Profissionais que trabalham remotamente podem desfrutar de uma série de vantagens, como mais qualidade de vida e aumento de produtividade. Entretanto, isso só é possível se houver concentração no home office. E essa missão não é algo simples para todo mundo.
Muitas pessoas dividem o espaço de trabalho com crianças e outros familiares, outros não têm o ambiente preparado para realizar todas as suas atividades. Em meio a esses obstáculos, relacionamos 7 dicas para ajudar você a ter mais foco no home office.
Além de sugestões de como organizar melhor sua rotina, evitar a procrastinação e cuidar de sua saúde mental, preparamos um bônus com aplicativos que ajudam a ter mais concentração e produtividade no trabalho remoto.
Não perca mais tempo e confira agora mesmo como ser um profissional cada vez mais eficiente no home office!
Organize o ambiente de trabalho
Você já refletiu o quanto seu dia poderia ser mais produtivo se seu ambiente de trabalho fosse mais organizado?
A organização do ambiente de trabalho é um passo fundamental para que tenhamos mais satisfações e trabalhar e, consequentemente, mais produtividade.
Uma forma para ajudar a organizar o local de trabalho no home office é aplicar o Método Konmari. Ele é baseado em uma única pergunta: “Isso me faz feliz?” Se a resposta for afirmativa, o objeto em questão será mantido em nossas vidas. Caso contrário, teremos que doá-lo ou jogá-lo fora.
O cuidado com o ambiente em que passamos grande parte do nosso dia impacta diretamente na nossa capacidade de realizarmos com sucesso todas as nossa tarefas. E é neste ponto que o Método Konmari se torna uma importante técnica de produtividade.
O segredo do Método KonMari está em categorizar todas as coisas de sua casa e manter em sua vida apenas aquilo que te faz feliz. Todo o restante deve ser destacado, livrando-se do excesso.
Em entrevista ao blog do Trello, Jenny Ning, a primeira funcionária da KonMari, indicou como esse método pode ser utilizado para aumentar a produtividade no trabalho.
“Começando com os aspectos tangíveis, o Método KonMari pode ser implementado em mesas e escritórios. É valioso em espaços de trabalho compartilhados também. Um ambiente que desperta alegria pode levar a uma força de trabalho mais feliz e criativa. Em termos do trabalho real, o método KonMari pode ajudar na produtividade. Ele incentiva você a identificar o que é essencial e a tomar medidas para criar um ambiente que apoia seus objetivos”, destacou.
Jenny Ning ainda explicou como essa técnica pode ser apropriada para melhorar nossa vida digital. “Comece por ser mais consciente do volume de itens digitais em sua vida, e por priorizar aqueles que lhe trazem alegria. Sentir-se oprimido no trabalho é natural quando você constantemente mantém dezenas de abas do navegador abertas em seu computador ou tem todos os itens possíveis em sua lista de afazeres acumulados”, acrescentou.
Se você quer começar a trabalhar remotamente e não pode gastar muito com seu local de trabalho, saiba como montar um home office com pouco dinheiro.
Organize sua rotina com uma agenda de tarefas diárias
Seja no trabalho remoto ou no escritório, estamos sempre buscando formas de sermos mais produtivos. Esse objetivo só é alcançado quando temos planejamento e organização. Caso contrário, a desordem prejudica nosso desempenho e ficamos cada vez mais distantes de atingir os resultados desejados.
Uma boa forma de começar um planejamento é com a organização de tarefas diárias. Manter e gerir uma agenda com todas as atividades a ser realizadas durante o dia é um primeiro passo para a conclusão de cada etapa de um grande projeto.
A organização das tarefas diárias proporciona maior controle sobre tudo o que deve ser feito e aumenta a produtividade ao longo de um dia de trabalho. Para isso, você pode tanto usar uma tradicional agenda de papel ou recorrer a aplicativos. O que não pode faltar é empenho e dedicação.
Um dos métodos mais eficientes para não esquecer nenhuma tarefa é manter um checklist com sua lista de tarefas diárias e tudo o que deve ser feito ao longo do dia. Assim, é possível manter o tão desejado controle sobre suas atividades.
Quem é bem-sucedido em gerir as tarefas diárias alcança uma série de benefícios, como:
- Compreensão de quais tarefas são urgentes;
- Liberação de memória das tarefas diárias;
- Melhor visualização do que precisa ser feito;
- Otimização na execução de tarefas.
Para alcançar todos esse benefícios, siga estes passos:
- Planeje as atividades do dia
- Estabeleça prazos para as tarefas
- Planeje períodos de descanso ao longo do dia
- Mensure o tempo para reuniões e e-mails
- Automatize a organização de tarefas
Ficou alguma dúvida? Saiba em detalhes como organizar uma agenda de tarefas diárias
Identifique quais são as tarefas prioritárias
Um obstáculo para a produtividade no home office é a dificuldade em identificar quais tarefas devem ser priorizadas e o que pode ficar para mais tarde. Em meio a muitas atividades a serem cumpridas, podemos não desempenhar tão bem todas elas e, consequentemente, deixar com que isso gere ansiedade.
Para identificar com clareza o que deve ser priorizado no home office, uma excelente alternativa é utilizar a Matriz de Eisenhower.
Esta técnica ajuda a priorizar as tarefas de modo que as mais importantes não sejam deixadas de lado pelas que aparecem de repente ou que são urgentes.
A ideia da Matriz de Eisenhower é que todas as suas tarefas podem ser distribuídas em 4 quadrantes, com dois eixos: um de Importância e outro de Urgência.
Cada quadrante recebe um valor de 1 a 4 baseado em sua prioridade:
- Importante e urgente (ou seja, faça imediatamente);
- Importante, mas não urgente (boa para tarefas que devem ser desenvolvidas no médio ou longo prazo);
- Urgente, mas não importante (como fazer ligações, e-mails e reuniões);
- Não urgente, não importante (tarefas que estão na lista, mas podem esperar ou serem eliminadas).
As tarefas que são ao mesmo tempo “Importantes” e “Urgentes” recebem um nível de prioridade 1, e devem ser realizadas antes de quaisquer outras. Elas ficam no quadrante superior esquerdo.
Já as tarefas tarefas que são consideradas tanto “Não Importantes” quanto “Não Urgentes” ocupam o quadrante inferior direito e devem ser deixadas de lado.
Neste quadrante, ficam atividades como: assistir a um programa de TV ou a uma série, checar as redes sociais ou deletar e-mails de serviços que não você solicitou.
Como tudo o que for relacionado no último quadrante deve ser descartado, somente os três primeiros incluem atividades a serem realizadas.
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Utilize técnicas para concentração e foco no home office
Quando trabalhamos em casa ou remotamente, temos o desafio de lidar com diversas distrações. Pode ser um vizinho com algum barulho incômodo, algum familiar no mesmo ambiente ou até mesmo as notificações do smartphone.
Tudo isso afeta a concentração no trabalho. E para evitar que essas distrações prejudiquem a produtividade, você pode recorrer a diferentes técnicas que ajudam a manter o foco no home office. Uma das mais populares e usadas em todo o mundo é a Técnica Pomodoro.
Essa técnica foi criada pelo italiano Francesco Cirillo, que buscava uma forma de tornar seus estudos durante os primeiros anos de universidade mais produtivos.
A técnica Pomodoro consiste em separar o tempo em blocos, sendo que cada um deles representa um pomodoro e cada divisão contém 25 minutos.
A ideia é manter o foco completo em uma única atividade e sem interrupções durante todo esse bloco de tempo. Assim que o pomodoro terminar, você tem direito a um intervalo de 5 minutos.
Depois de finalizar 4 pomodoros, a pausa é maior e pode variar de 15 a 30 minutos.
As pausas são importantes para que você possa descansar um pouco e retomar o mesmo ritmo de trabalho logo depois.
Se passamos várias horas executando uma mesma tarefa, há tendência clara de nos cansarmos. Consequentemente, o ritmo cai e a produtividade já não é a mesma.
Lembre-se que aumentar a produtividade não quer dizer passar mais tempo trabalhando, mas sim ser mais eficiente durante o período dedicado a uma tarefa.
Com a divisão do tempo em pequenos blocos em que você deve manter foco total, esse método ajuda a evitar a procrastinação e a manter a concentração contínua numa mesma atividade.
Evite a procrastinação
Um dos maiores vilões para quem trabalha em home office é o hábito de adiar tarefas, o que diminui a produtividade e provoca ansiedade.
Todos os passos descritos acima ajudam a evitar a procrastinação. Mas, se mesmo assim você tiver dificuldades em se concentrar em suas tarefas e produzi-las durante o seu período de trabalho, um bom caminho é recorrer a alguns métodos desenvolvidos para superar esses obstáculos.
O método Temptation Bundling foi desenvolvido por Katherine Milkman, economista comportamental e professora na Wharton School, da University of Pennsylvania. Ele propõe que a procrastinação seja evitada com a união de uma tarefa que você não gosta a uma atividade prazerosa.
Por exemplo, você pode definir que somente assistirá a um episódio de sua série favorita depois de ir à academia, se o hábito de se exercitar for considerado uma obrigação. Ou então, você pode ouvir a sua playlist favorita enquanto limpa a casa.
“Nossa pesquisa indica que a amarração de hábitos tem o potencial de resolver dois problemas de uma só vez: aumentar o comprometimento com hábitos produtivos que as pessoas não têm vontade de fazer e, ao mesmo tempo, permitir que elas desfrutem de atividades prazerosas sem culpa”, explica Katherine Milkman.
No estudo desenvolvido por Katherine Milkman, ela analisou como a restrição à recompensa ou aos efeitos de uma atividade prazerosa é capaz de motivar as pessoas a evitarem a procrastinação de tarefas que não gostam.
A conclusão é de que uma recompensa (como assistir à série favorita no exemplo acima) atua como forte elemento motivacional para não adiar mais a tarefa indesejada (ir à academia).
Aqui, falamos sobre a necessidade de se exercitar, mas você pode levar esse método ao seu trabalho. Determine, por exemplo, que a série favorita só pode ser vista depois de terminar aquela tarefa que considera chata.
Resumidamente, de acordo essa técnica, o segredo para não procrastinar é “amarrar” um hábito prazeroso a uma atividade que você deseja adiar.
Quer entender melhor sobre esse método para evitar a procrastinação? No vídeo, abaixo, Katherine Milkman explica o que é a técnica Temptation Bundling, ou Amarração de Hábitos como ficou conhecida na tradução para português.
Cuide da saúde mental
Muitos profissionais se preparam para trabalhar no regime home office e, aos poucos, aprendem quais rotinas podem tornar seu dia a dia mais produtivo e alcançar melhor qualidade de vida. Porém, nem todos se adaptam rapidamente à nova modalidade de trabalho e, assim, podem ser gerados dois obstáculos para uma relação saudável com o trabalho.
Para alguns, a sensação de que não estão sendo produtivos o suficiente pode se tornar uma pressão excessiva. Já para outros profissionais que trabalham remotamente, o grande inimigo será o trabalho em excesso.
Independentemente de qual seja seu perfil, para evitar que isso aconteça, é fundamental desenvolver a inteligência emocional e definir os melhores caminhos para cumprir todas as tarefas de trabalho.
Um passo fundamental para atingir esse objetivo é o autoconhecimento. Identificar pontos fortes e, principalmente, as limitações é determinante para evitar a perda de controle emocional no trabalho. É preciso compreender o que gera felicidade e motivação, assim como quais são as causas para frustração.
Profissionais com alta inteligência emocional são aqueles que aprendem a lidar com emoções negativas e com a pressão do dia a dia. Lembre-se que por mais que a busca pela produtividade deva ser levada em consideração, não somos máquinas capazes de manter o mesmo rendimento a todo momento.
Ouça a participação de Amanda Alvernaz, do Trello, no Digicast e receba dicas de como se organizar e aumentar a produtividade no home office:
Bônus: aplicativos para manter o foco no home office
A tecnologia permitiu o desenvolvimento de diversas ferramentas úteis para o home office e o trabalho remoto. Algumas delas colaboram para que tenhamos mais foco nas nossas atividades e sejamos mais produtivos.
Forest: mantenha o foco
Forecast é um aplicativo de produtividade e promoção de impacto social. O app usa elementos de gamificação para manter o usuário longe das redes sociais enquanto precisa desenvolver uma tarefa. Ao iniciar o jogo, é plantada uma árvore, que cresce e dá frutos à medida em que o usuário se mantém afastado do celular ou computador. Ao fechar o aplicativo, a árvore morre, e você é obrigado a recomeçar.
A desenvolvedora do app fez uma parceria com uma organização de plantio de árvores reais, para plantar árvores à medida que os jogadores gastam moedas do jogo.
Pomodoro Timer Lite
Pomodoro é uma das técnicas de produtividade mais conhecidas em todos os mundo. O método permite o gerenciamento de tempo por meio de cronometragens de 25 minutos e pequenos intervalos.
O Pomodoro Timer Lite é um aplicativo grátis de pomodoro que permite personalizar os intervalos de acordo com o perfil do usuário, com períodos curtos ou longos.
Any.Do
O Any.Do permite criar listas de tarefas e subtarefas, anexar notas (em textos, imagens, áudios e vídeos) e adicionar lembretes únicos ou recorrentes.
Mais de 340 mil pessoas já utilizam o Any.Do como um auxílio para organizar suas rotinas de trabalho.
FocusList
FocusList registra o tempo gasto com cada uma de suas tarefas e ajuda você a se concentrar durante este período.
Para isso, basta fazer uma lista com todos os seus objetivos do dia e marca o início e a finalização de cada atividade.
O app pode ser usado diretamente em um smartwatch, sem gerar distrações com o smartphone.
Google Keep
O Google Keep é um app para quem que se organizar melhor. Com ele, é possível criar anotações online, que podem ser compartilhadas com seus contatos e acessadas por qualquer outro dispositivo conectado à Internet.
Também é possível gravar notas de voz e configurar lembretes para lembrar de alguma tarefa a ser executada.
Medite.se
Para conseguir o máximo de produtividade, é preciso ter concentração. Esse objetivo fica mais próximo com a ajuda da meditação.
O Medite.se é um aplicativo que oferece meditação simples para relaxamento e foco. Lembre-se que controlar a saúde mental é imprescindível para um bom desempenho no trabalho.
Noisli
O foco em uma atividade no trabalho pode ser prejudicado por barulhos que desviam nossa atenção da tarefa que estamos executando. A solução para esse problema está no Noisli.
O app oferece sons de fundo para ajudar na concentração, reduzir o estresse e até mesmo para relaxar.
Com o uso desses aplicativos, fica mais fácil manter a concentração durante o trabalho em home office e, consequentemente, aumentar a produtividade.
Quer mais dicas para manter o foco no home office? Confira uma lista de 38 aplicativos de produtividade para smartphone ou computador.
