre é possível explicar como executar uma tarefa apenas com áudio ou texto. O Loom é uma ferramenta que soluciona justamente essa dificuldade.

O Loom permite fazer vídeos em que o usuário grava a própria tela e sua voz. Assim, é possível mostrar, passo a passo, como executar uma tarefa.

Essa função ajuda ainda a documentar treinamentos e atividades comuns à rotina de trabalho. Dessa forma, quando entrarem novos colaboradores ou alguém tiver alguma dúvida sobre como executar um processo, basta recorrer aos vídeos gravados com o Loom.

Fornecer as ferramentas adequadas para que todos executem suas tarefas é fundamental no home office. Os líderes devem ficar atentos a esse ponto e também às condições de trabalho de suas equipes no trabalho remoto.

Com a análise adequada de tudo o que é necessário para implantar o home home office, os desafios para gestão de equipes remotas são minimizados. 

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